Fortbildungsbudget berechnen

Kurzdefinition

Das Fortbildungsbudget einer Zahnarztpraxis zu berechnen bedeutet, aus Umsatz-, Kosten- oder Personalgrößen eine geplante Jahressumme für Fortbildungen von Praxisinhaber, angestellten Zahnärzten und Team abzuleiten. Gängige Ansätze sind ein Prozentsatz von Umsatz oder Überschuss (top-down) oder eine Summe je Kopf beziehungsweise je Pflichttermin (bottom-up), jeweils ergänzt um einen Puffer für gesetzliche Fristen.

Auf einen Blick

• Die durchschnittliche Zahnarztpraxis erzielte 2023 Gesamteinnahmen von 677.900 Euro und Betriebsausgaben von 463.200 Euro je Praxisinhaber, ein Anteil von 68,3 Prozent (KZBV Jahrbuch 2025).
• Fortbildungskosten werden in der amtlichen Kostenstrukturstatistik nicht als eigene Position ausgewiesen; sie dürften anteilig in der Sammelposition „übrige Betriebsausgaben” enthalten sein, 2023 rechnerisch 63.000 Euro beziehungsweise 13,6 Prozent der Betriebsausgaben je Inhaber (KZBV Jahrbuch 2025).
• Ein Beispielbudget von 1 Prozent des Umsatzes entspräche rechnerisch rund 6.780 Euro pro Jahr, bezogen auf die durchschnittlichen Gesamteinnahmen 2023 (eigene Berechnung nach KZBV Jahrbuch 2025).
• Vertragszahnärzte müssen nach § 95d SGB V alle fünf Jahre einen Fortbildungsnachweis gegenüber der Kassenzahnärztlichen Vereinigung erbringen; bei Versäumnis drohen 10 Prozent Honorarkürzung, ab dem fünften Quartal 25 Prozent (§ 95d SGB V).
• Fortbildungskosten nach abgeschlossener Berufsausbildung sind als Betriebsausgaben abzugsfähig, weil sie durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG).

Einordnung

Für die meisten Kostenarten einer Zahnarztpraxis existiert eine amtliche Vergleichsgröße: Personalausgaben lagen 2023 bei 43,1 Prozent der Betriebsausgaben je Praxisinhaber, Materialausgaben bei 8,1 Prozent, Fremdlaborausgaben bei 23,6 Prozent (KZBV Jahrbuch 2025). Für Fortbildungskosten fehlt eine solche Einzelposition: Die Kostenstrukturstatistik der KZBV weist sie nicht gesondert aus, sondern dürfte sie anteilig unter „übrige Betriebsausgaben” führen, einer Sammelposition, die 2023 rechnerisch 13,6 Prozent der Betriebsausgaben ausmachte, daneben aber auch Versicherungen, Kammerbeiträge, Fachliteratur oder Bürokosten umfasst (KZBV Jahrbuch 2025).

Wer ein Fortbildungsbudget berechnen will, kann sich deshalb nicht auf einen veröffentlichten Richtwert stützen, sondern muss die Zielgröße selbst aus Praxiskennzahlen ableiten. Zwei Rechenwege haben sich etabliert: der Top-down-Ansatz, der einen Prozentsatz von Umsatz oder Überschuss festlegt, und der Bottom-up-Ansatz, der die tatsächlich anstehenden Fortbildungen von Praxisinhaber, angestellten Zahnärzten und Team addiert. Beide schließen sich nicht aus, beantworten aber unterschiedliche Fragen: Der eine sichert die Kostenkontrolle, der andere die inhaltliche Vollständigkeit gegenüber der gesetzlichen Fortbildungspflicht.

Relevanz für die Praxis

Ohne eine berechnete Zielgröße entsteht häufig eine von zwei Schieflagen: Entweder wird Fortbildung aufgeschoben, bis die Fünfjahresfrist nach § 95d SGB V näher rückt und mehrere Pflichttermine gleichzeitig anfallen, oder es wird ohne Obergrenze gebucht, sodass die Position am Jahresende die Liquiditätsplanung stört. Beides lässt sich vermeiden, wenn Sie das Budget vorab aus Ihren eigenen Praxiszahlen ableiten, statt es im Jahresverlauf ad hoc zu entscheiden.

Für Sie als Praxisinhaberin oder Praxisinhaber kommt hinzu, dass ein berechnetes Budget die Verhandlungsbasis für angestellte Zahnärztinnen und Zahnärzte oder Assistenzzahnärzte klärt: Wer vorab weiß, welche Summe pro Kopf zur Verfügung steht, kann Fortbildungswünsche im Team nachvollziehbar priorisieren, statt von Fall zu Fall neu zu entscheiden. Gerade in Mehrbehandlerpraxen verhindert eine berechnete, nicht nur gefühlte Zielgröße, dass Einzelne bevorzugt oder benachteiligt werden.

Was bei der Umsetzung zählt

Legen Sie zunächst die Ausgangsgröße fest, auf die sich Ihr Prozentsatz bezieht: Umsatz, fremdlaborbereinigter Umsatz oder Einnahmen-Überschuss ergeben unterschiedliche Budgets und sind nicht austauschbar. Ein Prozentsatz vom Überschuss reagiert stärker auf schwankende Jahre, weil dieser bereits um alle anderen Kosten bereinigt ist.

Trennen Sie die Pflichtfortbildung der approbierten Zahnärztinnen und Zahnärzte von der Fortbildung des übrigen Teams. Die Fünfjahresfrist nach § 95d SGB V betrifft nur Vertragszahnärzte, nicht angestellte ZFA, ZMP oder ZMV, deren Fortbildungsbedarf sich eher an fachlichen Zielen orientiert. Wer beide Gruppen in einer Summe vermischt, verliert den Überblick, ob die gesetzliche Pflicht überhaupt gedeckt ist.

Rechnen Sie einen Puffer für die letzten beiden Jahre vor Fristablauf ein. Nach § 95d SGB V drohen bei Versäumnis 10 Prozent Honorarkürzung in den ersten vier Quartalen nach Fristablauf, ab dem fünften Quartal 25 Prozent; nach zwei Jahren Verspätung soll die Kassenzahnärztliche Vereinigung einen Zulassungsentzug beantragen. Ein Budget, das erst im letzten Zyklusjahr für die notwendigen Termine reicht, lässt keinen Spielraum für Kursausfall oder Krankheit.

Berücksichtigen Sie außerdem Kopplungen an Investitionen: Neue Geräte bringen häufig Einweisungen mit sich, die Sie separat budgetieren sollten, statt sie aus dem allgemeinen Fortbildungstopf zu bezahlen, damit dieser für die reguläre fachliche Fortbildung erhalten bleibt.

Zahlen und Kontext

Die KZBV weist im Jahrbuch 2025 für 2023 Gesamteinnahmen von 677.900 Euro und Betriebsausgaben von 463.200 Euro je Praxisinhaber aus, ein Anteil von 68,3 Prozent; der Einnahmen-Überschuss lag bei 214.700 Euro beziehungsweise 31,7 Prozent (KZBV Jahrbuch 2025, Tab. 5.3). Bezogen auf diese Gesamteinnahmen entspräche ein Fortbildungsbudget von 1 Prozent des Umsatzes rechnerisch rund 6.780 Euro pro Jahr, bei 2 Prozent rechnerisch rund 13.560 Euro (eigene Berechnung nach KZBV Jahrbuch 2025). Legt man stattdessen den Einnahmen-Überschuss zugrunde, ergäben 5 Prozent davon rechnerisch rund 10.735 Euro (eigene Berechnung nach KZBV Jahrbuch 2025). Diese Zahlen sind Rechenbeispiele, keine von der KZBV empfohlenen Richtwerte.

Ein Top-down-Ansatz über den Umsatz führt regional zu unterschiedlichen Budgets, weil sich die Ausgangsgröße unterscheidet: 2023 lagen die Gesamteinnahmen je Praxisinhaber in den alten Bundesländern bei 708.900 Euro, in den neuen Bundesländern bei 549.400 Euro (KZBV Jahrbuch 2025, Tab. 5.15). Ein einheitlicher Prozentsatz ergibt damit in Ostdeutschland ein rechnerisch niedrigeres Budget als in Westdeutschland, ohne dass sich der tatsächliche Fortbildungsbedarf entsprechend unterscheiden müsste. Ein Bottom-up-Budget, das von der Behandlerzahl und anstehenden Pflichtterminen ausgeht, bleibt von diesem regionalen Effekt unberührt.

Typische Fehler

• Einen Kopf-Betrag ohne Bezug zur Praxisgröße festlegen, statt ihn an Umsatz, Überschuss oder Behandlerzahl zu koppeln, sodass das Budget bei Wachstum oder Neueinstellungen nicht mitwächst.
• Pflichtfortbildung nach § 95d SGB V und freiwillige Team-Fortbildung in einem Topf verbuchen, sodass unklar bleibt, ob die gesetzliche Nachweispflicht überhaupt gedeckt ist.
• Das gesamte Budget eines Fünfjahreszyklus erst im letzten Jahr verplanen, sodass bei Kursausfall oder Krankheit keine Zeit mehr für einen fristgerechten Nachweis bleibt.
• Investitionsgebundene Einweisungen aus dem allgemeinen Fortbildungsbudget bezahlen, wodurch für reguläre fachliche Fortbildung am Jahresende oft nichts mehr übrig ist.

Häufige Fragen

Wie hoch sollte das Fortbildungsbudget einer Zahnarztpraxis sein? Dazu gibt es keinen amtlichen Richtwert: Weder KZBV noch BZÄK veröffentlichen eine empfohlene Höhe. Praxen legen die Summe meist selbst als Prozentsatz von Umsatz oder Überschuss fest oder leiten sie aus der Behandlerzahl und anstehenden Pflichtterminen ab.

Sollte sich das Budget am Umsatz oder am Überschuss orientieren? Beides ist üblich. Ein Prozentsatz vom Umsatz ergibt ein stabileres Budget, weil der Umsatz weniger schwankt als der um alle Kosten bereinigte Überschuss. Ein Prozentsatz vom Überschuss koppelt das Budget enger an die tatsächliche Ertragslage des jeweiligen Jahres.

Zählt die Fortbildung des gesamten Teams zum selben Budget wie die des Praxisinhabers? Das ist eine interne Entscheidung. Sinnvoll ist eine getrennte Ausweisung, weil die gesetzliche Fortbildungspflicht nach § 95d SGB V nur approbierte Vertragszahnärzte betrifft, während ZFA, ZMP oder ZMV anderen fachlichen Zielen folgen.

Wie wirkt sich die Fünfjahresfrist nach § 95d SGB V auf die Budgetplanung aus? Sie legt nahe, über den gesamten Zyklus zu planen statt nur Jahr für Jahr, damit am Ende der Frist genügend Zeit und Budget für den Nachweis bleiben, bevor Honorarkürzungen drohen.

Sind Fortbildungskosten steuerlich absetzbar? Ja, sofern es sich um Fortbildung nach abgeschlossener Berufsausbildung handelt: Sie gilt als durch den Betrieb veranlasste Aufwendung und damit als Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 4 EStG).

Verwandte Begriffe

• Fortbildungsbudget Kennzahl verstehen: wie sich die berechnete Summe im Zeitverlauf und im Verhältnis zu anderen Kostenarten einordnen lässt.
• Fortbildungsbudget optimieren: wie sich aus einem berechneten Budget der größtmögliche fachliche und steuerliche Nutzen ziehen lässt.
• Personalkostenquote Zahnarztpraxis: benachbarte Kostenkennzahl, an der sich ein Bottom-up-Budget je Kopf orientieren kann.
• Investitionsplanung in der Zahnarztpraxis: Bereich, mit dem sich gerätegebundene Einweisungen sinnvoll abstimmen lassen.
• Steuerrecht für Praxisinhaber in der Zahnarztpraxis: Grundlage für die steuerliche Behandlung von Fortbildungskosten als Betriebsausgabe.

Quellen

1. Sozialgesetzbuch Fünftes Buch (SGB V), § 95d Fortbildung der Vertragsärzte (gilt entsprechend für Vertragszahnärzte und Psychotherapeuten). Abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__95d.html
2. Einkommensteuergesetz (EStG), § 4 Gewinnbegriff im Allgemeinen, Absatz 4 und Absatz 9. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__4.html
3. Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV): Jahrbuch 2025, Kapitel Kostenstruktur und Einkommensverteilung, Tab. 5.3 und Tab. 5.15. 2025. https://www.kzbv.de/wp-content/uploads/KZBV_Jahrbuch_2025_Web_ohne_GOZ.pdf
4. Bundeszahnärztekammer (BZÄK): Musterberufsordnung der Bundeszahnärztekammer (MBO-Z), § 5 Fortbildung. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.bzaek.de/recht/musterberufsordnung.html

Unsicherheiten

Die KZBV-Kostenstrukturstatistik weist Fortbildungskosten nicht als eigene Position aus; ihre Zuordnung zur Sammelposition „übrige Betriebsausgaben” ist eine plausible, aber von der KZBV nicht bestätigte Einordnung dieser Recherche, da diese Position auch Versicherungen, Kammerbeiträge oder Bürokosten enthalten kann. Die genannten Beispielrechnungen mit 1, 2 oder 5 Prozent sind eigene Modellrechnungen ohne Bezug zu einer von KZBV oder BZÄK erhobenen oder empfohlenen Zielgröße. Konkrete Stunden- oder Punktezahlen für die Fortbildungspflicht legen die einzelnen Landeszahnärztekammern in ihren Berufsordnungen fest; diese wurden im Rahmen dieser Recherche nicht länderspezifisch geprüft und können abweichen.