Terminausfälle und No-Show-Quote

Kurzdefinition

Terminausfälle bezeichnen von Patienten kurzfristig abgesagte, verschobene oder ohne vorherige Absage nicht wahrgenommene Behandlungstermine in einer Zahnarztpraxis. Die No-Show-Quote erfasst speziell den Anteil der Termine, zu denen Patienten ohne Absage nicht erscheinen, meist ausgedrückt als Prozentsatz der Patienten oder Termine eines Zeitraums.

Auf einen Blick

• Für 78,4 Prozent der Zahnarztpraxen in Deutschland liegt der Anteil der Patienten, die ohne vorherige Absage nicht zu einem Termin erscheinen, bei höchstens 5 Prozent (KZBV Jahrbuch 2025).
• Für 78,6 Prozent der Praxen liegt zusätzlich der Anteil kurzfristig, noch am Tag des Termins, abgesagter oder verschobener Termine bei höchstens 5 Prozent (KZBV Jahrbuch 2025).
• 99 Prozent der Praxen vergeben Termine persönlich vor Ort oder telefonisch, aber nur 17 Prozent zusätzlich über ein Online-Terminbuchungsportal und 19 Prozent über die eigene Website (KZBV Jahrbuch 2025).
• 69 Prozent der Praxen verwalten Termine über ihr praxiseigenes Praxisverwaltungssystem; viele erinnern zusätzlich telefonisch an bevorstehende Termine (KZBV Jahrbuch 2025).
• Bei rechnerisch 1.365 Behandlungsstunden im Jahr entsprechen bereits 5 Prozent ausgefallene Termine rund 68 ungenutzten Behandlungsstunden (eigene Berechnung auf Basis KZBV Jahrbuch 2025).

Einordnung

“Terminausfall” ist der weitere Begriff und umfasst sowohl kurzfristige Absagen und Verschiebungen als auch das vollständige Nichterscheinen ohne jede Rückmeldung. “No-Show” bezeichnet enger nur den zweiten Fall: den Termin, zu dem ein Patient ohne vorherige Absage nicht erscheint. Eine amtliche oder kammerseitig einheitlich festgelegte Definition oder Meldepflicht für diese Kennzahlen besteht nicht, Praxen erfassen sie, wenn überhaupt, unterschiedlich.

Erstmals hat die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung diesen Bereich 2024 im Rahmen einer Sonderbefragung des Zahnärzte-Praxis-Panels systematisch abgefragt, weil das Thema an Aktualität gewonnen hatte. Das zentrale Ergebnis widerspricht einer verbreiteten Wahrnehmung: Für die große Mehrheit der Praxen sind sowohl kurzfristige Absagen als auch echte No-Shows nach eigener Einschätzung kein relevantes Problem, mit Anteilen von jeweils höchstens 5 Prozent der Patienten in rund vier von fünf Praxen (KZBV Jahrbuch 2025).

Relevanz für die Praxis

Auch wenn die Mehrheit der Praxen die eigene Ausfallquote als niedrig einschätzt, bleibt die wirtschaftliche Bedeutung real, weil Zahnarztpraxen einen hohen Anteil weitgehend fixer Kosten tragen. Rechnerisch entsprechen 5 Prozent ausgefallene Termine bei 1.365 Behandlungsstunden im Jahr rund 68 Behandlungsstunden (eigene Berechnung auf Basis KZBV Jahrbuch 2025). Ökonomisch bedeutet ein ausgefallener Termin dabei nicht zwingend eine zusätzliche Ausgabe, sondern entgangene Kapazität: Die Betriebsausgaben von rechnerisch 259 Euro je Behandlungsstunde ohne Fremdlaborkosten laufen unabhängig davon weiter, ob der Termin stattfindet (eigene Einordnung auf Basis KZBV Jahrbuch 2025). Der Schaden liegt also weniger in zusätzlichen Kosten als in nicht genutzter, aber weiterhin zu finanzierender Kapazität.

Für Ihre Terminorganisation ist zudem relevant, dass die Wartezeiten auf einen Termin in rund der Hälfte der Praxen zwischen einer und drei Wochen liegen, mit einer Spanne von unter einer Woche bis über vier Wochen (KZBV Jahrbuch 2025). Je länger diese Vorlaufzeit, desto eher können sich private Umstände der Patientinnen und Patienten ändern und einen ursprünglich fest eingeplanten Termin gefährden. Setzen Sie in Ihrer Praxis auf lange Wartezeiten, tragen Sie damit potenziell ein höheres Ausfallrisiko je Termin als bei kurzfristiger Terminvergabe, auch wenn die KZBV-Erhebung diesen Zusammenhang nicht selbst auswertet.

Was bei der Umsetzung zählt

Erinnerungssysteme sind für Sie der naheliegendste Hebel: Viele Praxen erinnern schon heute telefonisch an bevorstehende Termine, um Absagen oder Nichterscheinen vorzubeugen (KZBV Jahrbuch 2025). Digitale Kanäle sind dabei noch ausbaufähig, da lediglich 19 Prozent der Praxen Online-Buchungen über die eigene Website und 17 Prozent über ein Terminbuchungsportal anbieten, gegenüber jeweils 99 Prozent bei persönlicher und telefonischer Vergabe (KZBV Jahrbuch 2025). Nutzen Sie, wie bereits 69 Prozent der Praxen, ein Praxisverwaltungssystem zur Terminverwaltung, können Sie automatisierte Erinnerungen ohne zusätzlichen Personalaufwand einrichten.

Rechtlich können Sie ein Ausfallhonorar grundsätzlich auf den allgemeinen Rechtsgedanken des § 615 BGB stützen, wonach eine Vergütung auch für nicht erbrachte Dienste verlangt werden kann, wenn der Dienstberechtigte mit der Annahme in Verzug gerät. Ob und unter welchen Voraussetzungen diese für Dienstverträge allgemein formulierte Regelung im Einzelfall auf Ihren zahnärztlichen Behandlungsvertrag übertragbar ist, hängt von den Umständen ab und sollte vor der ersten Anwendung rechtlich geprüft werden. Kommunizieren Sie Bedingungen für ein Ausfallhonorar, etwa eine Mindestfrist für Absagen, vorab transparent und nachweisbar, statt sie erst nachträglich bei einem konkreten Ausfall geltend zu machen.

Zahlen und Kontext

Die Sonderbefragung der ZäPP-Erhebung 2024 zum Terminmanagement zeigt: 78,6 Prozent der Praxen berichten von einem Anteil von höchstens 5 Prozent der Patienten, die einem Termin noch am Tag der Behandlung kurzfristig absagen oder verschieben, und ein nahezu identischer Anteil von 78,4 Prozent gibt an, dass ebenfalls höchstens 5 Prozent der Patienten ohne vorherige Absage nicht erscheinen (KZBV Jahrbuch 2025).

Bei den Wegen der Terminvergabe dominieren weiterhin persönliche Vergabe in der Praxis und Telefon mit jeweils 99 Prozent der Praxen. Zwei Drittel bieten zusätzlich die Terminvergabe per E-Mail an, ein Viertel telefonisch über einen Anrufbeantworter. Online-Buchungen über die eigene Website erreichen 19 Prozent, über einen Terminbuchungsportal-Drittanbieter 17 Prozent der Praxen (KZBV Jahrbuch 2025). Zur Verwaltung von Terminen nutzen mehr als zwei Drittel der Praxen, 69 Prozent, das praxiseigene Praxisverwaltungssystem. Die Wartezeit auf einen Termin liegt bei 52 Prozent der Praxen zwischen einer und drei Wochen, wobei sowohl kürzere als auch deutlich längere Wartezeiten von über vier Wochen verbreitet vorkommen (KZBV Jahrbuch 2025).

Setzt man die durchschnittliche Behandlungszeit von 1.365 Stunden im Jahr (KZBV Jahrbuch 2025) und einen Ausfallanteil von 5 Prozent an, ergeben sich rechnerisch rund 68 Behandlungsstunden im Jahr, die durch Terminausfälle ungenutzt bleiben (eigene Berechnung).

Typische Fehler

Ein Ausfallhonorar wird ohne vorherige transparente Vereinbarung gefordert. Wird eine Ausfallgebühr erst nach dem Termin und ohne vorab kommunizierte Bedingungen verlangt, ist die rechtliche Durchsetzbarkeit unsicherer als bei vorab klar geregelten Fristen.

Digitale Erinnerungsmöglichkeiten bleiben ungenutzt. Nur 17 bis 19 Prozent der Praxen bieten Online-Terminvergabe an, obwohl automatisierte Erinnerungen über ein Praxisverwaltungssystem ohne zusätzlichen Personalaufwand möglich wären (KZBV Jahrbuch 2025).

Kurzfristige Absage und echtes Nichterscheinen werden nicht unterschieden. Beide Werte lagen 2023 bei rund 78 Prozent der Praxen unter 5 Prozent, wirtschaftlich und organisatorisch bedeuten sie jedoch unterschiedlich viel Vorwarnzeit für eine Nachbesetzung.

Die eigene Ausfallquote wird nie systematisch erfasst. Ohne eigene Zahlen lässt sich weder beurteilen, ob ein wahrgenommenes Problem tatsächlich besteht, noch ob Gegenmaßnahmen wirken.

Häufige Fragen

Wie hoch ist die durchschnittliche No-Show-Quote in deutschen Zahnarztpraxen? Eine bundesweite Durchschnittsquote in Prozent weist die KZBV nicht aus. Sie berichtet stattdessen, dass 78,4 Prozent der Praxen einen Anteil von höchstens 5 Prozent nicht erschienener Patienten ohne Absage angeben (KZBV Jahrbuch 2025).

Darf ein Zahnarzt für einen versäumten Termin ein Ausfallhonorar verlangen? Ein solches Honorar kann sich auf den allgemeinen Rechtsgedanken des § 615 BGB zur Vergütung bei Annahmeverzug stützen. Ob die Voraussetzungen im Einzelfall vorliegen, hängt von den konkreten Umständen und einer vorab transparenten Vereinbarung ab und sollte im Zweifel rechtlich geprüft werden.

Was unterscheidet einen Terminausfall von einer No-Show? Terminausfall ist der weitere Begriff und umfasst auch kurzfristige, aber angekündigte Absagen oder Verschiebungen. No-Show bezeichnet enger das Nichterscheinen ohne jede vorherige Absage.

Welche Terminerinnerungen nutzen Zahnarztpraxen am häufigsten? Viele Praxen erinnern telefonisch an bevorstehende Termine. Zur laufenden Terminverwaltung setzen 69 Prozent der Praxen ihr Praxisverwaltungssystem ein, digitale Online-Kanäle zur Buchung nutzen dagegen erst 17 bis 19 Prozent (KZBV Jahrbuch 2025).

Lohnt sich ein Online-Terminbuchungsportal zur Vermeidung von Ausfällen? Belastbare Wirksamkeitszahlen dazu liegen nicht vor. Da aktuell erst 17 Prozent der Praxen ein solches Portal anbieten, gegenüber 99 Prozent bei telefonischer Vergabe, besteht rein rechnerisch Aufholpotenzial bei den digitalen Erinnerungs- und Buchungswegen (KZBV Jahrbuch 2025).

Verwandte Begriffe

Steuerrecht für Praxisinhaber: entgangener Umsatz durch Terminausfälle mindert den steuerlich relevanten Einnahmen-Überschuss.

Stundenhonorar berechnen: die Zielgröße je Behandlungsstunde, die durch ausgefallene Termine nicht erreicht wird.

Vergleich Darlehensformen: Fixkosten aus der Praxisfinanzierung laufen unabhängig von der tatsächlichen Terminauslastung weiter.

Versicherungsschutz Praxis: Praxisausfallversicherungen greifen bei größeren Betriebsunterbrechungen, nicht bei einzelnen ausgefallenen Terminen.

Online-Terminbuchung optimieren: digitale Buchungs- und Erinnerungswege gelten als naheliegender Hebel gegen Terminausfälle.

Quellen

1. Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV): Jahrbuch 2025, Kapitel 5 „Betriebswirtschaftliche Daten der Zahnarztpraxen”, Abschnitt „Terminmanagement und Absageverhalten der Patienten” mit Abb. 5D, S. 115. 2025. https://www.kzbv.de/wp-content/uploads/KZBV_Jahrbuch_2025_Web_ohne_GOZ.pdf
2. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de: Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 615. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__615.html

Unsicherheiten

Eine bundesweite Ausfallquote in Prozent aller Termine weist die KZBV-Sonderbefragung nicht aus, sondern nur die Verteilung der Praxen auf Anteilsklassen; feinere Prozentwerte oder Daten zu Ursachen der Absagen liegen aus dieser Quelle nicht vor. Zu einer speziell zahnärztlichen Rechtsprechung mit Aktenzeichen zum Ausfallhonorar bei Terminversäumnis wurde in der Recherche keine belastbar zitierfähige Quelle gefunden, weshalb hierauf bewusst verzichtet wurde; die rechtliche Einordnung stützt sich daher nur auf den allgemeinen Wortlaut des BGB. Die KZBV-Daten beruhen auf einer freiwilligen Selbstauskunft teilnehmender Praxen im Zahnärzte-Praxis-Panel und damit auf Einschätzungen, nicht auf einer unabhängig geprüften Zählung einzelner Termine.