Einwilligung Videos Zahnarzt rechtssicher gestalten

Kurzdefinition

Die rechtssichere Gestaltung von Einwilligungen für Videos in der Praxiswerbung bezeichnet den organisatorischen Prozess, mit dem eine Praxis Einwilligungen für mehrere Videos über die Zeit einholt, dokumentiert und verwaltet. Anders als die Einzelfallprüfung eines Videos geht es um Formular, Zuständigkeit, Nachweis und Widerrufsprozess als System.

Auf einen Blick

Eine wirksame Einwilligung im Sinne von Art. 4 Nr. 11 DSGVO muss für den bestimmten Fall abgegeben werden, ein pauschales Formular für alle künftigen Videos genügt dem nicht
Der Widerruf muss nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO so einfach möglich sein wie die Erteilung, ein Prozess dafür sollte von Beginn an feststehen
Bei Beschäftigtenvideos verlangt § 26 Abs. 2 BDSG Schriftform oder elektronische Form sowie Aufklärung über Zweck und Widerrufsrecht
Wird die Produktion an eine Agentur oder einen Cutter ausgelagert, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit festgelegter Löschfrist für das Rohmaterial
Nach einem Widerruf verpflichtet Art. 17 Abs. 2 DSGVO die Praxis, angemessene Maßnahmen gegenüber bekannten Weiterverbreitern zu ergreifen

Einordnung

Während die Einwilligung für ein einzelnes Video eine Einzelfallfrage ist, was rechtlich erlaubt sein muss, damit ein bestimmtes Video veröffentlicht werden darf, geht es bei der rechtssicheren Gestaltung um das System dahinter: Formular, Zuständigkeiten, Dokumentation und Widerrufsprozess, die über viele Videos und über Jahre hinweg tragen müssen. Eine Praxis, die regelmäßig Videoinhalte produziert, etwa für einen eigenen Kanal oder eine wiederkehrende Reel-Serie, braucht dafür eine wiederholbare Struktur statt einer für jedes Video neu erfundenen Lösung.

Der Aufbau dieses Systems stützt sich auf dieselben Normen, die auch die Einzelfallprüfung eines Videos oder Fotos tragen, wendet sie aber auf die Frage an, wie ein Formular, ein Ablageort und ein Verantwortlichkeitsschema aussehen müssen, damit sie diesen Normen über die Zeit standhalten. Zentral sind dabei Art. 4 Nr. 11 DSGVO für die Bestimmtheit der Einwilligung, Art. 7 Abs. 3 DSGVO für den Widerruf und, sobald externe Produktionspartner beteiligt sind, Art. 28 DSGVO für deren vertragliche Einbindung.

Relevanz für die Praxis

Für eine Praxis mit laufender Videoproduktion ist das größte Risiko nicht die einzelne Fehlentscheidung, sondern das Fehlen eines Systems: Ohne festen Ablauf entstehen Einwilligungen in unterschiedlicher Qualität, mündlich beim einen Dreh, schriftlich beim nächsten, mit wechselnden Formulierungen, die im Streitfall schwer zu vergleichen sind.

Besonders betroffen sind kieferorthopädisch tätige Praxen, die den Behandlungsverlauf eines Patienten über Monate oder Jahre in mehreren Videos begleiten, etwa von der Eingliederung der ersten Schiene bis zum fertigen Ergebnis. Über einen solchen Zeitraum ändert sich der Status der Einwilligung häufiger, als eine einmalige Unterschrift abbilden kann: Der Patient kann volljährig werden, die Praxis kann wechseln, oder die Behandlung kann vorzeitig enden. Ein System, das nur den Startzeitpunkt dokumentiert, bildet diese Veränderungen nicht ab.

Für Videos mit Mitarbeitenden kommt hinzu, dass § 26 Abs. 2 BDSG wegen des Beschäftigungsverhältnisses eigene Anforderungen an Form und Freiwilligkeit stellt. Ein System, das Patienten- und Mitarbeitervideos über dasselbe Formular abwickelt, wird diesen unterschiedlichen Anforderungen in der Regel nicht gerecht.

Was bei der Umsetzung zählt

Bauen Sie ein Formular mit festen Pflichtfeldern: Identität der Beteiligten, konkreter Zweck, einzeln benannte Kanäle, Aussage zur Tonspur, Hinweis auf das jederzeitige Widerrufsrecht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO und, bei Serien, der vorgesehene zeitliche und inhaltliche Umfang. Versionieren Sie dieses Formular, damit sich später nachvollziehen lässt, welche Fassung bei welcher Aufnahme galt.

Führen Sie ein Register, das zu jedem veröffentlichten Video die zugrunde liegende Einwilligung, das Datum und den Status verknüpft, aktiv, widerrufen oder ausgelaufen. Ohne ein solches Register lässt sich bei mehreren gleichzeitig laufenden Videoformaten kaum mehr feststellen, welches Material noch von einer gültigen Einwilligung gedeckt ist.

Legen Sie eine feste Zuständigkeit für den Widerrufsfall fest, mit einer Frist, bis wann ein Video aus allen eigenen Kanälen entfernt ist, und einem Ablauf, wie bekannte Weiterverbreiter nach Art. 17 Abs. 2 DSGVO informiert werden. Diese Zuständigkeit sollte unabhängig von der Person sein, die das Video ursprünglich produziert hat, damit der Prozess auch bei Personalwechsel funktioniert.

Regeln Sie externe Produktion vertraglich, bevor der erste Dreh stattfindet. Ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit der Agentur oder dem Cutter sollte insbesondere die Löschung des Rohmaterials nach Abschluss des Schnitts und die Weisungsgebundenheit bei jeder Weiterverwendung von Ausschnitten festlegen.

Prüfen Sie das Formular in festen Abständen, etwa jährlich oder nach einer Gesetzesänderung, auf Aktualität, und dokumentieren Sie diese Prüfung selbst. Ein System, das einmal aufgesetzt und dann nicht mehr überprüft wird, veraltet unbemerkt, während sich Rechtsprechung und Kammerpraxis weiterentwickeln.

Zahlen und Kontext

Die für das System maßgeblichen Werte sind wiederum normative Fristen und Schwellen. Art. 7 Abs. 3 DSGVO verlangt, dass der Widerruf so einfach möglich sein muss wie die Erteilung, ohne dafür eine feste Frist zu nennen; die Praxis sollte deshalb selbst eine interne Bearbeitungsfrist festlegen und dokumentieren.

Art. 28 Abs. 3 DSGVO listet die Mindestinhalte eines Auftragsverarbeitungsvertrags auf, darunter Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung sowie die Löschung oder Rückgabe der Daten nach Abschluss der Verarbeitung. Ein System für externe Videoproduktion sollte diese Punkte als Checkliste vor jedem Auftrag abgleichen.

Belastbare, unabhängig erhobene Zahlen dazu, wie viele Zahnarztpraxen in Deutschland über ein dokumentiertes Einwilligungsregister für Videos verfügen, liegen nicht vor.

Typische Fehler

Jedes Video mit einem neu formulierten, nicht versionierten Formular begleiten. Ohne Versionierung lässt sich später nicht mehr nachvollziehen, welche Fassung bei welcher Aufnahme galt.

Kein Register führen, das Video und Einwilligung miteinander verknüpft. Bei mehreren laufenden Formaten wird dann unklar, welches Material noch gedeckt ist.

Die Zuständigkeit für Widerrufe an die Person binden, die das Video produziert hat. Scheidet diese Person aus der Praxis aus, fehlt ein funktionierender Prozess.

Externe Produktion ohne Vertrag nach Art. 28 DSGVO beauftragen. Ohne Vertrag fehlen verbindliche Löschfristen für das Rohmaterial bei Dritten.

Häufige Fragen

Reicht ein einziges Einwilligungsformular für alle Arten von Videos? In der Praxis meist nicht vollständig. Patienten- und Mitarbeitervideos unterliegen unterschiedlichen Anforderungen, etwa durch § 26 Abs. 2 BDSG bei Beschäftigten, sodass getrennte Formulare die spätere Anwendung erleichtern.

Wie oft sollte das Einwilligungsformular überprüft werden? Eine gesetzlich vorgeschriebene Frist gibt es dafür nicht. Sinnvoll ist eine feste, dokumentierte Überprüfung in regelmäßigen Abständen sowie zusätzlich nach jeder relevanten Rechtsänderung.

Wer sollte in der Praxis für Widerrufe zuständig sein? Eine von der Videoproduktion unabhängige, dauerhaft besetzte Zuständigkeit, etwa in der Praxisleitung oder Verwaltung, statt der Person, die das jeweilige Video gedreht hat.

Brauchen wir für eine externe Videoagentur einen eigenen Vertrag? Ja, sobald die Agentur Rohmaterial mit erkennbaren Patienten erhält. Art. 28 Abs. 3 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag mit festgelegten Mindestinhalten, darunter die Löschung nach Abschluss der Verarbeitung.

Was passiert mit bereits veröffentlichten Videos, wenn sich das Einwilligungsformular später ändert? Bereits eingeholte Einwilligungen bleiben nach ihrer ursprünglichen Fassung wirksam. Ein Formularwechsel wirkt nur für künftige Aufnahmen; deshalb ist die Versionierung wichtig, um beiden Ständen zuordnen zu können.

Quellen

Europäische Union: Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Art. 4 Begriffsbestimmungen. 2016. Abgerufen am 22.07.2026. https://dsgvo-gesetz.de/art-4-dsgvo/
Europäische Union: DSGVO, Art. 7 Bedingungen für die Einwilligung. 2016. Abgerufen am 22.07.2026. https://dsgvo-gesetz.de/art-7-dsgvo/
Europäische Union: DSGVO, Art. 17 Recht auf Löschung. 2016. Abgerufen am 22.07.2026. https://dsgvo-gesetz.de/art-17-dsgvo/
Europäische Union: DSGVO, Art. 28 Auftragsverarbeiter. 2016. Abgerufen am 22.07.2026. https://dsgvo-gesetz.de/art-28-dsgvo/
Bundesministerium der Justiz: Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), § 26 Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__26.html

Stand: 22.07.2026. Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand zum genannten Zeitpunkt wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich ist stets die Berufsordnung der zuständigen Landeszahnärztekammer.

Unsicherheiten

Wie lang eine angemessene interne Bearbeitungsfrist für Widerrufe sein sollte, gibt Art. 7 Abs. 3 DSGVO nicht konkret vor; die im Text vorgeschlagene eigene Fristsetzung ist eine organisatorische Empfehlung dieser Redaktion, keine gesetzliche Vorgabe. Ob eine einmalige Einwilligung zu Beginn einer mehrjährigen Behandlungsdokumentation rechtlich fortgilt oder in bestimmten Abständen erneuert werden muss, ist nicht durch eine einschlägige Gerichtsentscheidung geklärt. Belastbare Zahlen dazu, wie viele Zahnarztpraxen ein dokumentiertes Einwilligungsregister für Videos führen, liegen nicht vor.

Dieser Beitrag wurde redaktionell erstellt und fachlich geprüft. Er ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.

Einwilligung Videos in der Praxiswerbung