No-Show-Quote Zahnarztpraxis berechnen

Kurzdefinition

Die No-Show-Quote ist eine berechnete Kennzahl, die den Anteil vereinbarter Termine misst, zu denen Patientinnen und Patienten ohne vorherige Absage nicht erscheinen, bezogen auf einen festgelegten Zeitraum. Sie ergibt sich rechnerisch aus der Anzahl der No-Shows geteilt durch die Anzahl aller in diesem Zeitraum vereinbarten Termine, multipliziert mit 100.

Auf einen Blick

Die Grundformel lautet: Anzahl der Termine ohne Absage nicht wahrgenommen, geteilt durch Anzahl aller vereinbarten Termine im selben Zeitraum, multipliziert mit 100; eine amtlich vorgeschriebene Berechnungsweise gibt es dafür nicht.
78,4 Prozent der Zahnarztpraxen berichten einen Anteil von höchstens 5 Prozent an Patienten, die ohne Absage nicht zu einem Termin erscheinen (KZBV Jahrbuch 2025).
Getrennt davon berichten 78,6 Prozent der Praxen einen Anteil von höchstens 5 Prozent kurzfristig, noch am Behandlungstag, abgesagter oder verschobener Termine, eine zweite, eigenständig zu berechnende Quote (KZBV Jahrbuch 2025).
69 Prozent der Praxen verwalten Termine über ihr eigenes Praxisverwaltungssystem, für die Berechnung meist die einfachste verfügbare Datenquelle (KZBV Jahrbuch 2025).
Die durchschnittliche Behandlungszeit von 1.365 Stunden im Jahr je Praxisinhaberin oder Praxisinhaber liefert eine Bezugsgröße, um eine berechnete Prozent-Quote in ausgefallene Behandlungsstunden umzurechnen (KZBV Jahrbuch 2025).

Einordnung

Für die No-Show-Quote existiert keine amtliche oder kammerseitig vorgeschriebene Formel. Betriebswirtschaftlich handelt es sich um einen einfachen Quotienten: Im Zähler steht die Anzahl der Termine, zu denen Patientinnen und Patienten innerhalb eines gewählten Zeitraums ohne vorherige Absage nicht erschienen sind, im Nenner die Anzahl aller in diesem Zeitraum vereinbarten Termine. Das Ergebnis, multipliziert mit 100, ergibt die Quote in Prozent.

Von dieser reinen No-Show-Quote zu unterscheiden ist die Quote kurzfristiger, aber angekündigter Absagen oder Verschiebungen, etwa noch am Tag des Termins. Beide Kennzahlen lassen sich mit derselben Formel berechnen, benötigen aber unterschiedliche Zähler, weil sie unterschiedliche organisatorische Konsequenzen haben. Die KZBV selbst erhebt diese beiden Werte auch getrennt (KZBV Jahrbuch 2025).

Wichtig für die eigene Berechnung ist außerdem, wie die KZBV ihre Daten gewinnt: nicht als bundesweiten Einzelprozentwert, sondern als Verteilung der Praxen auf Anteilsklassen, beruhend auf einer Selbsteinschätzung der teilnehmenden Praxen im Zahnärzte-Praxis-Panel. Rechnerisch verbleiben damit rund 21,6 Prozent der Praxen mit einem höheren Anteil nicht erschienener Patienten als 5 Prozent, wie sich diese Praxen auf feinere Klassen verteilen, schlüsselt die Quelle nicht weiter auf (eigene Ableitung aus KZBV Jahrbuch 2025). Für die eigene Praxis bedeutet das: Der KZBV-Wert taugt als grobe Einordnung, ersetzt aber nicht die eigene, exakte Berechnung.

Relevanz für die Praxis

Für Sie als Praxisinhaberin oder Praxisinhaber ersetzt eine berechnete Quote eine bloße Einschätzung durch eine überprüfbare Zahl. Die KZBV-Daten beruhen auf Selbstauskünften der Praxen in groben Anteilsklassen, nicht auf einer unabhängigen Zählung einzelner Termine. Wenn Sie Ihre eigene Quote nicht berechnen, sondern nur schätzen, wissen Sie letztlich nicht, ob Ihre Praxis tatsächlich in der Mehrheitsgruppe mit höchstens 5 Prozent liegt oder ob eine gefühlte Einschätzung von der Realität abweicht.

Eine berechnete Quote wird erst dann für Entscheidungen brauchbar, wenn Sie sie konsequent für denselben Zeitraum und dieselbe Zähleinheit wiederholen. Erst der Vergleich mehrerer Perioden zeigt, ob sich die Quote tatsächlich verändert oder ob ein einzelner Monat nur zufällig auffällig war. Das gilt besonders, wenn Sie über Maßnahmen wie ein Ausfallhonorar oder den Ausbau der Terminerinnerung nachdenken: Ohne eine berechnete Ausgangsquote lässt sich später nicht beurteilen, ob eine Maßnahme tatsächlich gewirkt hat.

Zusätzlich lohnt sich die Berechnung getrennt nach Behandlerin oder Behandler. Eine praxisweite Gesamtquote kann Unterschiede zwischen einzelnen Terminbüchern verdecken, etwa wenn ein Terminbuch mit besonders langem Vorlauf oder einem anderen Patientenspektrum eine spürbar andere Quote aufweist als der praxisweite Durchschnitt.

Was bei der Umsetzung zählt

Legen Sie zuerst einen festen Zeitraum fest, für den Sie die Quote berechnen, etwa Kalendermonat oder Quartal, und behalten Sie diesen Zeitraum konsequent bei. Wechselnde Zeiträume machen aufeinanderfolgende Werte unvergleichbar und lassen echte Veränderungen nicht von zufälligen Schwankungen unterscheiden.

Entscheiden Sie sich für eine Zähleinheit und bleiben Sie dabei: Termine sind die genauere Einheit, weil eine einzelne Patientin oder ein einzelner Patient in einem Zeitraum mehrere Termine haben kann, von denen nur ein Teil ausfällt. Eine Zählung nach Patienten würde einen solchen Fall verzerren.

Trennen Sie in der Berechnung die reine No-Show-Quote, also das Nichterscheinen ohne jede Absage, von der Quote kurzfristiger, aber angekündigter Absagen oder Verschiebungen. Beide Werte beantworten unterschiedliche Fragen: Bei einer angekündigten, wenn auch späten Absage bleibt zumindest ein kleines Zeitfenster für eine Nachbesetzung, bei echtem Nichterscheinen ohne Rückmeldung entfällt dieses Fenster vollständig.

Nutzen Sie als Datenquelle Ihr Praxisverwaltungssystem, sofern es Terminstatus wie nicht erschienen oder kurzfristig abgesagt erfasst, so wie es bereits 69 Prozent der Praxen zur Terminverwaltung einsetzen (KZBV Jahrbuch 2025). Eine manuelle, nachträgliche Schätzung aus dem Gedächtnis ist deutlich fehleranfälliger als eine laufende Erfassung im System. Prüfen Sie zudem, ob rechtzeitig verschobene Termine mit vereinbartem Ersatztermin korrekt aus der No-Show-Zählung herausgehalten werden, da sie organisatorisch keinen echten Ausfall darstellen.

Zahlen und Kontext

Die KZBV weist aus, dass 78,4 Prozent der Praxen einen Anteil von höchstens 5 Prozent nicht erschienener Patienten ohne Absage berichten und 78,6 Prozent der Praxen einen Anteil von höchstens 5 Prozent kurzfristig abgesagter oder verschobener Termine (KZBV Jahrbuch 2025). Rechnerisch verbleiben damit jeweils rund 21 bis 22 Prozent der Praxen mit einem höheren Anteil, eine weitere Aufschlüsselung dieser Gruppe in feinere Prozentklassen enthält die Quelle nicht (eigene Ableitung).

Für die Umrechnung einer berechneten Quote in Kapazität dient die von der KZBV ausgewiesene durchschnittliche Behandlungszeit von 1.365 Stunden im Jahr je Praxisinhaberin oder Praxisinhaber als Bezugsgröße (KZBV Jahrbuch 2025). Die allgemeine Umrechnung lautet: eigene berechnete Quote in Prozent, multipliziert mit 1.365 Stunden, ergibt die rechnerisch durch Ausfälle ungenutzten Behandlungsstunden im Jahr. Bei einer Quote von beispielsweise 8 Prozent wären das rechnerisch rund 109 Stunden im Jahr (eigene Berechnung).

Ein vereinfachtes Rechenbeispiel für den monatlichen Gebrauch: Vereinbart eine Praxis in einem Monat 240 Termine, davon erscheinen 11 Patientinnen und Patienten ohne vorherige Absage nicht, ergibt sich eine No-Show-Quote von 11 geteilt durch 240, multipliziert mit 100, also rechnerisch rund 4,6 Prozent (fiktives Rechenbeispiel zur Illustration der Formel, keine erhobene Praxiszahl). Werden im selben Monat zusätzlich 9 kurzfristige, aber angekündigte Absagen gezählt, ergibt sich für diese zweite, ebenfalls fiktive Beispielrechnung eine separate Quote von rechnerisch rund 3,8 Prozent, getrennt von der No-Show-Quote auszuweisen und zu verfolgen.

Typische Fehler

Termine und Patienten als gleiche Zähleinheit behandeln. Wird nach Patienten statt nach Terminen gezählt, verzerrt eine Person mit mehreren Terminen im Zeitraum das Ergebnis, je nachdem, ob der ausgefallene Termin ihr einziger oder einer von mehreren war.

No-Show-Quote und Quote kurzfristiger Absagen vermischen. Wer beide Werte in einer einzigen Zahl zusammenfasst, verliert den Unterschied zwischen einem Termin ohne jede Vorwarnung und einem zumindest angekündigten, wenn auch späten Ausfall, beide erfordern unterschiedliche organisatorische Reaktionen.

Den Berechnungszeitraum von Periode zu Periode wechseln. Ein Monatswert lässt sich nicht direkt mit einem Quartalswert vergleichen, ohne den Zeitraum rechnerisch anzugleichen, wechselnde Zeiträume erzeugen scheinbare Trends, die tatsächlich nur Rechenartefakte sind.

Rechtzeitig verschobene Termine als No-Show zählen. Ein Termin, der einvernehmlich und mit neuem Ersatztermin verschoben wurde, unterscheidet sich wirtschaftlich von einem echten Ausfall und sollte in der Zählung entsprechend gekennzeichnet werden.

Nur schätzen statt systematisch zu erfassen. Ohne laufende Erfassung im Praxisverwaltungssystem beruht jede genannte Quote auf einem Eindruck, der von der tatsächlichen Zahl deutlich abweichen kann.

Häufige Fragen

Wie berechnet man die No-Show-Quote einer Zahnarztpraxis? Man teilt die Anzahl der Termine, zu denen Patientinnen und Patienten in einem festgelegten Zeitraum ohne vorherige Absage nicht erschienen sind, durch die Anzahl aller in diesem Zeitraum vereinbarten Termine und multipliziert das Ergebnis mit 100.

Zählt eine kurzfristige Absage als No-Show? Nein. Die KZBV unterscheidet zwischen echtem Nichterscheinen ohne Absage und kurzfristigen, aber angekündigten Absagen oder Verschiebungen, für die Berechnung empfiehlt sich dieselbe Trennung in zwei eigenständige Quoten (KZBV Jahrbuch 2025).

Welchen Zeitraum sollte man für die Berechnung wählen? Ein Kalendermonat oder ein Quartal eignet sich für die meisten Praxen, entscheidend ist, denselben Zeitraum durchgehend beizubehalten, damit aufeinanderfolgende Werte vergleichbar bleiben.

Woher bekommt man die Daten für die Berechnung? Die naheliegende Quelle ist das Praxisverwaltungssystem, sofern es Terminstatus wie Nichterscheinen oder Absage erfasst, so wie es bereits 69 Prozent der Praxen zur Terminverwaltung nutzen (KZBV Jahrbuch 2025).

Gibt es einen bundesweiten Referenzwert in Prozent, an dem man sich orientieren kann? Einen einzelnen bundesweiten Prozentwert weist die KZBV nicht aus, sondern nur den Anteil der Praxen, die höchstens 5 Prozent berichten, nämlich 78,4 Prozent bei No-Shows und 78,6 Prozent bei kurzfristigen Absagen (KZBV Jahrbuch 2025).

Quellen

Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV): Jahrbuch 2025, Kapitel 5 „Betriebswirtschaftliche Daten der Zahnarztpraxen”, Abschnitt „Kosten der Zahnarztstunde im Jahr 2023” mit Abb. 5A/5B, S. 111 f., sowie Abschnitt „Terminmanagement und Absageverhalten der Patienten” mit Abb. 5D, S. 115. 2025. https://www.kzbv.de/wp-content/uploads/KZBV_Jahrbuch_2025_Web_ohne_GOZ.pdf (abgerufen am 23.07.2026)

Unsicherheiten

Die KZBV veröffentlicht keinen bundesweiten Einzelprozentwert für die No-Show-Quote, sondern nur den Anteil der Praxen je Anteilsklasse, weshalb der in diesem Beitrag genannte Rest von rund 21 bis 22 Prozent der Praxen mit höherem Anteil eine eigene rechnerische Ableitung ist, keine von der KZBV selbst ausgewiesene Größe. Eine feinere Aufschlüsselung dieser Gruppe in weitere Prozentklassen lag im Rahmen dieser Recherche nicht vor. Die zugrunde liegenden KZBV-Werte beruhen zudem auf freiwilligen Selbstauskünften teilnehmender Praxen im Zahnärzte-Praxis-Panel, nicht auf einer unabhängig geprüften Zählung einzelner Termine, und bilden eine Stichprobe, keine Vollerhebung aller Zahnarztpraxen ab. Eine amtliche oder kammerseitig vorgeschriebene Berechnungsformel für die No-Show-Quote wurde in der Recherche nicht gefunden, die in diesem Beitrag beschriebene Formel folgt allgemeiner betriebswirtschaftlicher Kennzahlenlogik.

Dieser Beitrag wurde redaktionell erstellt und fachlich geprüft. Er ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.

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