Stuhlauslastung berechnen

Kurzdefinition

Die Stuhlauslastung misst, wie viel der verfügbaren Behandlungszeit an einem Behandlungsstuhl tatsächlich für Patientenbehandlungen genutzt wird. Sie ergibt sich aus dem Verhältnis von belegter zu verfügbarer Behandlungszeit und zeigt an, wie wirtschaftlich eine Praxis ihre teuerste Ressource, den Behandlungsplatz, über einen bestimmten Zeitraum tatsächlich ausschöpft.

Auf einen Blick

• Formel: Stuhlauslastung in Prozent = belegte Behandlungszeit ÷ verfügbare Behandlungszeit × 100.
• Deutsche Zahnarztpraxen verfügen im Bundesdurchschnitt über 3,4 Behandlungsstühle je Praxis, Stand Berichtsjahr 2023 [1].
• Praxisinhaber behandelten 2023 im Bundesdurchschnitt 32,5 Stunden pro Woche; bei 42 Arbeitswochen ergeben sich daraus rechnerisch 1.365 Behandlungsstunden im Jahr [1].
• Jede ungenutzte Behandlungsstunde lässt bereits angefallene Betriebsausgaben von rund 259 Euro (Bundesdurchschnitt 2023, ohne Fremdlabor) ungedeckt [1].
• In der Praxisberatung wird häufig ein Zielkorridor von etwa 80 bis 95 Prozent genannt; eine amtliche Referenzgröße dafür existiert nicht [4].

Einordnung

Die Stuhlauslastung gehört zu den betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, mit denen Praxisinhaber die Kapazitätsnutzung ihrer Praxis bewerten, vergleichbar der Kapazitätsauslastung in der Industrie, hier übertragen auf den Behandlungsstuhl als knappste und teuerste Ressource. Anders als der Honorarumsatz je Behandlungsstunde oder die Fallzahl ist die Stuhlauslastung keine Kennzahl, die von der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung, der Bundeszahnärztekammer oder einer Landeskörperschaft einheitlich definiert oder amtlich erhoben wird. Der Begriff stammt aus der Praxisberatung, der Steuerberatung sowie von Anbietern von Praxisverwaltungssoftware und wird dort nicht immer deckungsgleich abgegrenzt.

Datengrundlagen liefern indirekt amtsnahe Erhebungen: Das Zahnärzte-Praxis-Panel des Zentralinstituts für die kassenzahnärztliche Versorgung, dessen Ergebnisse die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung jährlich im Jahrbuch veröffentlicht, erfasst unter anderem die durchschnittliche Behandlungszeit je Praxisinhaber und die Anzahl der Behandlungsstühle je Praxis [1]. Ergänzend fließt in vergleichende Auswertungen zu Kosten und Einkommen auch die Kostenstrukturerhebung des Statistischen Bundesamts ein, die turnusmäßig auch Zahnarztpraxen einbezieht [3]. Diese Werte dienen als Vergleichsgrößen für Ihre eigene Praxis, ersetzen aber keine praxiseigene Zeiterfassung, da sie über sehr unterschiedliche Praxisgrößen, Fachrichtungen und Regionen mitteln.

Von der Stuhlauslastung zu unterscheiden ist die Behandler-Auslastung, die die Arbeitszeit von Zahnärztinnen und Zahnärzten statt der Stuhlzeit betrachtet. Beide Kennzahlen fallen auseinander, sobald mehrere Behandler einen Stuhl teilen oder ein Behandler mehrere Stühle parallel betreut.

Relevanz für die Praxis

Die wirtschaftliche Bedeutung der Stuhlauslastung ergibt sich aus der Kapitalintensität der Zahnarztpraxis. Die Übernahme einer Einzelpraxis kostete 2024 im Durchschnitt 450.000 Euro Investitionsvolumen, eine Neugründung im Median 690.000 Euro [2]. Ein wesentlicher Teil dieser Summe entfällt auf Behandlungseinheiten und die Einrichtung der Behandlungsräume. Bleibt ein Stuhl in Ihrer Praxis ungenutzt, verzinst sich dieses gebundene Kapital nicht.

Hinzu kommen laufende Kosten, die weitgehend unabhängig davon anfallen, ob ein Stuhl belegt ist oder leer steht: Miete, Abschreibungen, Versicherungen und ein erheblicher Teil der Personalkosten. Nach dem Jahrbuch 2025 der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung entsprachen die durchschnittlichen Betriebsausgaben eines Praxisinhabers 2023, umgerechnet auf die Behandlungszeit, 259 Euro je Behandlungsstunde ohne Fremdlaborkosten; um zusätzlich das Zahnarzteinkommen zu erwirtschaften, war ein Honorarumsatz von 416 Euro je Behandlungsstunde nötig, unter Einbeziehung von Fremdlaborkosten 497 Euro [1]. Sinkt die Stuhlauslastung, verteilen sich diese Kosten auf weniger produktive Stunden, mit entsprechendem Druck auf Ihren Einnahmen-Überschuss.

Der Fachkräftemangel verschärft die Lage zusätzlich: Rund 43 Prozent der Praxen mussten laut einer Sonderbefragung im Jahrbuch 2025 der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung ihr Behandlungsangebot bereits einschränken, weil Personal fehlte, allen voran Zahnmedizinische Fachangestellte [1]. Ohne besetzte Assistenzstellen lässt sich ein vorhandener Stuhl oft nicht bedarfsgerecht belegen, selbst wenn ausreichend Nachfrage vorhanden wäre. Für Sie als Praxisinhaber ist die Stuhlauslastung damit ein Frühindikator, an dem sich Termin- und Personalprobleme ablesen lassen, bevor sie sich in sinkendem Umsatz niederschlagen.

Was bei der Umsetzung zählt

Für eine belastbare Berechnung benötigen Sie für jeden Behandlungsstuhl eine eigene Zeiterfassung, getrennt von der Arbeitszeit einzelner Behandler. Als verfügbare Zeit zählt die Zeit, in der ein Stuhl planmäßig mit Personal besetzt und einsatzbereit ist, abzüglich fest eingeplanter Reinigungs-, Wartungs- und Rüstzeiten. Als belegte Zeit zählt ausschließlich die Zeit tatsächlich durchgeführter Behandlungen, nicht die im Terminkalender reservierte Zeit.

Kurzfristige Absagen und Nichterscheinen verzerren das Bild in der Praxis am stärksten. Nach einer Sonderbefragung im Jahrbuch 2025 der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung berichten 78,6 Prozent der Praxen von höchstens 5 Prozent kurzfristig abgesagten Terminen, ein nahezu identischer Anteil von 78,4 Prozent von höchstens 5 Prozent Nichterscheinen ohne Absage; in einzelnen Praxen liegen diese Anteile jedoch deutlich höher [1]. Ein funktionierendes Erinnerungs- und Recall-System wirkt direkt auf Ihre Stuhlauslastung, da es genau diese Leerzeiten reduziert.

Werten Sie die Kennzahl regelmäßig aus, mindestens monatlich und je Stuhl einzeln, statt einmalig Stichproben zu ziehen, da die Auslastung saisonal und wochentagsabhängig schwankt. Bewusst freigehaltene Pufferzeiten für Notfälle sollten Sie dabei nicht automatisch als Leerstand werten, sondern gesondert ausweisen.

Zahlen und Kontext

• 3,4 Behandlungsstühle je Praxis im Bundesdurchschnitt 2023, in den alten Bundesländern 3,5, in den neuen Bundesländern 2,9 [1].
• 32,5 Stunden Behandlungszeit je Praxisinhaber pro Woche im Bundesdurchschnitt 2023, bei einer Gesamtarbeitszeit von 44,0 Stunden; das entspricht bei 42 Arbeitswochen rechnerisch rund 1.365 Behandlungsstunden im Jahr [1].
• 259 Euro Betriebsausgaben je Behandlungsstunde ohne Fremdlabor und 416 Euro nötiger Honorarumsatz je Behandlungsstunde im Bundesdurchschnitt 2023, mit Fremdlaborkosten 497 Euro Gesamtumsatz je Behandlungsstunde [1].
• 450.000 Euro durchschnittliches Investitionsvolumen bei Übernahme einer Einzelpraxis 2024, 690.000 Euro Median bei einer Neugründung [2].
• Rund 43 Prozent der Praxen mussten das Behandlungsangebot 2024 wegen Personalmangels bereits einschränken [1].
• Ein Zielkorridor von etwa 80 bis 95 Prozent Stuhlauslastung kursiert in der Praxisberatung als Orientierungswert, ohne amtliche Grundlage [4].

Typische Fehler

Stuhlzeit und Behandlerzeit vermischt: Wird nur die Arbeitszeit der Zahnärztin oder des Zahnarztes erfasst statt der Zeit je Stuhl, bleibt unsichtbar, dass ein Stuhl leer steht, während der Behandler an einem anderen Platz arbeitet. Die Kennzahl täuscht dann eine höhere Auslastung vor, als am einzelnen Stuhl tatsächlich vorliegt.

Verfügbare Zeit zu großzügig angesetzt: Wer die gesamten Öffnungszeiten der Praxis statt der tatsächlich bemannten und einsatzbereiten Stuhlzeit als Nenner verwendet, unterschätzt die reale Auslastung systematisch und leitet daraus womöglich einen Investitionsbedarf ab, der gar nicht besteht.

Reservierte statt tatsächlich genutzte Zeit gezählt: Wird die im Terminkalender geblockte Zeit mit belegter Zeit gleichgesetzt, verschwinden Leerzeiten durch Absagen und Nichterscheinen aus der Rechnung. Die Kennzahl bildet dann den Sollplan ab, nicht die tatsächliche Nutzung.

Einmalige Momentaufnahme statt laufender Erfassung: Eine Auswertung einzelner Wochen, etwa direkt vor oder nach Ferienzeiten, verzerrt das Bild saisonal. Entscheidungen zu Personal oder Terminvergabe auf dieser Basis gehen am tatsächlichen Jahresmuster Ihrer Praxis vorbei.

Häufige Fragen

Ist eine möglichst hohe Stuhlauslastung immer das Ziel? Nein. Werte deutlich über 95 Prozent lassen laut Praxisberatung kaum noch Puffer für Notfälle oder länger dauernde Behandlungen und erhöhen das Risiko von Wartezeiten und Personalüberlastung. Eine Kennzahl nahe 100 Prozent ist damit kein reines Erfolgssignal, sondern kann auf eine zu enge Taktung Ihrer Terminplanung hindeuten.

Wie unterscheidet sich die Stuhlauslastung von der Behandler-Auslastung? Die Stuhlauslastung bezieht sich auf den Behandlungsplatz, die Behandler-Auslastung auf die Arbeitszeit von Zahnärztin oder Zahnarzt. Beide Werte können deutlich auseinanderfallen, etwa wenn ein Behandler zwischen mehreren Stühlen wechselt, ein Stuhl von mehreren Behandlern nacheinander genutzt wird oder Assistenzpersonal Vor- und Nachbereitung an einem Stuhl übernimmt, während der Behandler bereits am nächsten Platz weiterarbeitet.

Gilt die Berechnung auch für kieferorthopädische Praxen? Die Formel selbst gilt unverändert. In der Praxis zeigt sich aber, dass kieferorthopädische Behandler wegen kurzer, getakteter Kontrollsitzungen wie Bogenwechseln häufig mehrere Stühle gleichzeitig betreuen und zwischen ihnen wechseln. Eine reine Pro-Stuhl-Betrachtung ohne Bezug zur tatsächlichen Behandlerzahl kann das Bild in solchen Praxen daher stärker verzerren als in der Allgemeinzahnmedizin mit ihrem üblichen Verhältnis von einem Behandler je Stuhl.

Welche Daten benötigen Sie mindestens für die Berechnung? Notwendig sind je Stuhl die planmäßig verfügbare, tatsächlich besetzte Zeit sowie die Zeit tatsächlich durchgeführter Behandlungen über einen längeren Zeitraum von mehreren Monaten. Idealerweise stammen beide Werte aus dem ohnehin genutzten Praxisverwaltungssystem, ergänzt um Angaben zu Absagen und Nichterscheinen, und nicht aus einer einmaligen Schätzung oder einer kurzen Stichprobenwoche.

Verwandte Begriffe

Stundensatz der Zahnarztpraxis: der kalkulatorische Umsatz, der je Behandlungsstunde erwirtschaftet werden muss, um Kosten und Einkommen zu decken [5].

Break-Even-Umsatz der Zahnarztpraxis: der Mindestumsatz, ab dem eine Praxis ihre Fixkosten und variablen Kosten vollständig deckt.

Terminausfallquote: der Anteil kurzfristig abgesagter oder ohne Absage versäumter Termine, eine der Hauptursachen für ungenutzte Stuhlzeit.

BWA-Kennzahlen der Zahnarztpraxis: die in der betriebswirtschaftlichen Auswertung erfassten Kosten- und Umsatzgrößen, aus denen sich Stundensätze und Auslastungswerte ableiten lassen.

Personalschlüssel je Behandler: das Verhältnis von Zahnmedizinischen Fachangestellten zu Behandlern, das mitbestimmt, wie viele Stühle gleichzeitig bedienbar sind.

Quellen

1. Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV): Jahrbuch 2025. Statistische Basisdaten zur vertragszahnärztlichen Versorgung. 2025. https://www.kzbv.de/wp-content/uploads/KZBV_Jahrbuch_2025_Web_ohne_GOZ.pdf
2. Institut der Deutschen Zahnärzte (IDZ), Klingenberger, D., Köhler, B.: Investitionen bei der zahnärztlichen Existenzgründung 2024 (InvestMonitor Zahnarztpraxis). Zahnmed Forsch Versorg 2025, 5: 03. 2025. https://www.idz.institute/fileadmin/Content/Publikationen-PDF/Weitere_Dokumente/Online-Journal_03_2025.pdf
3. Statistisches Bundesamt (Destatis): Kostenstrukturerhebung im medizinischen Bereich, Zahnarztpraxen, Berichtsjahr 2023. 2024. https://erhebungsportal.estatistik.de/Erhebungsportal/informationen/kostenstrukturerhebung-im-medizinischen-bereich-624
4. bookedoutdentist.de: Kennzahlen Zahnarztpraxis. Konkrete Benchmarks aus 200+ Praxen. 2026. https://www.bookedoutdentist.de/kennzahlen-zahnarztpraxis/
5. ZWP online, Stolz, M., Nehlsen, M.: Stundensätze und Leerzeiten in der Zahnarztpraxis. 2023. https://www.zwp-online.info/zwpnews/wirtschaft-und-recht/praxismanagement/stundensatze-in-der-zahnarztpraxis

Unsicherheiten

Für den Begriff Stuhlauslastung gibt es keine einheitliche, amtliche oder kammerseitig festgelegte Definition. Die im Text genannte Formel sowie der Zielkorridor von etwa 80 bis 95 Prozent stammen aus der Praxisberatung [4] und werden dort mit unterschiedlichen Bandbreiten verwendet; eine unabhängige Überprüfung dieser Bandbreite war im Rahmen der Recherche nicht möglich. Die Zahlen des Jahrbuchs der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung zur Behandlungszeit gelten je Praxisinhaber, die Zahl der Behandlungsstühle je Praxis insgesamt; beide Werte lassen sich nicht direkt gegeneinander teilen, um eine bundesweite Stuhlauslastung zu errechnen, da Praxen unterschiedlich viele Behandler je Stuhl beschäftigen. Die Investitionszahlen des IDZ beruhen ausschließlich auf Finanzierungsfällen einer einzelnen Bank und sind nach eigener methodischer Einordnung des Instituts nur eingeschränkt auf alle Existenzgründungen übertragbar [2].