Recall-Management wirtschaftlich betrachten: Kennzahlen

Kurzdefinition

Recall-Management wirtschaftlich zu betrachten heißt, das Erinnerungssystem für Kontroll- und Prophylaxetermine nicht allein als organisatorische Aufgabe zu behandeln, sondern als Steuerungsgröße für Kapazitätsauslastung, Bonusheft-Kontinuität und planbaren Wiederkehrumsatz. Im Mittelpunkt stehen die Rücklaufquote der Recall-Kontakte und der Anteil, den wiederkehrende Termine an der gesamten Behandlungskapazität einnehmen.

Auf einen Blick

Bei rund der Hälfte der Zahnersatzversorgungen erreichten Versicherte 2024 nicht den höchsten Festzuschuss, wodurch ihnen Zuschüsse in einer Größenordnung von rund 290 Millionen Euro pro Jahr entgingen (KZBV 2025) [1].
Der fallgewichtete durchschnittliche GKV-Zuschuss stieg von 62,8 Prozent im Jahr 2019 auf 70,5 Prozent im Jahr 2024 (KZBV 2025) [1].
2024 nahmen 69,0 Prozent der GKV-Versicherten konservierend-chirurgische Leistungen in Anspruch, mit einem Abstand zwischen alten Ländern (68,0 Prozent) und neuen Ländern (74,0 Prozent) (KZBV 2025) [1].
Die Inanspruchnahmequote der Individualprophylaxe bei 6- bis unter 18-Jährigen lag 2024 bei 67,4 Prozent, nach 67,8 Prozent im Vorjahr (KZBV 2025) [1].
Zur unmittelbaren betriebswirtschaftlichen Wirkung eines Recalls selbst, etwa Bindungsraten oder Mehrumsatz je zurückgeholtem Termin, liegen aus den ausgewerteten Stufe-1-Quellen keine belastbaren Daten vor.

Einordnung

Wirtschaftlich betrachtet ist ein Recall zunächst ein Instrument der Kapazitätssteuerung. Ein leerer Behandlungsstuhl am Dienstagnachmittag lässt sich am Mittwoch nicht nachholen, die Kapazität verfällt endgültig. Ein funktionierendes Recall füllt genau diese Lücken planbar mit Terminen, deren Bedarf bereits feststeht, bevor die Woche beginnt, statt auf zufällig eingehende Neuanfragen zu warten.

Davon zu unterscheiden ist das fachliche Prophylaxe-Konzept, das festlegt, welche Patientengruppe in welchem Abstand welche Leistung erhält. Das Konzept liefert die Intervalle, das Recall organisiert deren wirtschaftliche Nutzung im Terminbuch. Ein Recall ohne hinterlegtes Konzept hat keine Fristen, die es überwachen könnte; ein Konzept ohne Recall bleibt eine Absicht ohne organisatorischen Unterbau.

Die wirtschaftliche Betrachtung unterscheidet zudem zwei Wirkungsebenen. Die direkte Ebene ist der Umsatz aus der Recall-Leistung selbst, etwa einer professionellen Zahnreinigung als Selbstzahlerleistung. Die indirekte Ebene betrifft den Bonus nach § 55 SGB V: Nur wer sich im vorgeschriebenen Rhythmus untersuchen lässt, erreicht ein lückenloses Bonusheft und damit einen höheren Festzuschuss beim späteren Zahnersatz [2]. Ein funktionierendes Recall wirkt damit auch auf Behandlungen, die erst Jahre später anstehen.

Relevanz für die Praxis

Für die laufende Steuerung Ihrer Praxis ist ein Recall in erster Linie ein Mittel gegen verderbliche Kapazität. Jede freie Viertelstunde im Terminbuch, die nicht durch einen planbaren Recall-Termin belegt wird, ist unwiederbringlich verloren. Ein Recall, der zuverlässig einen bekannten Teil der Kapazität mit wiederkehrenden Patientinnen und Patienten füllt, senkt das Risiko von Leerlauf stärker als jede zusätzliche Neupatientenkampagne, weil er auf bereits bestehende Nachfrage trifft statt neue erst erzeugen zu müssen.

Der zweite wirtschaftliche Hebel liegt in der Bonusheft-Kette. Da der fallgewichtete GKV-Zuschuss zum Zahnersatz von 62,8 Prozent im Jahr 2019 auf 70,5 Prozent im Jahr 2024 gestiegen ist, die Hälfte der Versorgungen 2024 aber weiterhin nicht den Höchstzuschuss erreichte [1], liegt hier ein struktureller Hebel: Ein Recall, der die jährliche beziehungsweise halbjährliche Kontrolluntersuchung zuverlässig sichert, hält das Bonusheft lückenlos und senkt damit den Eigenanteil, den Patientinnen und Patienten bei einer späteren, oft deutlich teureren Zahnersatzversorgung tragen. Ein niedrigerer gefühlter Eigenanteil erleichtert erfahrungsgemäß die Annahme eines Heil- und Kostenplans, auch wenn sich diese Wirkung selbst nicht in einer offiziellen Statistik beziffern lässt.

Die dritte Ebene betrifft den planbaren Wiederholungsumsatz aus Selbstzahlerleistungen wie der professionellen Zahnreinigung. Dieser Umsatz ist strukturell anders als Neupatientenumsatz: Er hängt nicht von Marketingausgaben ab, sondern fast ausschließlich davon, wie zuverlässig das Recall die fällige Patientin oder den fälligen Patienten tatsächlich erreicht und zu einem Termin bewegt.

Für kieferorthopädische Praxen verschiebt sich die wirtschaftliche Gewichtung in Richtung der Retentionsphase. Nach Abschluss der aktiven Behandlung hält ein Recall die über Jahre aufgebaute Bindung zur Familie aufrecht, aus der sich häufig Folgebehandlungen bei Geschwistern oder eine spätere Erwachsenenbehandlung ergeben. 2024 gab es rund 456.700 kieferorthopädische Neuplanungen (KZBV 2025) [1]; eine gesonderte, belastbare Kennzahl dazu, welchen Umsatzanteil ein funktionierendes Retentions-Recall an diesen Folgebehandlungen hat, ließ sich in den ausgewerteten Quellen nicht finden.

Was bei der Umsetzung zählt

Da für die wirtschaftliche Wirkung eines Recalls selbst keine bundesweiten Vergleichswerte vorliegen, führt an einer eigenen Kennzahlenbildung kein Weg vorbei. Sinnvoll sind mindestens drei Werte: die Rücklaufquote, also der Anteil angeschriebener Patientinnen und Patienten, aus denen tatsächlich ein Termin wird; der Anteil, den Recall-Termine an der gesamten verfügbaren Behandlungskapazität einnehmen; und die Ausfallquote bei Recall-Terminen im Vergleich zu regulär vereinbarten Terminen.

Werten Sie diese Kennzahlen über Quartale statt über einzelne Wochen aus. Bei den üblichen Fallzahlen einer Einzelpraxis schwanken Wochenwerte so stark, dass sich Zufall kaum von echten Entwicklungen unterscheiden lässt.

Prüfen Sie außerdem, welcher Erinnerungskanal tatsächlich zu Terminen führt, und stellen Sie diesen Erfolg dem organisatorischen Aufwand je Kanal gegenüber. Ein telefonischer Recall bindet mehr Personalzeit als eine elektronische Erinnerung, erreicht aber unter Umständen auch Patientinnen und Patienten, die auf elektronischem Weg gar nicht angesprochen werden dürfen, etwa mangels vorheriger Einwilligung.

Priorisieren Sie Patientengruppen nach wirtschaftlicher Dringlichkeit statt alle gleich zu behandeln. Patientinnen und Patienten kurz vor Ablauf der Jahresfrist für die Bonusheft-Untersuchung, Personen mit anstehender unterstützender Parodontitistherapie und kieferorthopädische Patientinnen und Patienten in der Retentionsphase haben unterschiedliches wirtschaftliches Gewicht und rechtfertigen unterschiedlichen Aufwand bei der Ansprache.

Etablieren Sie die Auswertung als wiederkehrendes Ritual, vergleichbar einer betriebswirtschaftlichen Auswertung, statt das Recall einmalig einzurichten und danach unbeobachtet laufen zu lassen. Der wirtschaftliche Ertrag entsteht nicht durch die Einrichtung, sondern durch die kontinuierliche Pflege von Rückläufern und Wiedervorlagen.

Zahlen und Kontext

Die belastbaren Zahlen betreffen vor allem das Umfeld, in dem ein Recall wirkt, nicht das Recall selbst. Der fallgewichtete durchschnittliche GKV-Zuschuss zum Zahnersatz stieg von 62,8 Prozent (2019) auf 70,5 Prozent (2024); gleichzeitig erreichte 2024 rund die Hälfte der Versorgungen nicht den Höchstzuschuss, was einer Größenordnung von rund 290 Millionen Euro entgangener Zuschüsse pro Jahr entspricht (KZBV 2025) [1]. Die Inanspruchnahme konservierend-chirurgischer Leistungen lag 2024 bei 69,0 Prozent der GKV-Versicherten, mit einem Stadt-Land- beziehungsweise Ost-West-Gefälle zwischen 68,0 und 74,0 Prozent (KZBV 2025) [1]. Die Individualprophylaxe-Quote bei 6- bis unter 18-Jährigen sank leicht von 67,8 Prozent (2023) auf 67,4 Prozent (2024) (KZBV 2025) [1].

Eine bundesweite Kennzahl dazu, wie viel zusätzlichen Umsatz oder welche Bindungsrate ein strukturiertes Recall gegenüber einer Praxis ohne systematisches Recall erzielt, existiert in den ausgewerteten Quellen nicht. Diese Lücke ist der eigentliche Grund, weshalb die eigene Kennzahlenbildung nach Praxis wichtiger ist als die Suche nach einem externen Benchmark.

Typische Fehler

Recall nur als Pflichtaufgabe, nicht als Auslastungssteuerung verstehen. Wird das Recall allein unter dem Gesichtspunkt der Erinnerungspflicht organisiert, bleibt sein Beitrag zur Kapazitätsauslastung ungenutzt und ungemessen.

Keine eigene Rücklaufquote erheben. Ohne diese Kennzahl lässt sich nicht unterscheiden, ob ein schwacher Monat am Recall-Prozess oder an anderen Ursachen liegt.

Freie Kapazität verfallen lassen statt aktiv nachzusteuern. Bleibt eine Lücke im Terminbuch trotz bekannter, fälliger Patientinnen und Patienten ungenutzt, geht ein Teil der Praxiskapazität endgültig verloren.

Bonusheft-Wirkung nicht mit der Beratung zu Zahnersatz verknüpfen. Ein Recall, das die Kontrolluntersuchung sichert, aber nicht mit der Aufklärung über den steigenden Festzuschuss verbunden wird, lässt einen Teil seiner wirtschaftlichen Wirkung ungenutzt.

Alle Recall-Patienten gleich priorisieren. Wer nicht nach wirtschaftlicher Dringlichkeit unterscheidet, etwa zwischen einer knapp bevorstehenden Bonusheft-Frist und einer unverbindlichen Routinekontrolle, verteilt begrenzte Personalzeit ungezielt.

Häufige Fragen

Lohnt sich ein Recall-System wirtschaftlich? Belastbare, bundesweite Ertragszahlen dafür liegen aus den ausgewerteten Stufe-1-Quellen nicht vor. Strukturell spricht dafür, dass ein Recall verderbliche Kapazität nutzt und die Bonusheft-Kontinuität sichert, die wiederum den Eigenanteil bei späterem Zahnersatz senkt. Eine belastbare Rendite lässt sich daraus nicht seriös beziffern, nur die eigene, praxisindividuelle Auswertung.

Welche Kennzahlen sollte ich für mein Recall führen? Mindestens die Rücklaufquote der angeschriebenen Patientinnen und Patienten, den Anteil der Recall-Termine an der gesamten Behandlungskapazität und die Ausfallquote bei Recall-Terminen im Vergleich zu regulären Terminen, ausgewertet über Quartale statt über einzelne Wochen.

Wie hängt das Bonusheft wirtschaftlich mit dem Recall zusammen? Der Festzuschuss zum Zahnersatz steigt mit lückenlos geführtem Bonusheft von 60 auf bis zu 75 Prozent [2]. Ein Recall, das die dafür nötige jährliche beziehungsweise halbjährliche Kontrolluntersuchung sichert, senkt damit den späteren Eigenanteil der Patientinnen und Patienten und erleichtert erfahrungsgemäß die Annahme umfangreicherer Behandlungspläne.

Wie viel Kapazität sollte ich für Recall-Termine einplanen? Eine allgemeingültige Quote nennt keine der ausgewerteten Quellen. Sinnvoll ist, den tatsächlichen Anteil in der eigenen Praxis zu messen und ihn bewusst zu steuern, statt ihn dem Zufall der Terminbuchführung zu überlassen.

Unterscheidet sich die wirtschaftliche Bedeutung des Recalls nach Patientengruppe? Ja. Erwachsene mit anstehender Bonusheft-Frist, Parodontitis-Nachsorgepatienten und kieferorthopädische Patientinnen und Patienten in der Retentionsphase haben unterschiedliches wirtschaftliches Gewicht und rechtfertigen eine unterschiedliche Priorisierung der Ansprache.

Quellen

Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV): Jahrbuch 2025. Statistische Basisdaten zur vertragszahnärztlichen Versorgung. 2025. https://www.kzbv.de/wp-content/uploads/KZBV_Jahrbuch_2025_Web_ohne_GOZ.pdf
Sozialgesetzbuch (SGB) Fünftes Buch: § 55 Leistungsanspruch (Festzuschüsse bei Zahnersatz, Bonusregelung). Fassung abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__55.html
Sozialgesetzbuch (SGB) Fünftes Buch: § 22 Verhütung von Zahnerkrankungen (Individualprophylaxe). Fassung abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__22.html

Unsicherheiten

Zur unmittelbaren betriebswirtschaftlichen Wirkung eines Recall-Systems selbst, etwa Bindungsraten, zusätzlichem Umsatz je zurückgeholtem Termin oder einer branchenüblichen Rücklaufquote, liegen aus den ausgewerteten Stufe-1-Quellen keine Daten vor; entsprechende Kennzahlen müssen praxisindividuell erhoben werden. Der im Beitrag beschriebene Zusammenhang zwischen lückenlosem Bonusheft und höherer Annahmequote bei Zahnersatz-Heil- und Kostenplänen ist plausibel aus der Festzuschussregelung abgeleitet, aber nicht durch eine eigene Kennzahl der ausgewerteten Quellen belegt. Die Kennzahl zu kieferorthopädischen Neuplanungen 2024 stammt aus dem KZBV Jahrbuch 2025; ein gesonderter Beleg für die wirtschaftliche Wirkung des Recalls in der Retentionsphase ließ sich nicht auffinden. Dieser Beitrag gibt den Stand vom 22.07.2026 wieder.

Dieser Beitrag wurde redaktionell erstellt und fachlich geprüft. Er ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.

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