ZFA Vorstellungsgespräch führen in der Zahnarztpraxis

Kurzdefinition

Das Vorstellungsgespräch mit einer ZFA-Bewerberin oder einem ZFA-Bewerber ist der Termin, in dem die Praxis fachliche Eignung, bisherige Erfahrung oder Ausbildungsmotivation sowie organisatorische Rahmenbedingungen klärt, bevor sie einen Ausbildungs- oder Arbeitsvertrag anbietet. Das Verfahren unterliegt bereits ab der Stellenausschreibung dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz, das jede Benachteiligung von Bewerberinnen und Bewerbern verbietet.

Auf einen Blick

• § 6 AGG erfasst als Beschäftigte ausdrücklich auch Personen in Berufsausbildung sowie Bewerberinnen und Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis, deckt also sowohl Ausbildungsplatz- als auch Fachkraft-Bewerbungen ab (AGG § 6).
• § 7 Absatz 1 AGG verbietet die Benachteiligung Beschäftigter wegen eines in § 1 genannten Merkmals, auch bei bloßer Annahme des Merkmals durch die handelnde Person (AGG § 7).
• § 11 AGG verbietet zudem, einen Arbeitsplatz unter Verstoß gegen § 7 Absatz 1 auszuschreiben (AGG § 11).
• Nach § 15 Absatz 2 AGG ist eine Entschädigung bei Nichteinstellung wegen Benachteiligung auf drei Monatsgehälter begrenzt, sofern die Person auch bei benachteiligungsfreier Auswahl nicht eingestellt worden wäre (AGG § 15).
• ZFA gelten laut Kassenzahnärztlicher Vereinigung Baden-Württemberg unter Verweis auf die Fachkräfteengpassanalyse 2024 der Bundesagentur für Arbeit als der am stärksten von Fachkräftemangel betroffene Beruf (KZV Baden-Württemberg, 24.07.2025).

Einordnung

Das Vorstellungsgespräch mit einer ZFA unterliegt demselben Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) wie jedes andere Vorstellungsgespräch: § 7 Absatz 1 AGG verbietet die Benachteiligung Beschäftigter wegen der in § 1 genannten Merkmale. Eine Besonderheit gegenüber Gesprächen mit akademischem Personal liegt im persönlichen Anwendungsbereich: § 6 AGG zählt ausdrücklich auch Personen in Berufsausbildung zu den Beschäftigten, neben Bewerberinnen und Bewerbern für ein Beschäftigungsverhältnis allgemein. Für die ZFA-Position ist das unmittelbar relevant, weil ein erheblicher Teil der Vorstellungsgespräche nicht eine bereits examinierte Fachkraft betrifft, sondern eine Bewerbung um einen Ausbildungsplatz; beide Gesprächsformen müssen denselben Maßstab erfüllen. § 11 AGG bindet entsprechend bereits die Ausschreibung, § 15 AGG sieht bei einem Verstoß Schadensersatz und eine der Höhe nach auf drei Monatsgehälter begrenzte Entschädigung vor.

Neben diesem rechtlichen Rahmen prägt der Bewerbermarkt das Gespräch: Mehrere Kassenzahnärztliche Vereinigungen ordnen ZFA unter Berufung auf die Fachkräfteengpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit als besonders stark vom Fachkräftemangel betroffenen Beruf ein. Das Vorstellungsgespräch ist deshalb oft nicht nur Prüfung der Bewerberin oder des Bewerbers, sondern ebenso umgekehrt eine Gelegenheit für die Praxis, sich überzeugend darzustellen.

Relevanz für die Praxis

Für Sie als Praxisinhaber ist die Gestaltung des ZFA-Vorstellungsgesprächs aus mehreren Gründen relevant. Erstens bindet § 6 AGG ausdrücklich auch Berufsausbildungsverhältnisse: Besetzen Sie parallel eine Ausbildungsstelle und eine Fachkraftstelle, müssen Sie für beide Gesprächsformen denselben rechtlichen Maßstab anlegen, auch wenn sich Inhalt und Tiefe der Fragen unterscheiden. Zweitens verschiebt der dokumentierte Fachkräftemangel das Kräfteverhältnis im Gespräch selbst: Weil ZFA laut mehreren Kassenzahnärztlichen Vereinigungen zu den am stärksten vom Engpass betroffenen Berufen zählen, riskieren Sie bei einem Gesprächstermin erst Wochen nach Bewerbungseingang überdurchschnittlich häufig eine Absage, weil sich die Person bereits anderweitig entschieden hat. Drittens zeigt die parallel gemeldete Arbeitslosigkeit unter ZFA, dass der Engpass regional und je nach Qualifikation unterschiedlich ausfällt; eine realistische Einschätzung Ihrer Marktlage verhindert sowohl überzogene Eile als auch unnötige Verzögerung. Viertens ist das Gespräch der früheste Zeitpunkt, an dem Sie Aufgabenprofil, Fortbildungswege wie ZMP oder ZMF und die Gehaltsstruktur ansprechen können; holen Sie dies erst nach der Zusage nach, entstehen häufig Erwartungen, die sich im Arbeitsvertrag nicht mehr sauber auflösen lassen. Fünftens verlangt die zweimonatige Frist zur Geltendmachung von Entschädigungsansprüchen nach § 15 Absatz 4 AGG, dass Sie Ihre Auswahlentscheidung, auch bei Absagen, nachvollziehbar dokumentieren.

Was bei der Umsetzung zählt

Verwenden Sie für Ausbildungsplatz- und Fachkraft-Bewerbungen je einen eigenen, aber gruppenintern einheitlichen Fragenkatalog. Bei Ausbildungsplatz-Bewerbungen stehen Motivation für den Beruf, Erwartungen an den Praxisalltag und grundlegende Umgangsformen im Vordergrund, bei Fachkraft-Bewerbungen fragen Sie zusätzlich bisherige Tätigkeitsschwerpunkte, vorhandene Aufstiegsqualifikationen wie ZMP oder ZMF und den Status der Kenntnisse im Strahlenschutz ab, falls die Stelle Röntgentätigkeit umfasst. Dieselben Kernfragen für alle Bewerberinnen und Bewerber derselben Stellenart erleichtern Ihnen eine benachteiligungsfreie, im Streitfall nachvollziehbare Auswahl im Sinne des AGG.

Angesichts der Marktlage zählt organisatorische Geschwindigkeit: Bieten Sie einen zeitnahen Gesprächstermin nach Eingang der Bewerbung, treffen Sie die interne Entscheidung zügig und geben Sie auch bei einer Absage rasch und sachlich Rückmeldung, damit Ihnen aussichtsreiche Kandidatinnen und Kandidaten nicht während einer langen Bearbeitungszeit abspringen. Sinnvoll ist außerdem, im Gespräch konkret zu benennen, welches Aufgabenprofil die Stelle umfasst und welche Aufstiegsfortbildungen Sie unterstützen, statt diese Themen erst nach der Zusage erstmals zu formulieren; das erleichtert beiden Seiten die Entscheidung. Halten Sie nach dem Gespräch die Auswahlkriterien und den Grund einer eventuellen Absage kurz schriftlich fest, damit Sie auf einen möglichen Entschädigungsanspruch nach § 15 AGG vorbereitet sind. Stellen Sie in kieferorthopädisch ausgerichteten Praxen zusätzlich gezielte Fragen zur Erfahrung im Umgang mit jugendlichen Patientinnen und Patienten sowie deren Eltern und zur Bereitschaft, sich in die Betreuung von Apparaturen und Alignern einzuarbeiten, da dieser Anteil des Aufgabenprofils hier deutlich stärker ausfällt als in einer allgemeinzahnärztlichen Praxis.

Zahlen und Kontext

Die folgenden Angaben stammen aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz, der Fachkräfteengpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit sowie Veröffentlichungen der Bundeszahnärztekammer, der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung und der Kassenzahnärztlichen Vereinigung Baden-Württemberg.

Rechtlicher Rahmen laut AGG: § 1 nennt als geschützte Merkmale Rasse oder ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexuelle Identität. § 6 zählt zu den Beschäftigten ausdrücklich Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Personen in Berufsausbildung sowie arbeitnehmerähnliche Personen, außerdem Bewerberinnen und Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis. § 7 Absatz 1 verbietet die Benachteiligung Beschäftigter wegen eines dieser Merkmale, auch bei bloßer Annahme des Merkmals. § 11 verbietet die Ausschreibung eines Arbeitsplatzes unter Verstoß gegen § 7 Absatz 1. § 15 regelt Entschädigung und Schadensersatz: Nach Absatz 2 ist die Entschädigung bei Nichteinstellung auf drei Monatsgehälter begrenzt, nach Absatz 4 muss der Anspruch innerhalb von zwei Monaten schriftlich geltend gemacht werden.

Marktkontext: Nach der Fachkräfteengpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit zählten 2024 insgesamt 163 von rund 1.200 bewerteten Berufen zu den Engpassberufen, 2025 waren es noch 157; die Kassenzahnärztliche Vereinigung Baden-Württemberg ordnete ZFA unter Berufung auf die Analyse 2024 als den am stärksten betroffenen Beruf überhaupt ein. Zugleich wurden zum Stichtag 30. September 2025 bundesweit 17.396 neue ZFA-Ausbildungsverträge geschlossen, 7,53 Prozent mehr als im Vorjahr, während 2024 rund 36,7 Prozent aller Ausbildungsverträge vorzeitig gelöst wurden und 4.875 ZFA arbeitslos gemeldet waren, ein Anstieg von 12 Prozent gegenüber 2023 (Bundeszahnärztekammer und Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung, zm-online, 16.11.2025). Der Bewerbermarkt ist damit angespannt, aber nicht durchgängig leer.

Typische Fehler

• Unterschiedliche Fragen an vergleichbare Bewerberinnen und Bewerber: Werden für dieselbe Ausbildungs- oder Fachkraftstelle unterschiedliche Kernfragen gestellt, lässt sich eine benachteiligungsfreie Auswahl im Streitfall schwerer belegen.
• Auswahlprozess zu langsam angelegt: Zieht sich die Entscheidung über mehrere Wochen und Gesprächsrunden, sind aussichtsreiche Kandidatinnen und Kandidaten in einem Engpassberuf häufig bereits anderweitig gebunden.
• Aufgabenprofil und Fortbildungswege erst nach der Zusage besprochen: Werden diese Themen im Gespräch ausgespart, entstehen nach Vertragsbeginn vermeidbare Enttäuschungen und ein erhöhtes Risiko früher Kündigung.
• Absagen ohne dokumentierte Begründung: Fehlt eine nachvollziehbare interne Notiz zu den Auswahlkriterien, ist die Praxis auf einen etwaigen Entschädigungsanspruch nach § 15 AGG innerhalb der zweimonatigen Frist schlechter vorbereitet.

Häufige Fragen

Gilt das AGG auch für Vorstellungsgespräche um einen ZFA-Ausbildungsplatz? Ja. § 6 AGG zählt Personen in Berufsausbildung ausdrücklich zu den Beschäftigten und erfasst zudem Bewerberinnen und Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis allgemein; Ausbildungsplatz-Bewerbungen unterliegen damit demselben Benachteiligungsverbot wie Bewerbungen um eine Fachkraftstelle.

Welche Fragen sind im Gespräch mit einer ZFA-Bewerberin unzulässig? Das AGG benennt keine einzelnen verbotenen Fragen, bindet aber jede Benachteiligung wegen der in § 1 genannten Merkmale an ein Verbot nach § 7 Absatz 1. Fragen, die gezielt eines dieser Merkmale abfragen, ohne dass eine berufliche Notwendigkeit besteht, begründen ein Risiko.

Wie schnell sollte der Auswahlprozess ablaufen? Eine allgemeingültige Zeitvorgabe existiert nicht. Da ZFA laut mehreren Kassenzahnärztlichen Vereinigungen zu den am stärksten vom Fachkräftemangel betroffenen Berufen zählen, sprechen die verfügbaren Marktdaten für einen zügigen Ablauf statt mehrwöchiger Verzögerung.

Sollte im Gespräch bereits über Gehalt gesprochen werden? Das AGG verlangt das nicht, ein früher, transparenter Hinweis auf die Vergütungsstruktur erleichtert aber beiden Seiten die Entscheidung und verkürzt den Prozess.

Muss eine Absage schriftlich begründet werden? Das AGG verlangt das nicht ausdrücklich, eine kurze interne Dokumentation der Auswahlkriterien erleichtert der Praxis aber die Verteidigung, falls ein Entschädigungsanspruch nach § 15 AGG geltend gemacht wird.

Verwandte Begriffe

• ZFA-Fortbildung planen: die im Gespräch anzusprechenden Aufstiegswege wie ZMP, ZMF, ZMV oder DH.
• ZFA-Stellenanzeige schalten: der dem Gespräch vorgelagerte Schritt, der bereits demselben AGG-Maßstab unterliegt.
• ZFA-Bewerbungen erhalten: wie Praxen den Bewerbereingang organisieren, aus dem die Gesprächstermine hervorgehen.
• ZFA-Aufgabenprofil definieren: die im Gespräch zu benennenden Zuständigkeiten der zu besetzenden Stelle.
• Fachkräftemangel ZFA: der Marktkontext, der Tempo und Struktur des Gesprächs mitbestimmt.

Quellen

1. Bundesministerium der Justiz (Gesetze im Internet): Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG), §§ 1, 6, 7, 11, 15. Stand 2026. https://www.gesetze-im-internet.de/agg/BJNR189710006.html
2. Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Fachkräfteengpassanalyse. 2025. https://statistik.arbeitsagentur.de/DE/Statischer-Content/Statistiken/Themen-im-Fokus/Fachkraeftebedarf/Fachkraefteengpassanalyse/Fachkraefteengpassanalyse.html
3. Kassenzahnärztliche Vereinigung Baden-Württemberg (KZV BW): Fachkräftemangel: ZFA auf Platz eins der Engpassberufe. 24.07.2025. https://www.kzvbw.de/aktuelles/2025/fachkraeftemangel-zfa-auf-platz-eins-der-engpassberufe/
4. Bundeszahnärztekammer (BZÄK) und Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV): Es kommen wieder mehr junge Fachkräfte in die Zahnarztpraxen. zm-online, Zahnärztliche Mitteilungen 22/2025. 16.11.2025. https://www.zm-online.de/artikel/2025/zm-2025-22/es-kommen-wieder-mehr-junge-fachkraefte-in-die-zahnarztpraxen

Unsicherheiten

Zu konkreten, im Vorstellungsgespräch häufig diskutierten Einzelfragen, etwa zur Zulässigkeit von Fragen nach Schwangerschaft oder Familienplanung, wurden keine belastbaren gerichtlichen Fundstellen mit Gericht, Datum und Aktenzeichen ermittelt; dieser Beitrag beschränkt sich deshalb auf den Wortlaut des AGG selbst. Die Aussage, ZFA stünden an der Spitze der Engpassberufe, stammt aus der Berichterstattung einer Landeskörperschaft über die Fachkräfteengpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit; die vollständige, öffentlich einsehbare Rangliste aller bewerteten Berufe lag für diese Recherche nicht vor. Eine belastbare, allgemeingültige Kennzahl zur üblichen Dauer eines ZFA-Auswahlprozesses oder zur Zeit bis zur Besetzung einer offenen Stelle wurde in den ausgewerteten Quellen nicht gefunden und deshalb nicht genannt.