Personalkostenquote Zahnarztpraxis

Kurzdefinition

Die Personalkostenquote bezeichnet den Anteil der Personalkosten am Praxisumsatz oder an den gesamten Betriebsausgaben einer Zahnarztpraxis, ausgedrückt in Prozent. Sie zeigt, welcher Teil der Einnahmen für Gehälter, Löhne und Sozialabgaben des angestellten Praxispersonals gebunden ist, und gilt als zentrale betriebswirtschaftliche Steuerungsgröße für Praxisinhaber.

Auf einen Blick

• Personalausgaben sind mit 43,1 Prozent der Betriebsausgaben (2023) der größte Kostenblock einer Zahnarztpraxis (KZBV Jahrbuch 2025).
• Von 2022 auf 2023 stiegen sie um 10,3 Prozent, stärker als die Betriebsausgaben insgesamt mit 7,4 Prozent (KZBV Jahrbuch 2025).
• Bezogen auf die Gesamteinnahmen entspricht das rechnerisch rund 29 Prozent (eigene Berechnung auf Basis KZBV Jahrbuch 2025).
• Die Betriebsausgaben insgesamt lagen 2023 bei 68,3 Prozent des Umsatzes, der Einnahmen-Überschuss bei 31,7 Prozent (KZBV Jahrbuch 2025).
• Zwischen alten (43,7 Prozent) und neuen Bundesländern (39,8 Prozent) bestand 2023 ein Abstand von rund 4 Prozentpunkten (KZBV Jahrbuch 2025).

Einordnung

Die Personalkostenquote ist keine zahnmedizinische Fachgröße, sondern eine allgemeine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die hier auf Zahnarztpraxen angewendet wird. Uneinheitlich ist in der Praxis vor allem die Bezugsgröße: Ein Teil der Berechnungen setzt die Personalkosten ins Verhältnis zum Praxisumsatz, ein anderer Teil zu den gesamten Betriebsausgaben. Beide Varianten sind gebräuchlich, liefern aber unterschiedliche Werte und sind nur innerhalb derselben Bezugsgröße vergleichbar. Die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV) selbst verwendet in ihrem Jahrbuch die Bezeichnung Personalausgaben und weist deren Anteil an den Betriebsausgaben aus; Personalkostenquote ist die in der Praxisberatung gebräuchliche Bezeichnung für dieses Verhältnis.

Datenbasis für Deutschland ist in erster Linie das Zahnärzte-Praxis-Panel des Zentralinstituts für die kassenzahnärztliche Versorgung in Deutschland (Zi), eine jährliche Befragung, deren Ergebnisse die KZBV in ihrem Jahrbuch auswertet. Getrennt davon veröffentlicht die Bundeszahnärztekammer (BZÄK) zum Deutschen Zahnärztetag ein eigenes Statistisches Jahrbuch; beide Werke stammen von unterschiedlichen Körperschaften auf Bundesebene, ihre Kennzahlen sind nicht ohne Weiteres austauschbar.

Von der Personalkostenquote begrifflich zu trennen sind die Fremdlaborausgaben. Sie zählen zu den Betriebsausgaben, betreffen aber Material- und Fertigungsleistungen externer Labore und keine eigenen Beschäftigten. Wer beide Positionen vermischt, überschätzt den tatsächlichen Personalaufwand der eigenen Praxis.

Relevanz für die Praxis

Personalausgaben sind mit einem Anteil von 43,1 Prozent an den Betriebsausgaben (2023) der größte Einzelposten im Kostengefüge einer Zahnarztpraxis, deutlich vor den Fremdlaborausgaben mit 23,6 Prozent (KZBV Jahrbuch 2025). Für die wirtschaftliche Steuerung ist diese Größenordnung relevant, weil sie den stärksten Hebel darstellt: Schon kleine Veränderungen bei den Personalkosten wirken stärker auf den Einnahmen-Überschuss als vergleichbare Veränderungen bei kleineren Positionen wie Raumkosten (6,0 Prozent) oder Zinsen (0,5 Prozent).

Bemerkenswert ist die Entwicklungsrichtung: Von 2022 auf 2023 stiegen die Personalausgaben je Praxisinhaber um 10,3 Prozent und damit deutlich stärker als die Betriebsausgaben insgesamt mit 7,4 Prozent, ihr Anteil wuchs entsprechend von 42,0 auf 43,1 Prozent (KZBV Jahrbuch 2025). Eine Ursachenanalyse für dieses überproportionale Wachstum enthält die Quelle nicht, sie weist nur den Effekt aus.

Gleichzeitig verbesserte sich der Einnahmen-Überschuss im selben Zeitraum von 31,1 auf 31,7 Prozent des Umsatzes, weil die Gesamteinnahmen mit 8,3 Prozent stärker wuchsen als die Betriebsausgaben insgesamt. Eine steigende Personalkostenquote bedeutet damit nicht zwangsläufig eine sinkende Praxisrentabilität, entscheidend ist das Verhältnis zum Umsatzwachstum.

Regional zeigt sich zudem ein Unterschied: 2023 lag die Personalkostenquote in den alten Bundesländern bei 43,7 Prozent, in den neuen Bundesländern bei 39,8 Prozent, ein Abstand von rund 4 Prozentpunkten (KZBV Jahrbuch 2025). Er hat sich gegenüber 2022 (rund 3 Prozentpunkte) leicht vergrößert: Die Personalausgaben wuchsen in den neuen Bundesländern mit 13,3 Prozent zwar stärker als in den alten Bundesländern mit 11,1 Prozent, doch legten dort auch die Betriebsausgaben insgesamt mit 11,6 Prozent fast ebenso kräftig zu, während es in den alten Bundesländern nur 8,0 Prozent waren. Für Sie als Praxisinhaber bedeutet das: Bundesweite Durchschnittswerte sind ein grober Orientierungspunkt, regionale und praxisindividuelle Faktoren verschieben die Quote spürbar.

Was bei der Umsetzung zählt

Für eine belastbare Personalkostenquote definieren Sie zuerst die beiden Bestandteile klar. Zähler sind sämtliche Personalausgaben: Löhne und Gehälter, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Aushilfen und gegebenenfalls Fremdpersonal. Nenner ist entweder der Praxisumsatz oder die Betriebsausgaben insgesamt, wobei Sie die gewählte Variante bei jedem Vergleich offen benennen sollten, da beide unterschiedliche Werte liefern.

Fremdlaborausgaben gehören nicht in den Zähler. Sie sind ein eigener Kostenblock für Material- und Fertigungsleistungen externer Labore und verzerren die Quote, wenn sie versehentlich als Personalkosten mitgezählt werden. Arbeitet Ihre Praxis stark mit Fremdlaboren, lohnt zusätzlich der Blick auf die fremdlaborbereinigten Werte, weil sonst der Nenner je nach Laboranteil schwankt und die Quote zwischen Praxen kaum vergleichbar wird.

Bei Berufsausübungsgemeinschaften mit mehreren Inhabern klären Sie zusätzlich, ob die Bezugsgröße je Praxis oder je Inhaber gebildet wird. Beide Sichtweisen sind zulässig, führen aber bei mehreren Inhabern zu unterschiedlichen absoluten Beträgen, auch wenn die Prozentanteile identisch bleiben.

Für den Zeitvergleich zählt zudem die Bereinigung von Sondereffekten. Die Jahre 2020 und 2021 sind wegen pandemiebedingter Sonderzahlungen nur eingeschränkt mit anderen Jahren vergleichbar; übernehmen Sie ein einzelnes Jahr nicht ungeprüft als Normalwert für die eigene Praxisplanung.

Zahlen und Kontext

Nach dem KZBV Jahrbuch 2025 (Datenbasis: Zahnärzte-Praxis-Panel des Zi, Erhebung 2024 für die Betriebsjahre 2022 und 2023) betrugen die Personalausgaben je Praxisinhaber 2023 199.700 Euro, das sind 43,1 Prozent der Betriebsausgaben; 2022 waren es 181.000 Euro beziehungsweise 42,0 Prozent (Tab. 5.3, S. 118).

Die Gesamteinnahmen je Praxisinhaber lagen 2023 bei 677.900 Euro, die Betriebsausgaben insgesamt bei 463.200 Euro (68,3 Prozent des Umsatzes), der Einnahmen-Überschuss bei 214.700 Euro (31,7 Prozent; 2022: 68,9 Prozent Kostenanteil, 31,1 Prozent Überschussanteil) (Tab. 5.3 und 5.15). Rechnerisch entsprechen die Personalausgaben damit rund 29 Prozent der Gesamteinnahmen; diese Umrechnung stammt nicht aus der Quelle, sondern wurde für diesen Beitrag vorgenommen.

Die Personalausgaben wuchsen von 2022 auf 2023 um 10,3 Prozent, die Betriebsausgaben insgesamt um 7,4 Prozent und die Gesamteinnahmen um 8,3 Prozent (Tab. 5.3).

Regional bestehen Unterschiede: 2023 lag die Personalkostenquote in den alten Bundesländern bei 43,7 Prozent (2022: 42,5 Prozent), in den neuen Bundesländern bei 39,8 Prozent (2022: 39,2 Prozent) (Tab. 5.7 und 5.11). Dort wuchsen die Betriebsausgaben insgesamt mit 11,6 Prozent fast so stark wie die Personalausgaben (13,3 Prozent), in den alten Bundesländern mit nur 8,0 Prozent deutlich schwächer als deren Personalausgaben (11,1 Prozent).

Langfristig stieg der Umsatz je Praxisinhaber zwischen 1992 und 2023 um 101 Prozent (2,3 Prozent pro Jahr), die Kosten um 95 Prozent (2,2 Prozent pro Jahr) (Abb. 5.16, S. 130).

Auch das Statistische Bundesamt erhebt periodisch Kostenstrukturdaten zu Arzt- und Zahnarztpraxen; eine neue Ausgabe war laut Pressevorschau für den 23.07.2026 angekündigt und lag zum Prüfdatum dieses Beitrags noch nicht vor.

Typische Fehler

Die Personalkostenquote wird ohne einheitliche Bezugsgröße verglichen. Wer einmal auf den Umsatz, einmal auf die Betriebsausgaben rechnet, vergleicht nicht kompatible Werte; Vorjahres- und Jahrbuchvergleiche werden dadurch unbrauchbar.

Fremdlaborausgaben fließen in den Personalkostenblock ein. Die Quote erscheint verzerrt, da Fremdlaborausgaben 2023 mit 23,6 Prozent der Betriebsausgaben einen eigenständigen, ähnlich großen Kostenblock bilden (KZBV Jahrbuch 2025).

Ein Jahr mit Sondereffekten wird als Normalwert übernommen. Die Jahre 2020 und 2021 enthalten pandemiebedingte Sonderzahlungen, die den Einnahmen-Überschuss verzerren (KZBV Jahrbuch 2025); eine darauf gestützte Kostenplanung geht von einem untypischen Ausgangswert aus.

Bundesweite Durchschnittswerte werden unreflektiert übernommen. Zwischen alten und neuen Bundesländern liegt die Personalkostenquote 2023 rund 4 Prozentpunkte auseinander (KZBV Jahrbuch 2025); Praxisgröße, Fachrichtung und Standort verschieben den realistischen Vergleichswert zusätzlich.

Häufige Fragen

Wie hoch ist die durchschnittliche Personalkostenquote einer Zahnarztpraxis? Nach dem KZBV Jahrbuch 2025 lagen die Personalausgaben 2023 bei 43,1 Prozent der Betriebsausgaben je Praxisinhaber (2022: 42,0 Prozent), bezogen auf die Gesamteinnahmen rechnerisch rund 29 Prozent. Beide Werte sind bundesweite Durchschnitte, die Quote der eigenen Praxis hängt von Standort und Personalstruktur ab.

Ist eine steigende Personalkostenquote automatisch ein Alarmsignal? Nicht zwangsläufig. Von 2022 auf 2023 stieg sie von 42,0 auf 43,1 Prozent der Betriebsausgaben, gleichzeitig verbesserte sich der Einnahmen-Überschuss von 31,1 auf 31,7 Prozent des Umsatzes, weil die Gesamteinnahmen stärker wuchsen als die Kosten. Entscheidend ist das Verhältnis von Personalkosten- zu Umsatzwachstum.

Zählen Fremdlaborausgaben zu den Personalkosten? Nein. Fremdlaborausgaben sind ein eigener Posten der Betriebsausgaben für Material- und Fertigungsleistungen externer Labore, 2023 mit 23,6 Prozent der zweitgrößte Kostenblock nach den Personalausgaben. Wer beide Positionen vermischt, überschätzt den tatsächlichen Personalaufwand der eigenen Praxis und verzerrt Vergleiche.

Unterscheidet sich die Personalkostenquote zwischen alten und neuen Bundesländern? Ja. 2023 lag sie in den alten Bundesländern bei 43,7 Prozent der Betriebsausgaben, in den neuen bei 39,8 Prozent, ein Abstand von rund 4 Prozentpunkten (2022: rund 3 Prozentpunkte). Der Abstand hat sich leicht vergrößert, obwohl die Personalausgaben in den neuen Bundesländern in Euro stärker wuchsen als in den alten.

Wie berechnet man die Personalkostenquote der eigenen Praxis? Personalausgaben wie Löhne, Gehälter und Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung werden durch die gewählte Bezugsgröße geteilt, Praxisumsatz oder Betriebsausgaben insgesamt, und mit 100 multipliziert. Fremdlaborausgaben gehören nicht in den Zähler. Die Bezugsgröße sollte bei jedem Vergleich offen benannt und konsistent beibehalten werden.

Verwandte Begriffe

ZFA-Gehalt und Einstufung: der größte Einzeltreiber der Personalkosten, da Zahnmedizinische Fachangestellte den größten Personalanteil stellen.

Bonusmodell für Praxispersonal: variable Vergütungsbestandteile, die die Personalkostenquote zusätzlich zum Grundgehalt beeinflussen.

Kostenstruktur Zahnarztpraxis: die übergeordnete Gliederung aller Betriebsausgaben, in die sich die Personalkostenquote als Teilgröße einordnet.

Fremdlaborkosten Zahnarztpraxis: der zweitgrößte Kostenblock, von den Personalkosten sauber abzugrenzen.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung Zahnarztpraxis: das steuerliche Rechenwerk, aus dem Umsatz, Betriebsausgaben und damit auch die Personalkostenquote hervorgehen.

Quellen

1. Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV): Jahrbuch 2025, Kapitel “Betriebswirtschaftliche Daten der Zahnarztpraxen”, Abschnitt “Kostenstruktur und Einkommensverteilung”, Tab. 5.3, 5.7, 5.11, 5.15 sowie Abb. 5.1, 5.6, 5.16, S. 116 bis 131. 2025. https://www.kzbv.de/wp-content/uploads/KZBV_Jahrbuch_2025_Web_ohne_GOZ.pdf
2. Bundeszahnärztekammer (BZÄK): Daten und Zahlen. Fassung abgerufen am 22.07.2026. https://www.bzaek.de/ueber-uns/daten-und-zahlen.html
3. Statistisches Bundesamt (Destatis): Pressevorschau, Ankündigung der Veröffentlichung “Aufwendungen, Einnahmen und Reinerträge von Arzt-, Zahnarzt- und psychotherapeutischen Praxen” für den 23.07.2026. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.destatis.de/DE/Home/_inhalt.html
4. Institut der Deutschen Zahnärzte (IDZ): Zahnärztliche Existenzgründungsforschung, InvestMonitor. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.idz.institute/leuchtturmprojekte/zahnaerztliche-existenzgruendungsforschung/
5. Zentralinstitut für die kassenzahnärztliche Versorgung in Deutschland (Zi): Zahnärzte-Praxis-Panel. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.zi.de/themen/panel-befragungen-und-oekonomie/zahnaerzte-praxis-panel

Unsicherheiten

Zur Personalkostenquote nach Fachrichtung, etwa für kieferorthopädisch tätige Praxen, oder nach Praxisform und Praxisgröße enthält die ausgewertete KZBV-Quelle keine Angaben; entsprechende Werte fehlen deshalb bewusst. Eine auf der Website der Bundeszahnärztekammer veröffentlichte Kennzahl zu kostendeckenden Erlösen je Behandlungsstunde ließ sich keinem Erhebungsjahr zuordnen und wurde nicht übernommen. Die Ursachen für das überproportionale Wachstum der Personalausgaben zwischen 2022 und 2023, etwa Fachkräfteknappheit oder Tarifentwicklung, benennt die Quelle nicht. Eine neue amtliche Kostenstrukturerhebung des Statistischen Bundesamts war für den 23.07.2026 angekündigt und lag zum Prüfdatum dieses Beitrags noch nicht vor; künftige Überarbeitungen sollten sie ergänzend prüfen.