Terminausfall berechnen

Kurzdefinition

Terminausfall berechnen bedeutet, den Anteil der in einem Zeitraum vereinbarten Behandlungstermine zu ermitteln, die kurzfristig abgesagt, verschoben oder ohne Absage nicht wahrgenommen werden. Eine amtlich vorgeschriebene Formel gibt es dafür nicht. Jede Praxis legt Zähler, Nenner und Zeitraum selbst fest und sollte Absage und Nichterscheinen dabei getrennt auswerten.

Auf einen Blick

• Eine bundesweit einheitliche Formel oder Meldepflicht für den Terminausfall gibt es nicht, Praxen erfassen die Kennzahl, wenn überhaupt, unterschiedlich (KZBV Jahrbuch 2025).
• Die KZBV weist stattdessen zwei getrennte Anteile aus: 78,6 Prozent der Praxen melden höchstens 5 Prozent kurzfristige Absagen oder Verschiebungen am Behandlungstag, 78,4 Prozent höchstens 5 Prozent unentschuldigtes Nichterscheinen (KZBV Jahrbuch 2025).
• Bezogen auf die bundesweite Größe von 1.365 Behandlungsstunden im Jahr entsprechen 5 Prozent ausgefallene Termine rechnerisch rund 68 Stunden (eigene Berechnung auf Basis KZBV Jahrbuch 2025).
• Setzt man die Betriebsausgaben je Praxisinhaber von 463.200 Euro (2023) ins Verhältnis zu denselben 1.365 Stunden, ergibt das rechnerisch rund 339 Euro je Behandlungsstunde (eigene Berechnung auf Basis KZBV Jahrbuch 2025).
• Ein Ausfallhonorar nach dem Rechtsgedanken des § 615 BGB muss den Wert anrechnen, den die Praxis durch den Ausfall einspart oder anderweitig erzielt, etwa durch eine Nachbesetzung aus einer Warteliste (§ 615 Satz 2 BGB).

Einordnung

Für die Berechnung ist zunächst die Abgrenzung wichtig, die auch die KZBV nutzt: Kurzfristige, aber angekündigte Absagen und Verschiebungen sind vom vollständigen Nichterscheinen ohne jede Rückmeldung zu unterscheiden. Beide zusammen bilden den weiteren Begriff Terminausfall, das Nichterscheinen allein heißt No-Show. Diese Trennung ist keine akademische Feinheit, sie entscheidet, was die Zahl am Ende aussagt.

Wer beide Fälle zu einer Ausfallquote zusammenfasst, verliert eine wichtige Information: Bei einer angekündigten Absage bleibt Zeit für eine Nachbesetzung, bei einem Nichterscheinen ohne Vorwarnung nicht. Eine vermengte Berechnung zeigt zwar die insgesamt ausgefallene Kapazität, verschleiert aber, welcher Anteil davon durch bessere Nachbesetzung vermeidbar gewesen wäre.

Eine dritte, rein rechtliche Größe liegt daneben: das Ausfallhonorar, also der Betrag, den eine Praxis im Einzelfall vom betroffenen Patienten verlangen kann. Es beantwortet eine andere Frage als die Ausfallquote und sollte getrennt berechnet werden.

Relevanz für die Praxis

Ohne eine eigene, über die Zeit konstant berechnete Zahl lässt sich weder beurteilen, ob der Terminausfall in der eigenen Praxis ein relevantes Problem ist, noch ob eine Gegenmaßnahme später etwas verändert hat. Die KZBV-Erhebung zeigt, dass für die Mehrheit der Praxen beide Anteile bei höchstens 5 Prozent liegen (KZBV Jahrbuch 2025); ob das auch für die eigene Praxis gilt, zeigt nur die eigene Berechnung, einen bundesweiten Durchschnittswert dafür gibt es nicht.

Die Umrechnung in Behandlungsstunden ist für die Personal- und Kapazitätsplanung relevanter als der reine Prozentwert: 5 Prozent klingen gering, entsprechen bei 1.365 Behandlungsstunden im Jahr aber rechnerisch rund 68 Stunden ungenutzter Kapazität, während die zugehörigen Fixkosten weiterlaufen (eigene Berechnung auf Basis KZBV Jahrbuch 2025).

Für die Höhe eines Ausfallhonorars ist zudem der Rechtsgedanke des § 615 BGB relevant: Er erlaubt grundsätzlich eine Vergütung ohne Nachleistung, verlangt aber die Anrechnung ersparter Aufwendungen und eines anderweitigen Erwerbs. Der volle Behandlungspreis ist deshalb regelmäßig nicht die richtige Bezugsgröße für ein Ausfallhonorar.

Was bei der Umsetzung zählt

Legen Sie zunächst einen festen Zeitraum fest, etwa einen Kalendermonat oder ein Quartal, und behalten Sie ihn konstant bei. Ohne einen einheitlichen Zeitraum lassen sich spätere Werte nicht miteinander vergleichen, selbst wenn sich die tatsächliche Ausfallsituation nicht verändert hat.

Definieren Sie Zähler und Nenner eindeutig, bevor Sie zu zählen beginnen. Der Nenner umfasst alle im Zeitraum vereinbarten Termine, unabhängig davon, ob sie stattfanden. Der Zähler erfasst die ausgefallenen Termine, getrennt nach Absage mit Vorlauf und Nichterscheinen ohne Vorlauf, entsprechend der Trennung der KZBV-Erhebung.

Für die Umrechnung in Stunden oder Euro verwenden Sie Ihre eigenen Praxiszahlen statt bundesweiter Durchschnittswerte. Die hier genannten Werte von 1.365 Behandlungsstunden und 463.200 Euro Betriebsausgaben je Praxisinhaber stammen aus dem KZBV Jahrbuch 2025 und eignen sich nur zur groben Einordnung, nicht als Ersatz für die Berechnung mit den eigenen Öffnungs- und Behandlungsstunden.

Wollen Sie zusätzlich ein Ausfallhonorar berechnen, ziehen Sie zunächst die nach § 615 Satz 2 BGB gebotene Anrechnung ab: eingesparte Materialkosten und den Wert einer möglichen Nachbesetzung aus einer Warteliste. Erst der verbleibende Betrag kommt als Forderung infrage, und auch das nur, wenn die Bedingungen für ein Ausfallhonorar vorab transparent kommuniziert wurden.

Zahlen und Kontext

Die Grundlage für die bundesweite Einordnung bildet eine Sonderbefragung des Zahnärzte-Praxis-Panels (ZäPP), die die KZBV erstmals 2024 zum Terminmanagement durchführen ließ, mit rund 1.800 Einsendungen für die Berichtsjahre 2022 und 2023 (KZBV Jahrbuch 2025). Von den teilnehmenden Praxen berichten 78,6 Prozent von höchstens 5 Prozent kurzfristigen Absagen oder Verschiebungen am Tag der Behandlung, 78,4 Prozent von höchstens 5 Prozent unentschuldigtem Nichterscheinen (KZBV Jahrbuch 2025, Kapitel 5, Abb. 5D, S. 114 f.).

Rechnet man diesen Anteil beispielhaft auf die bundesweite Durchschnittsgröße von 1.365 Behandlungsstunden im Jahr um, entsprechen 5 Prozent ausgefallene Termine rund 68 Stunden (eigene Berechnung auf Basis KZBV Jahrbuch 2025). Die Betriebsausgaben je Praxisinhaber lagen 2023 bei 463.200 Euro, 2022 bei 431.200 Euro (KZBV Jahrbuch 2025, Tab. 5.3). Setzt man die 463.200 Euro des Jahres 2023 ins Verhältnis zu den 1.365 Behandlungsstunden, ergibt das rechnerisch rund 339 Euro Betriebsausgaben je Behandlungsstunde; multipliziert mit den beispielhaften 68 Ausfallstunden entspricht das rechnerisch rund 23.000 Euro im Jahr (eigene Berechnung auf Basis KZBV Jahrbuch 2025). Diese Beispielrechnung nutzt ausschließlich bundesweite Durchschnittswerte, ersetzt nicht die eigene Berechnung und rechnet eingesparte variable Kosten, etwa für Material, nicht heraus.

Rechtlich lässt sich ein Ausfallhonorar auf den allgemeinen Rechtsgedanken des § 615 BGB stützen: Wer mit der Annahme einer Dienstleistung in Verzug gerät, muss die vereinbarte Vergütung auch für nicht erbrachte Dienste zahlen, ohne dass eine Nachleistung geschuldet wird (§ 615 Satz 1 BGB). Der Verpflichtete muss sich dabei anrechnen lassen, was er durch das Unterbleiben der Leistung einspart oder durch anderweitige Verwendung erwirbt (§ 615 Satz 2 BGB). Ob diese für Dienstverträge formulierte Regelung auf einen zahnärztlichen Behandlungsvertrag übertragbar ist, sollte vor der ersten Anwendung rechtlich geprüft werden.

Typische Fehler

Absage und Nichterscheinen in einer Zahl vermischt. Wer beide Fälle zusammenzählt, verliert die Information, wie viel Vorwarnzeit für eine Nachbesetzung tatsächlich bestand, und kann Gegenmaßnahmen schlechter gezielt einsetzen.

Keinen festen Zeitraum oder Nenner definiert. Ohne einen konstanten Berechnungszeitraum und eine klare Definition der gebuchten Termine sind spätere Werte nicht vergleichbar, selbst wenn sich an der tatsächlichen Situation nichts geändert hat.

Bundesweite Durchschnittswerte unkritisch als eigene Zielgröße übernommen. Die KZBV veröffentlicht für den Terminausfall keinen bundesweiten Durchschnittsprozentsatz, sondern nur die Verteilung der Praxen auf Anteilsklassen; ein exakter Zielwert lässt sich daraus nicht ableiten.

Ausfallhonorar ohne Anrechnung ersparter Kosten berechnet. Wird der volle Behandlungspreis als Ausfallhonorar angesetzt, ohne eingesparte Aufwendungen oder eine Nachbesetzung gegenzurechnen, widerspricht das der in § 615 Satz 2 BGB vorgesehenen Anrechnung.

Die Berechnung nur einmalig statt fortlaufend durchgeführt. Eine einzelne Momentaufnahme zeigt keinen Trend und lässt nicht erkennen, ob eine ergriffene Maßnahme tatsächlich gewirkt hat.

Häufige Fragen

Gibt es eine amtlich vorgeschriebene Formel für die Terminausfallquote? Nein. Weder Kammern noch die KZBV geben eine verbindliche Berechnungsformel vor, Praxen legen Zähler, Nenner und Zeitraum selbst fest (KZBV Jahrbuch 2025).

Sollten Absagen und Nichterscheinen getrennt oder zusammen gezählt werden? Getrennt. Auch die KZBV erhebt beide Anteile einzeln, weil sie unterschiedlich viel Vorwarnzeit für eine Nachbesetzung bedeuten (KZBV Jahrbuch 2025).

Wie rechne ich den Ausfall in Behandlungsstunden um? Multiplizieren Sie Ihre eigene Ausfallquote mit den tatsächlichen Behandlungsstunden Ihrer Praxis. Die bundesweite Beispielrechnung mit 1.365 Stunden und rund 68 Ausfallstunden bei 5 Prozent dient nur der groben Orientierung (eigene Berechnung auf Basis KZBV Jahrbuch 2025).

Gibt es einen Zielwert, unter den die eigene Quote fallen sollte? Einen amtlichen Zielwert gibt es nicht. Bekannt ist nur, dass rund 78 Prozent der Praxen bei höchstens 5 Prozent liegen, für die übrigen rund 21 Prozent veröffentlicht die Quelle keine feinere Aufschlüsselung (KZBV Jahrbuch 2025).

Darf ich den vollen Behandlungspreis als Ausfallhonorar berechnen? In der Regel nicht ohne Weiteres. § 615 Satz 2 BGB verlangt, ersparte Aufwendungen und einen anderweitigen Erwerb, etwa durch eine Nachbesetzung, von der Forderung abzuziehen.

Verwandte Begriffe

Terminausfall kennzahl verstehen: erklärt, warum die KZBV-Zahlen keinen Durchschnitt, sondern nur Anteilsklassen liefern, und wie sich die eigene berechnete Quote richtig einordnen lässt.

Terminausfall optimieren: die Maßnahmen, die auf der hier berechneten Ausgangszahl aufbauen, um Absagen und Nichterscheinen zu verringern.

Terminausfälle und No-Show-Quote: die grundlegende Definition und Abgrenzung der beiden Teilbegriffe.

Terminbuchungsquote Zahnarztpraxis: die zeitlich vorgelagerte Kennzahl von der Anfrage zur Buchung, getrennt von der hier berechneten Quote nach der Buchung.

Stundenhonorar berechnen: die Bezugsgröße je Behandlungsstunde, mit der sich der finanzielle Umfang eines berechneten Terminausfalls einordnen lässt.

Quellen

1. Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV): Jahrbuch 2025. Statistische Basisdaten zur vertragszahnärztlichen Versorgung, Kapitel 5 „Betriebswirtschaftliche Daten der Zahnarztpraxen”, Abschnitt „Terminmanagement und Absageverhalten der Patienten” (Abb. 5D), S. 114 f. 2025. https://www.kzbv.de/wp-content/uploads/KZBV_Jahrbuch_2025_Web_ohne_GOZ.pdf (abgerufen am 22.07.2026)
2. Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV): Jahrbuch 2025, Kapitel 5 „Betriebswirtschaftliche Daten der Zahnarztpraxen”, Abschnitt „Kostenstruktur und Einkommensverteilung” (Tab. 5.3). 2025. https://www.kzbv.de/wp-content/uploads/Seiten_116_bis_121_130_131_KZBVJB2025.pdf (abgerufen am 22.07.2026)
3. Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz (Gesetze im Internet): Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 615 Vergütung bei Annahmeverzug und bei Betriebsrisiko. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__615.html

Unsicherheiten

Eine amtliche oder kammerseitig einheitliche Formel für die Berechnung des Terminausfalls besteht nicht, die hier beschriebene Vorgehensweise ist eine methodische Empfehlung, keine vorgeschriebene Norm. Die zugrunde liegenden KZBV-Zahlen beruhen auf einer freiwilligen Selbstauskunft von rund 1.800 Praxen und damit auf einer Stichprobe, nicht auf einer Vollerhebung oder unabhängigen Zählung einzelner Termine.

Die in diesem Beitrag genannte Beispielrechnung zu Stunden und Euro-Beträgen verwendet ausschließlich bundesweite Durchschnittswerte aus dem KZBV Jahrbuch 2025 und rechnet keine im Ausfallfall eingesparten variablen Kosten heraus; sie veranschaulicht nur die Methode und ist keine Aussage über eine einzelne Praxis.

Zu einer speziell zahnärztlichen Rechtsprechung mit Gericht, Datum und Aktenzeichen zur Berechnung eines Ausfallhonorars wurde keine belastbare Fundstelle ermittelt, die rechtliche Einordnung stützt sich deshalb nur auf den Wortlaut des § 615 BGB.