ZMV Ausbildung im Praxisbetrieb in der Zahnarztpraxis

Kurzdefinition

ZMV-Ausbildung im Praxisbetrieb bezeichnet die Organisation der beruflichen Aufstiegsfortbildung zur Zahnmedizinischen Verwaltungsassistentin oder zum Zahnmedizinischen Verwaltungsassistenten für eine bereits angestellte Zahnmedizinische Fachangestellte. Rechtsgrundlage ist § 54 Berufsbildungsgesetz, nicht das duale Ausbildungsrecht der ZFA-Erstausbildung. Die Praxis organisiert Freistellung, Kosten und Vertretung neben dem laufenden Arbeitsverhältnis.

Auf einen Blick

• Rechtsgrundlage ist § 54 Berufsbildungsgesetz, die Landeszahnärztekammer handelt als zuständige Stelle, ein klassischer Berufsausbildungsvertrag wie bei der ZFA-Erstausbildung entsteht dabei nicht (Bundesministerium der Justiz, BBiG, § 54).
• Zulassung setzt einen ZFA-Abschluss oder einen gleichwertigen Abschluss sowie einen Notfallkurs-Nachweis von mindestens 16 Unterrichtsstunden voraus, nicht älter als zwei Jahre (BZÄK, Muster-Fortbildungsordnung ZMV, 2014).
• Am Beispiel der Zahnärztekammer Niedersachsen umfasst die Fortbildung 400 Stunden über 34 Präsenz- und 12 Onlinetage in rund elf Monaten, Gesamtkosten 5.270 Euro (Zahnärztekammer Niedersachsen, Kursjahrgang 2026/2027).
• Die Bayerische Landeszahnärztekammer verlangt zusätzlich mindestens ein Jahr Berufspraxis als ZFA sowie einen neunstündigen Erste-Hilfe-Nachweis (BLZK, Stand 2026).
• Rückzahlungsklauseln für Fortbildungskosten, die jede Eigenkündigung oder jeden Prüfungsabbruch undifferenziert erfassen, sind nach zwei Urteilen des Bundesarbeitsgerichts unwirksam (BAG, Urteil vom 1. März 2022, Az. 9 AZR 260/21; Urteil vom 25. April 2023, Az. 9 AZR 187/22).

Einordnung

Die ZMV-Ausbildung im Praxisbetrieb unterscheidet sich grundlegend von der dreijährigen ZFA-Erstausbildung. Wer die ZMV-Fortbildung beginnt, ist bereits examinierte Zahnmedizinische Fachangestellte und steht in einem regulären, bereits laufenden Arbeitsverhältnis, das nach § 2 Nachweisgesetz dokumentiert wird, nicht in einem eigenen Berufsausbildungsverhältnis. Rechtsgrundlage der Fortbildung ist § 54 Berufsbildungsgesetz, wonach die zuständige Stelle, hier die jeweilige Landeszahnärztekammer, eigene Fortbildungsprüfungsregelungen erlässt, solange keine bundeseinheitliche Fortbildungsordnung besteht. Die Bundeszahnärztekammer hat dafür 2014 eine Muster-Fortbildungsordnung beschlossen, die als bundesweite Orientierung dient, verbindlich wird erst die Fassung der jeweiligen Kammer.

Für den Praxisbetrieb bedeutet das: Es gibt keinen Ausbildungsplan im Sinne der Berufsausbildungsverordnung, keine gestaffelte Ausbildungsvergütung und keine Pflicht zur Ausbildereignung, wie sie das Berufsbildungsgesetz für die ZFA-Erstausbildung vorschreibt. Stattdessen verhandeln Praxis und Mitarbeiterin die Bedingungen der Freistellung und Kostenübernahme frei, meist in einer eigenen Fortbildungsvereinbarung neben dem bestehenden Arbeitsvertrag. Die Landeszahnärztekammer bleibt als zuständige Stelle für Zulassung und Prüfung im Spiel, ihre Rolle beschränkt sich aber auf den fachlichen Teil der Qualifizierung, nicht auf das zugrunde liegende Arbeitsverhältnis.

Relevanz für die Praxis

Am Beispiel der Zahnärztekammer Niedersachsen bindet die Fortbildung 34 Präsenztage und 12 Onlinetage über rund elf Monate, eine Größenordnung, die in einem Team mit wenigen ZFA spürbare Vertretungslücken reißt. Jeder Präsenztag muss organisatorisch aufgefangen werden, sei es durch Mehrarbeit der Kolleginnen und Kollegen, durch reduzierte Terminkapazität oder durch kurzfristig eingeplante Pufferzeiten. Wer diesen Aufwand nicht vorab einplant, erlebt ihn während der Fortbildung als wiederkehrenden Engpass statt als kalkulierten Bestandteil der Investition.

Damit verbunden ist eine grundsätzliche Entscheidung: eine eigene ZFA für die Fortbildung freistellen und finanzieren, oder eine bereits qualifizierte ZMV extern einstellen. Die interne Variante kostet während der rund elf Monate Kapazität und Kursgebühr, in Niedersachsen beispielhaft 5.270 Euro, baut aber auf einer Mitarbeiterin auf, die Praxisabläufe, Software und Patientenstruktur bereits kennt. Die externe Variante spart die Ausfallzeit während der Qualifizierung, trifft aber auf einen Arbeitsmarkt, in dem bereits geprüfte ZMV rar sind, weil sie zusätzlich zur ohnehin knappen ZFA-Basis eine weitere, mehrmonatige Zusatzqualifikation durchlaufen haben müssen.

Wirtschaftlich rechtfertigt sich die interne Förderung nur, wenn die Praxis die Investition auch vertraglich absichert. Eine Rückzahlungsklausel für Kursgebühr und Freistellung ist dabei nur wirksam, wenn sie nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts differenziert: Eine Klausel, die jede Eigenkündigung gleich behandelt, auch eine unverschuldete dauerhafte Arbeitsunfähigkeit, verstößt gegen Treu und Glauben und schränkt die Berufswahlfreiheit unangemessen ein. Fehlt diese Differenzierung, ist die gesamte Klausel unwirksam, die Praxis bleibt dann ohne Rückzahlungsanspruch auf den Kosten sitzen.

Was bei der Umsetzung zählt

Prüfen Sie vor der Anmeldung, ob der Notfallkurs-Nachweis der Mitarbeiterin noch gültig ist, die Muster-Fortbildungsordnung verlangt mindestens 16 Unterrichtsstunden, nicht älter als zwei Jahre. Fehlt ein aktueller Nachweis, verzögert sich der Start um einen vollständigen weiteren Kursdurchlauf. Klären Sie parallel, welche Landeszahnärztekammer für Ihren Praxisstandort zuständig ist und welche Stundenzahl sie konkret verlangt, da einzelne Kammern, wie die Zahnärztekammer Nordrhein, mit mindestens 600 statt 400 Unterrichtsstunden einen höheren Zugang zur Tätigkeitsgruppe ansetzen als die Muster-Fortbildungsordnung.

Bauen Sie für die Präsenztage frühzeitig einen Vertretungsplan, statt Ausfälle einzeln zu improvisieren. Legen Sie vor Fortbildungsbeginn schriftlich fest, wer Kursgebühr, Prüfungsgebühr und Materialkosten trägt und in welchem Umfang die Präsenz- und Onlinetage als Arbeitszeit gelten. Formulieren Sie eine etwaige Rückzahlungsklausel eng: Sie muss Kündigungen, die die Praxis mitveranlasst hat, sowie einen unverschuldeten Abbruch der Prüfung ausdrücklich ausnehmen, eine bloße Härtefallregelung für Krankheit genügt nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts dafür nicht. Vereinbaren Sie zugleich, wie sich das Gehalt nach bestandener Prüfung an die einschlägige Tätigkeitsgruppe anpasst, damit die Investition nicht durch eine spätere Kündigung wegen ausbleibender Höherstufung verloren geht.

Zahlen und Kontext

Die Muster-Fortbildungsordnung der Bundeszahnärztekammer, Beschluss vom 17. Dezember 2014, verlangt mindestens 400 Präsenzstunden ohne Vor- und Nachbereitung sowie Selbststudium und als Zulassung einen ZFA-Abschluss oder gleichwertigen Abschluss sowie einen Notfallkurs-Nachweis von mindestens 16 Unterrichtsstunden. Die Bayerische Landeszahnärztekammer verlangt ebenfalls mindestens 400 Unterrichtsstunden à 45 Minuten, zusätzlich ein Jahr Berufspraxis als ZFA und neun Stunden Erste-Hilfe-Nachweis. Die Zahnärztekammer Niedersachsen setzt für den Kursjahrgang 2026/2027 400 Stunden über 34 Präsenztage und 12 Onlinetage in rund elf Monaten an, bei Gesamtkosten von 5.270 Euro aus 4.990 Euro Kursgebühr, 40 Euro Bearbeitungsgebühr und 240 Euro Prüfungsgebühr.

Zur rechtssicheren Bindung der Investition sind zwei Urteile des Bundesarbeitsgerichts einschlägig. Im Urteil vom 1. März 2022, Az. 9 AZR 260/21, ging es um eine Klinik-Angestellte, deren Rückzahlungsklausel auch eine unverschuldete dauerhafte Arbeitsunfähigkeit erfasste, das Gericht erklärte die Klausel wegen Verstoßes gegen Treu und Glauben insgesamt für unwirksam. Im Urteil vom 25. April 2023, Az. 9 AZR 187/22, erklärte das Gericht eine Klausel für unwirksam, die pauschal an ein wiederholtes Nichtablegen der Prüfung anknüpfte, ohne Fälle auszunehmen, die außerhalb der Verantwortungssphäre der oder des Beschäftigten liegen, etwa eine arbeitgeberbedingte Kündigung, eine bloße Härtefallregelung für Krankheit reichte dem Gericht dafür ausdrücklich nicht.

Typische Fehler

• Keine schriftliche Fortbildungsvereinbarung vor Kursbeginn: Ohne dokumentierte Kostenverteilung und Freistellungsregelung entstehen Konflikte, sobald die Mitarbeiterin während der rund elfmonatigen Fortbildung an reduzierter Praxisleistung gemessen wird.
• Rückzahlungsklausel zu weit gefasst: Erfasst die Klausel jede Eigenkündigung oder jedes Nichtbestehen undifferenziert, ist sie nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts insgesamt unwirksam, die Praxis verliert den gesamten Rückzahlungsanspruch.
• Kein Vertretungsplan für die Präsenztage: Werden die 34 Präsenztage nicht im Dienstplan vorab berücksichtigt, entstehen kurzfristige Personallücken, die sich über die gesamte Kursdauer wiederholen.
• Zulassungsvoraussetzungen nicht vorab geprüft: Ein abgelaufener Notfallkurs-Nachweis oder ein fehlender ZFA-Abschluss verhindert die Zulassung zur Fortbildung und verzögert den Start um einen weiteren Kursjahrgang.

Häufige Fragen

Ist die ZMV-Fortbildung ein Ausbildungsverhältnis wie bei der ZFA? Nein. Die ZMV-Fortbildung setzt eine bereits abgeschlossene ZFA-Ausbildung voraus und läuft neben einem bestehenden Arbeitsverhältnis, dokumentiert nach § 2 Nachweisgesetz. Rechtsgrundlage ist § 54 Berufsbildungsgesetz zur beruflichen Aufstiegsfortbildung, nicht das Ausbildungsrecht für Berufsausbildungsverhältnisse.

Muss die Praxis die Kosten der Fortbildung übernehmen? Eine gesetzliche Pflicht dazu besteht nicht. In der Praxis übernehmen viele Praxen Kursgebühr und Freistellung ganz oder teilweise, um eine eigene ZFA zu fördern, und sichern die Investition über eine Fortbildungsvereinbarung mit angemessener Bindungsklausel ab.

Wie binden wir die Mitarbeiterin nach der Fortbildung rechtssicher? Eine Rückzahlungsklausel muss nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts zwischen den Gründen einer Beendigung differenzieren. Sie darf keine Kündigung erfassen, die die Praxis mitveranlasst hat, und keinen unverschuldeten Prüfungsabbruch, eine allgemeine Härtefallregelung für Krankheit reicht dafür nicht aus.

Was passiert, wenn der Notfallkurs-Nachweis während der Fortbildung abläuft? Die Muster-Fortbildungsordnung verlangt den Nachweis bei Zulassung, nicht älter als zwei Jahre. Planen Sie den Kurs deshalb rechtzeitig vor Anmeldeschluss, damit er zum Start der Fortbildung noch gültig ist, ein abgelaufener Nachweis kann die Zulassung verzögern.

Verwandte Begriffe

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Quellen

1. Bundeszahnärztekammer (BZÄK): Muster-Fortbildungsordnung gem. § 54 Berufsbildungsgesetz zur Zahnmedizinischen Verwaltungsassistentin und zum Zahnmedizinischen Verwaltungsassistenten (ZMV). Beschluss vom 17. Dezember 2014. https://www.bzaek.de/fileadmin/PDFs/Fachangestellte/01_ZMV_FortbildO.pdf
2. Bayerische Landeszahnärztekammer (BLZK): Zahnmedizinische Verwaltungsassistenz (ZMV). Website, Stand 2026. https://www.blzk.de/blzk/site.nsf/id/pa_zmv.html
3. Zahnärztekammer Niedersachsen (ZKN): Zahnmedizinische/r Verwaltungsassistent/in (ZMV), Kursinformation 2026/2027. Abgerufen am 22.07.2026. https://zkn.de/zahnaerzte-und-praxisteam/praxis-und-fachpersonal/zahnmedizinische-r-verwaltungsassistent-in-zmv/
4. Bundesministerium der Justiz (Gesetze im Internet): Berufsbildungsgesetz (BBiG), § 54. https://www.gesetze-im-internet.de/bbig_2005/__54.html
5. Bundesministerium der Justiz (Gesetze im Internet): Nachweisgesetz (NachwG), § 2. https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/__2.html
6. Bundesarbeitsgericht: Urteil vom 1. März 2022, Az. 9 AZR 260/21. https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/9-azr-260-21/
7. Bundesarbeitsgericht: Urteil vom 25. April 2023, Az. 9 AZR 187/22. https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/9-azr-187-22/

Unsicherheiten

Die konkreten Zahlen zu Dauer und Kosten stammen aus zwei geprüften Kammerbezirken, Bayern und Niedersachsen, sowie der bundesweiten Muster-Fortbildungsordnung. Weitere Landeszahnärztekammern legen Zulassung, Dauer und Gebühren eigenständig fest und können abweichen, das wurde hier nicht flächendeckend geprüft. Die beiden zitierten Urteile des Bundesarbeitsgerichts zu Rückzahlungsklauseln betreffen eine Klinik-Angestellte beziehungsweise einen allgemeinen Fall wiederholten Prüfungsversäumnisses, keine ZMV-spezifische Fortbildung, die aufgestellten Rechtssätze zur Wirksamkeit von Bindungsklauseln gelten nach ihrer Begründung jedoch branchenübergreifend. Eine belastbare, bundesweite Zahl dazu, wie viele ZFA jährlich die ZMV-Fortbildung im laufenden Arbeitsverhältnis abschließen, ließ sich mit keiner geprüften Quelle belegen und wurde deshalb nicht aufgenommen.