ZFA Bewerbungen erhalten in der Zahnarztpraxis

Kurzdefinition

ZFA-Bewerbungen erhalten bezeichnet den Prozess, in dem Zahnarztpraxen Bewerbungen für die Ausbildung oder Anstellung als Zahnmedizinische Fachangestellte empfangen, sichten und beantworten. Dazu gehören die rechtssichere Stellenausschreibung, der Umgang mit Bewerberdaten nach Datenschutzrecht sowie eine Marktlage, in der ZFA laut Bundesagentur für Arbeit der bundesweit am stärksten von Fachkräftemangel betroffene Beruf sind.

Auf einen Blick

• ZFA belegen im Engpass-Ranking der Bundesagentur für Arbeit für das Berichtsjahr 2024 mit einem Punktwert von 2,8 den ersten Platz aller Berufe (Kassenzahnärztliche Vereinigung Nordrhein, 2025).
• Offene ZFA-Stellen bleiben im bundesweiten Durchschnitt rund vier Monate unbesetzt, bevor eine Einstellung gelingt (Kassenzahnärztliche Vereinigung Nordrhein, 2025).
• Stellenanzeigen dürfen nach § 11 in Verbindung mit § 7 Absatz 1 AGG kein in § 1 AGG genanntes Merkmal wie Geschlecht oder Alter benachteiligen.
• Abgelehnte Bewerber müssen einen Entschädigungsanspruch nach AGG innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage schriftlich geltend machen (§ 15 Absatz 4 AGG).
• Bewerberdaten gelten nach § 26 Bundesdatenschutzgesetz als Beschäftigtendaten und dürfen nur zweckgebunden für die Einstellungsentscheidung verarbeitet werden.

Einordnung

Der Bewerbungseingang steht am Anfang eines mehrstufigen Personalprozesses: Stellenausschreibung, Eingang und Sichtung der Bewerbungen, Vorstellungsgespräch, Entscheidung und anschließend der schriftliche Ausbildungs- oder Arbeitsvertrag. Für die Ausbildung zur Zahnmedizinischen Fachangestellten schreibt § 11 Berufsbildungsgesetz vor, dass die Praxis den wesentlichen Vertragsinhalt spätestens vor Ausbildungsbeginn in Textform niederlegt. Bei der Einstellung bereits ausgebildeter ZFA verlangt § 2 Nachweisgesetz vergleichbare schriftliche Angaben zum Arbeitsverhältnis, gestaffelt nach Fristen ab dem ersten Arbeitstag. Der Bewerbungseingang selbst ist rechtlich weniger streng reguliert als der spätere Vertrag, unterliegt aber bereits dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz und dem Datenschutzrecht: Wer eine Stelle ausschreibt und Bewerbungen entgegennimmt, muss Bewerber vor Benachteiligung schützen und ihre Daten zweckgebunden verarbeiten. Für Praxisinhaber ist der Bewerbungseingang deshalb kein rein organisatorischer Vorgang, sondern der erste Punkt, an dem Personalgewinnung und rechtliches Risiko zusammentreffen. Das gilt unabhängig davon, ob die Praxis eine Ausbildungsstelle oder eine Stelle für bereits examinierte ZFA besetzt, auch wenn sich die konkreten Vertragspflichten danach unterscheiden.

Relevanz für die Praxis

Die Relevanz ergibt sich aus der Marktlage: Mit einem Punktwert von 2,8 führt die Zahnmedizinische Fachangestellte das Engpass-Ranking der Bundesagentur für Arbeit für das Berichtsjahr 2024 an, vor Berufen wie Bauelektrik, Sanitär- und Heizungstechnik oder Pflegeberufen, die sich mit 2,7 Punkten den zweiten Platz teilen (Kassenzahnärztliche Vereinigung Nordrhein, 2025). Praxen können sich deshalb nicht darauf verlassen, dass auf eine Ausschreibung von selbst ausreichend passende Bewerbungen eingehen. Die durchschnittliche Vakanzzeit von vier Monaten bedeutet konkret: Fällt eine ZFA aus, etwa durch Kündigung, Elternzeit oder Krankheit, muss die Praxis über mehrere Monate mit reduzierter Kapazität planen. Das wirkt sich unmittelbar auf Terminverfügbarkeit, Behandlungsdurchsatz und die Arbeitsbelastung des verbleibenden Teams aus. In kieferorthopädischen Praxen stellt sich dieselbe Grundproblematik, in der Praxis zeigt sich dort teils eine zusätzliche Anforderung an Erfahrung mit kieferorthopädischen Abläufen, ohne dass dafür eigene bundesweite Zahlen vorliegen. Wer den Bewerbungseingang nur passiv über eine einzelne Anzeige organisiert, verlängert die Vakanzzeit tendenziell weiter, weil ein Beruf an der Spitze des Engpass-Rankings kaum einen Bewerberüberhang erzeugt. Hinzu kommt ein rechtliches Risiko: Jede eingehende Bewerbung löst die Pflichten aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz aus, unabhängig davon, ob die Praxis die Stelle am Ende intern oder extern besetzt, und im Streitfall kehrt sich die Beweislast nach § 22 AGG zulasten der Praxis um, sobald Indizien für eine Benachteiligung vorliegen. Eine strukturierte Erfassung des Bewerbungseingangs, mit Eingangsdatum, Sichtungsvermerk und dokumentierter Entscheidung, reduziert dieses Risiko und schafft zugleich die Grundlage, um bei künftigen Vakanzen schneller auf bereits bekannte Kandidatinnen zurückzugreifen.

Was bei der Umsetzung zählt

Formulieren Sie die Stellenanzeige geschlechtsneutral (üblich ist der Zusatz “m/w/d”) und verzichten Sie auf Angaben zu Alter, Familienstand oder Herkunft, um Konflikte mit § 1 und § 7 AGG zu vermeiden. Legen Sie für den Bewerbungseingang einen einzelnen, klar benannten Kanal fest, etwa eine feste E-Mail-Adresse oder ein Formular, statt verstreuter Eingänge über mehrere private Postfächer oder Kurznachrichten. Eine kurze Eingangsbestätigung signalisiert Bewerbern, dass die Unterlagen angekommen sind, was angesichts der Marktlage die Wahrscheinlichkeit senkt, dass eine gefragte Kandidatin parallel bei einer anderen Praxis weiterverhandelt. Legen Sie Auswahlkriterien vor der Sichtung fest und wenden Sie diese für alle Bewerbungen gleich an, das erleichtert im Streitfall den Nachweis einer diskriminierungsfreien Auswahl, denn die Beweislast liegt nach § 22 AGG bei begründetem Verdacht auf Benachteiligung bei der Praxis. Bewahren Sie Bewerberdaten getrennt von der übrigen Praxisverwaltung auf, mit begrenztem Zugriff und einer festen Löschregel nach Abschluss des Verfahrens, wie es § 26 Bundesdatenschutzgesetz für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten vorgibt. Bei Absagen empfiehlt sich eine sachliche, kurze Rückmeldung ohne ausführliche Begründung der Ablehnungsgründe, bei gleichzeitiger Aufbewahrung der Unterlagen bis zum Ablauf der Zwei-Monats-Frist nach § 15 Absatz 4 AGG.

Zahlen und Kontext

Die Zahnmedizinische Fachangestellte belegt mit einem Punktwert von 2,8 den ersten Platz im Engpass-Ranking der Bundesagentur für Arbeit für das Berichtsjahr 2024, ermittelt anhand von Kriterien wie Vakanzzeit und Verhältnis von offenen Stellen zu Arbeitslosen (Kassenzahnärztliche Vereinigung Nordrhein, 2025). Als Engpassberuf gilt ein Wert ab 2,0 Punkten, unter 1,5 Punkten liegt kein Engpass vor. Offene ZFA-Stellen werden im Durchschnitt erst nach vier Monaten besetzt (dieselbe Quelle). Insgesamt sank die Zahl der Engpassberufe von 183 im Vorjahr auf 163 im Berichtsjahr 2024, der Fachkräftemangel hat sich also branchenübergreifend leicht abgeschwächt, während ZFA weiterhin an der Spitze stehen. Für Mangelberufe insgesamt, nicht speziell für ZFA, liegt der Lohn laut derselben Quelle im Schnitt 8 bis 9 Prozent über dem vergleichbarer Berufsgruppen. Rechtlich beträgt die Probezeit im Ausbildungsverhältnis zwischen einem und vier Monaten (§ 20 Berufsbildungsgesetz), während der sie ohne Kündigungsfrist beendet werden kann (§ 22 Berufsbildungsgesetz). Entschädigungsansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz sind innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage schriftlich geltend zu machen (§ 15 Absatz 4 AGG), eine Entschädigung darf dabei drei Monatsgehälter nicht überschreiten, wenn die Bewerberin oder der Bewerber auch bei diskriminierungsfreier Auswahl nicht eingestellt worden wäre.

Typische Fehler

Diskriminierende Formulierungen in der Stellenanzeige: Das verstößt gegen § 11 in Verbindung mit § 7 Absatz 1 AGG, abgelehnte Bewerber können innerhalb von zwei Monaten Entschädigung verlangen (§ 15 Absatz 4 AGG).

Lange Reaktionszeiten auf eingehende Bewerbungen: Angesichts der Spitzenposition der ZFA im Engpass-Ranking wechseln gefragte Kandidatinnen zur Konkurrenz, bevor die Praxis überhaupt antwortet.

Unsystematische oder fehlende Dokumentation des Bewerbungseingangs: Ohne Eingangsdatum, Sichtungsvermerk und Auswahlkriterien fehlt im Streitfall der Nachweis eines fairen Verfahrens, während die Beweislast nach § 22 AGG bei begründetem Verdacht auf die Praxis übergeht.

Sofortiges Löschen von Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten: Das erschwert die eigene Beweislage, falls innerhalb der Zwei-Monats-Frist nach § 15 Absatz 4 AGG noch ein Entschädigungsanspruch geltend gemacht wird.

Häufige Fragen

Wie lange sollten wir Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber aufbewahren? Eine im Gesetz selbst genannte Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen gibt es nicht. Praktisch orientiert sich die Aufbewahrung an der Zwei-Monats-Frist aus § 15 Absatz 4 AGG, innerhalb derer abgelehnte Bewerber einen Entschädigungsanspruch schriftlich geltend machen müssen. Danach sollten die Daten zweckgebunden gelöscht werden, sofern keine anderweitige Einwilligung vorliegt.

Dürfen wir im Vorstellungsgespräch nach einer Schwangerschaft fragen? Die Frage knüpft an das in § 1 AGG geschützte Merkmal Geschlecht an. Nach ganz überwiegender arbeitsrechtlicher Auffassung gilt sie deshalb als unzulässig, unabhängig davon, ob die Tätigkeit mit Röntgenstrahlung oder anderen Einschränkungen für Schwangere verbunden ist.

Müssen wir jede Bewerbung schriftlich bestätigen? Eine gesetzliche Pflicht dazu besteht nicht. Angesichts der Vakanzzeit von durchschnittlich vier Monaten für ZFA-Stellen (Kassenzahnärztliche Vereinigung Nordrhein, 2025) verhindert eine kurze Eingangsbestätigung jedoch, dass gefragte Kandidatinnen den Eindruck geringen Interesses gewinnen und sich in der Zwischenzeit für eine andere Praxis entscheiden.

Was tun, wenn über Monate keine Bewerbung eingeht? Die Marktlage mit ZFA an der Spitze des Engpass-Rankings bedeutet, dass eine einzelne Anzeige häufig nicht ausreicht. In der Praxis zeigt sich, dass zusätzliche Kanäle wie die eigene Auszubildenden-Betreuung, Empfehlungen im Team oder eine dauerhaft sichtbare Ausschreibung die Trefferquote erhöhen, belastbare bundesweite Zahlen zu einzelnen Kanälen liegen dafür allerdings nicht vor.

Verwandte Begriffe

ZFA-Ausbildungsvertrag: der schriftliche Vertrag nach § 11 Berufsbildungsgesetz, der auf eine erfolgreiche Bewerbung folgt.

Fachkräftemangel in der Zahnarztpraxis: die übergeordnete Marktlage, die den Bewerbungseingang für ZFA-Stellen prägt.

AGG-konforme Stellenausschreibung: die rechtlichen Vorgaben für eine diskriminierungsfreie Personalanzeige.

Onboarding in der Zahnarztpraxis: die strukturierte Einarbeitung nach einer erfolgreichen Einstellung.

Mitarbeiterbindung in der Zahnarztpraxis: Maßnahmen, um eingestellte ZFA angesichts der angespannten Marktlage zu halten.

Quellen

1. Kassenzahnärztliche Vereinigung Nordrhein: Fachkräftemangel: ZFA an der Spitze der Engpass-Berufe (zitiert die Fachkräfte-Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit für das Berichtsjahr 2024). 2025. https://www.kzvnr.de/aktuelles/news/detail/fachkraeftemangel-zfa-an-der-spitze-der-engpass-berufe
2. Bundesministerium der Justiz / juris GmbH: Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG), § 1, § 7, § 11, § 15, § 22. 2026. https://www.gesetze-im-internet.de/agg/
3. Bundesministerium der Justiz / juris GmbH: Berufsbildungsgesetz (BBiG), § 11, § 20, § 22. 2026. https://www.gesetze-im-internet.de/bbig_2005/
4. Bundesministerium der Justiz / juris GmbH: Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), § 26. 2026. https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/
5. Bundesministerium der Justiz / juris GmbH: Nachweisgesetz (NachwG), § 2. 2026. https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/

Unsicherheiten

Zur Ausbildungsvergütung für ZFA ließen sich keine aktuellen, belastbar mit Jahr belegten Beträge verifizieren, sie variiert zudem nach Bundesland und Tarifvertrag; sie wurde deshalb nicht genannt. Ebenso ließ sich keine verifizierte Zahl zu unbesetzten ZFA-Ausbildungsplätzen oder zur genauen Zahl der Bewerbungen je Stellenanzeige ermitteln, entsprechende Angaben fehlen im Text. Zur Frage nach einer Schwangerschaft im Vorstellungsgespräch liegt keine mit Gericht, Datum und Aktenzeichen belegte Entscheidung vor, weshalb nur die gesetzlich gestützte Auffassung wiedergegeben wird. Mögliche KFO-spezifische Abweichungen beim Bewerbungseingang sind plausibel, aber nicht durch eigene Zahlen belegt.