Terminausfall optimieren

Kurzdefinition

Terminausfall optimieren meint Maßnahmen, mit denen eine Zahnarztpraxis kurzfristige Absagen und unentschuldigtes Nichterscheinen verringert oder deren wirtschaftliche Folgen abfedert, etwa durch Erinnerungen, eine geordnete Nachbesetzung freiwerdender Termine und ein transparent kommuniziertes Ausfallhonorar. Belastbare Wirksamkeitsnachweise für einzelne Maßnahmen liegen für deutsche Zahnarztpraxen bislang kaum vor.

Auf einen Blick

• 99 Prozent der Praxen vergeben Termine persönlich oder telefonisch, aber nur 19 Prozent zusätzlich über die eigene Website und 17 Prozent über ein Terminportal, digitale Kanäle bleiben damit ausbaufähig (KZBV Jahrbuch 2025).
• 69 Prozent der Praxen verwalten Termine bereits über ihr Praxisverwaltungssystem, das automatisierte Erinnerungen ohne zusätzlichen Personalaufwand ermöglichen kann (KZBV Jahrbuch 2025).
• Kurzfristige Absagen mit Vorlauf und Nichterscheinen ohne Vorlauf lassen unterschiedlich viel Zeit für eine Nachbesetzung und brauchen deshalb unterschiedliche Gegenmaßnahmen (KZBV Jahrbuch 2025).
• Ein Ausfallhonorar kann sich auf den Rechtsgedanken des § 615 BGB stützen, muss aber ersparte Aufwendungen oder einen anderweitigen Erwerb, etwa durch eine Nachbesetzung aus einer Warteliste, gegenrechnen (§ 615 Satz 2 BGB).
• Zur Wirksamkeit einzelner Erinnerungs- oder Buchungsmaßnahmen zur Senkung von Terminausfällen liegen für deutsche Zahnarztpraxen keine belastbaren Quellen der ersten Stufe vor.

Einordnung

Optimierung lässt sich in zwei Ansatzpunkte trennen, die häufig vermischt werden: Prävention senkt die Zahl der Ausfälle selbst, Kompensation begrenzt die wirtschaftliche Folge, wenn ein Ausfall trotzdem eintritt. Beide Ansatzpunkte lassen sich sinnvoll auf die zwei Kategorien beziehen, die auch die KZBV-Erhebung getrennt ausweist: kurzfristige Absagen oder Verschiebungen mit etwas Vorlauf und vollständiges Nichterscheinen ohne jede Vorwarnung (KZBV Jahrbuch 2025).

Bei einer angekündigten Absage bleibt, je nach Vorlaufzeit, die Möglichkeit einer Nachbesetzung aus einer Warteliste; hier setzt vor allem organisatorische Optimierung an. Bei einem Nichterscheinen ohne Vorwarnung bleibt diese Möglichkeit dagegen praktisch ausgeschlossen; hier verschiebt sich der sinnvolle Ansatzpunkt auf Prävention durch Erinnerungen im Vorfeld und auf eine nachträgliche Kompensation über ein Ausfallhonorar.

Von diesen praxisinternen Maßnahmen ist ein dritter Bereich abzugrenzen: die technische Ausstattung mit Online-Buchungs- und Erinnerungswerkzeugen. Diese Werkzeuge können die beiden erstgenannten Ansatzpunkte unterstützen, ersetzen sie aber nicht, denn ohne eine klare interne Regelung für Warteliste und Ausfallhonorar bleibt auch die beste Software wirkungslos.

Relevanz für die Praxis

Für Sie als Praxisinhaber ist zunächst die Verhältnismäßigkeit der Maßnahme relevant. Da für die Mehrheit der Praxen beide Ausfallanteile bei höchstens 5 Prozent liegen (KZBV Jahrbuch 2025), ist eine aufwendige oder kostspielige Systemumstellung nicht für jede Praxis gleichermaßen gerechtfertigt. Sinnvoller ist es, die eigene, zuvor berechnete Ausfallquote als Ausgangspunkt zu nehmen und Maßnahmen auf die tatsächlich beobachtete Situation zuzuschneiden, statt pauschal in jedes verfügbare Werkzeug zu investieren.

Relevant ist zudem, an welcher Stelle die Praxis technisch bereits ansetzen kann, ohne zusätzlich zu investieren. Mit 69 Prozent nutzt eine deutliche Mehrheit der Praxen bereits ein Praxisverwaltungssystem zur Terminverwaltung (KZBV Jahrbuch 2025); ob dieses System bereits automatisierte Erinnerungen anbietet, ist häufig eine Frage der Konfiguration, nicht der Neuanschaffung.

Für die Kompensationsseite ist die genaue rechtliche Ausgestaltung eines Ausfallhonorars relevant. Der Rechtsgedanke des § 615 BGB erlaubt zwar grundsätzlich eine Vergütung ohne Nachleistung, verlangt aber nach Satz 2 der Vorschrift die Anrechnung ersparter Aufwendungen und eines anderweitigen Erwerbs. Für Ihre Praxis bedeutet das konkret: Wird der frei gewordene Termin aus einer Warteliste neu besetzt oder werden Materialkosten eingespart, mindert das den Betrag, den Sie als Ausfallhonorar realistisch fordern können. Eine gut organisierte Nachbesetzung wirkt sich damit unmittelbar auf die Höhe eines späteren Honoraranspruchs aus.

Was bei der Umsetzung zählt

Richten Sie Erinnerungen möglichst über das ohnehin vorhandene Praxisverwaltungssystem ein, bevor Sie ein zusätzliches Werkzeug beschaffen. Da bereits 69 Prozent der Praxen ein solches System zur Terminverwaltung nutzen (KZBV Jahrbuch 2025), lohnt zunächst die Prüfung, ob eine automatisierte Erinnerungsfunktion bereits vorhanden, aber nicht aktiviert ist.

Regeln Sie die Nachbesetzung kurzfristig frei werdender Termine über eine feste interne Ausfall- oder Warteliste. Für Absagen mit etwas Vorlauf lässt sich dadurch die Lücke oft noch schließen, für ein Nichterscheinen ohne Vorwarnung ist das strukturell nicht mehr möglich, hier zählt vor allem, den nächsten Termin möglichst schnell zu vergeben.

Kommunizieren Sie die Bedingungen eines Ausfallhonorars, etwa eine Mindestfrist für Absagen und die Höhe des Honorars, vorab transparent und nachweisbar, statt sie erst nachträglich bei einem konkreten Ausfall zu benennen. Nur eine vorab klar geregelte Bedingung lässt sich im Streitfall nachvollziehbar begründen.

Berücksichtigen Sie bei der Höhe des Honorars aktiv die Anrechnungspflicht aus § 615 Satz 2 BGB: Ziehen Sie eingesparte Materialkosten und den Wert einer erfolgten Nachbesetzung von der Forderung ab, statt pauschal den vollen Behandlungspreis anzusetzen. Prüfen Sie zusätzlich, ob und in welchem Umfang diese für Dienstverträge allgemein formulierte Regelung im Einzelfall auf Ihren Behandlungsvertrag übertragbar ist.

Bauen Sie digitale Buchungs- und Erinnerungskanäle dort aus, wo das Anrufaufkommen Ihr Praxisteam spürbar bindet. Mit 19 Prozent über die eigene Website und 17 Prozent über ein Terminportal gegenüber jeweils 99 Prozent bei persönlicher und telefonischer Vergabe besteht hier rein rechnerisch noch Spielraum (KZBV Jahrbuch 2025), auch wenn ein ursächlicher Effekt auf die Ausfallquote selbst nicht belegt ist.

Zahlen und Kontext

Bei den Wegen der Terminvergabe dominieren nach dem KZBV Jahrbuch 2025 weiterhin persönliche Vergabe und Telefon mit jeweils 99 Prozent der Praxen, ergänzt um E-Mail mit 68 Prozent. Online-Buchungen über die eigene Website erreichen 19 Prozent, über ein Terminbuchungsportal eines Drittanbieters 17 Prozent der Praxen (KZBV Jahrbuch 2025). Zur laufenden Terminverwaltung nutzen 69 Prozent der Praxen ihr praxiseigenes Praxisverwaltungssystem (KZBV Jahrbuch 2025).

Die Wartezeit auf einen Termin liegt bei 52 Prozent der Praxen zwischen einer und drei Wochen (KZBV Jahrbuch 2025). Je länger diese Vorlaufzeit zwischen Buchung und Termin, desto eher können sich private Umstände von Patientinnen und Patienten in der Zwischenzeit ändern, auch wenn die KZBV-Erhebung diesen Zusammenhang nicht selbst auswertet. Wo eine kürzere Terminvergabe organisatorisch möglich ist, verringert sich damit rein rechnerisch das Zeitfenster, in dem sich ein ursprünglich fest eingeplanter Termin noch zerschlagen kann.

Rechtlich lässt sich ein Ausfallhonorar auf den Rechtsgedanken des § 615 BGB stützen: Wer mit der Annahme einer Dienstleistung in Verzug gerät, schuldet die vereinbarte Vergütung auch für nicht erbrachte Dienste, ohne dass eine Nachleistung verlangt werden kann (§ 615 Satz 1 BGB). Der Verpflichtete muss sich dabei anrechnen lassen, was er durch das Unterbleiben der Leistung einspart oder durch anderweitige Verwendung erwirbt, etwa durch die Neuvergabe des frei gewordenen Termins (§ 615 Satz 2 BGB). Zur Frage, wie stark einzelne Erinnerungs-, Warteliste- oder Honorarmodelle die Ausfallquote in deutschen Zahnarztpraxen tatsächlich senken, liegen keine belastbaren Quellen der ersten Stufe vor.

Typische Fehler

Eine kostspielige Systemumstellung ohne Kenntnis der eigenen Ausfallquote eingeführt. Ohne eine zuvor berechnete eigene Zahl lässt sich weder beurteilen, ob überhaupt ein relevantes Problem besteht, noch ob die neue Maßnahme später etwas verändert hat.

Ausfallhonorar ohne vorherige Transparenz und ohne Anrechnung gefordert. Wird die Gebühr erst nach dem Termin verlangt oder ohne Berücksichtigung ersparter Kosten und einer Nachbesetzung nach § 615 Satz 2 BGB berechnet, ist die Forderung unsicherer durchsetzbar als bei vorab klar geregelten und korrekt angerechneten Bedingungen.

Absage und Nichterscheinen mit derselben Maßnahme adressiert. Eine Warteliste hilft bei einer angekündigten Absage mit Vorlauf, bei einem Nichterscheinen ohne Vorwarnung braucht es dagegen präventive Erinnerungen und gegebenenfalls ein Ausfallhonorar, nicht beides gleichermaßen.

Ein zusätzliches Erinnerungswerkzeug beschafft, ohne die vorhandene Funktion im Praxisverwaltungssystem zu prüfen. Da bereits 69 Prozent der Praxen ein Praxisverwaltungssystem zur Terminverwaltung nutzen, ist eine bereits vorhandene, aber nicht aktivierte Erinnerungsfunktion ein naheliegender erster Schritt vor einer Neuanschaffung.

Häufige Fragen

Welche Maßnahme senkt Terminausfälle am zuverlässigsten? Für einzelne Maßnahmen liegen für deutsche Zahnarztpraxen keine belastbaren Wirksamkeitszahlen vor. Plausibel, aber nicht quantifiziert belegt, ist eine Kombination aus Erinnerung, geregelter Nachbesetzung und transparent kommuniziertem Ausfallhonorar.

Lohnt sich ein separates Erinnerungssystem, wenn wir bereits ein Praxisverwaltungssystem nutzen? Prüfen Sie zunächst, ob das vorhandene System bereits eine automatisierte Erinnerungsfunktion bietet, bevor Sie zusätzlich investieren, da 69 Prozent der Praxen ein solches System bereits einsetzen (KZBV Jahrbuch 2025).

Dürfen wir ein pauschales Ausfallhonorar in Höhe des vollen Behandlungspreises verlangen? In der Regel nicht ohne Weiteres. § 615 Satz 2 BGB verlangt, ersparte Aufwendungen und einen anderweitigen Erwerb, etwa durch eine Nachbesetzung, von der Forderung abzuziehen.

Was tun wir bei einer kurzfristigen Absage am selben Tag? Prüfen Sie eine interne Warteliste oder kurzfristige Nachrücker, sofern die verbleibende Zeit bis zum Termin eine Neuvergabe noch zulässt.

Sollten wir zuerst in Online-Terminbuchung investieren, um Ausfälle zu senken? Für einen ursächlichen Effekt auf die Ausfallquote liegen keine belastbaren Daten vor. Der Kanal bleibt aber ausbaufähig, mit 17 bis 19 Prozent Verbreitung gegenüber 99 Prozent bei Telefon und persönlicher Vergabe (KZBV Jahrbuch 2025).

Verwandte Begriffe

Terminausfall berechnen: die eigene Ausgangszahl, an der sich der Umfang und die Verhältnismäßigkeit von Optimierungsmaßnahmen bemisst.

Terminausfall kennzahl verstehen: die richtige Einordnung der bundesweiten KZBV-Zahlen, bevor daraus Handlungsdruck abgeleitet wird.

Terminausfälle und No-Show-Quote: die grundlegende Definition und Abgrenzung der beiden hier behandelten Ausfallarten.

Online-Terminbuchung optimieren: der digitale Buchungsweg als einer von mehreren Bausteinen, mit denen sich Ausfälle indirekt beeinflussen lassen.

Recall-System in der Zahnarztpraxis: ein verwandtes Erinnerungsinstrument für Bestandspatienten, das sich organisatorisch mit Ausfallmaßnahmen verzahnen lässt.

Quellen

1. Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV): Jahrbuch 2025. Statistische Basisdaten zur vertragszahnärztlichen Versorgung, Kapitel 5 „Betriebswirtschaftliche Daten der Zahnarztpraxen”, Abschnitt „Terminmanagement und Absageverhalten der Patienten” (Abb. 5D), S. 114 f. 2025. https://www.kzbv.de/wp-content/uploads/KZBV_Jahrbuch_2025_Web_ohne_GOZ.pdf (abgerufen am 22.07.2026)
2. Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz (Gesetze im Internet): Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 615 Vergütung bei Annahmeverzug und bei Betriebsrisiko. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__615.html

Unsicherheiten

Zur Wirksamkeit einzelner Maßnahmen wie Erinnerungen, Wartelisten oder Ausfallhonoraren zur Senkung des Terminausfalls in deutschen Zahnarztpraxen wurden keine belastbaren Studien oder Erhebungen aus Quellen der ersten Stufe gefunden. Die in diesem Beitrag genannten Empfehlungen sind deshalb als plausible, nicht als quantifiziert belegte Zusammenhänge zu lesen. Zu einer speziell zahnärztlichen Rechtsprechung mit Gericht, Datum und Aktenzeichen zum Ausfallhonorar wurde keine belastbare Fundstelle ermittelt, die rechtliche Einordnung stützt sich daher nur auf den Wortlaut des § 615 BGB. Die zugrunde liegenden KZBV-Werte zu Vergabewegen und Terminverwaltung beruhen auf einer freiwilligen Selbstauskunft teilnehmender Praxen, nicht auf einer Vollerhebung.