ZMV Stellenanzeige schalten in der Zahnarztpraxis

Kurzdefinition

Eine ZMV-Stellenanzeige ist die Ausschreibung einer Stelle für eine Zahnmedizinische Verwaltungsassistentin oder einen Zahnmedizinischen Verwaltungsassistenten (ZMV), eine Aufstiegsfortbildung auf Basis der ZFA-Ausbildung für administrative Leitungsaufgaben wie Abrechnung, Praxisorganisation und Personalführung. Praxen schreiben damit entweder eine fertig qualifizierte Fachkraft oder eine ZFA mit Bereitschaft zur Fortbildung aus; wie jede Stellenanzeige muss der Text nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz diskriminierungsfrei formuliert sein.

Auf einen Blick

• Die ZMV zählt tariflich zur höchsten Zuschlagsstufe der ZFA-Aufstiegsqualifikationen (Tätigkeitsgruppe IV, plus 25 Prozent): In einem norddeutschen Tarifgebiet ergeben sich daraus 3.275,00 bis 4.115,50 Euro brutto monatlich (Vergütungstarifvertrag Hamburg/Niedersachsen/Saarland/Westfalen-Lippe, ab 1. Januar 2026)
• Wie jede Stellenanzeige muss eine ZMV-Ausschreibung geschlechtsneutral formuliert sein, sonst drohen Entschädigungsansprüche bis zu drei Monatsgehältern (§ 11 in Verbindung mit § 7 Absatz 1 und § 15 Absatz 2 AGG)
• Auf eine offene Stelle für nicht-zahnärztliches Personal kommen im Schnitt nur 3,5 Bewerbungen, die Besetzung dauert rund sechs Monate (Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV), Zahnärzte-Praxis-Panel 2023)
• Die ZMV-Fortbildung setzt eine abgeschlossene ZFA-Ausbildung voraus und dauert, am Beispiel der Zahnärztekammer Niedersachsen (ZKN), rund 400 Stunden über etwa elf Monate (Kursjahrgang 2026/2027)
• Eine EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz soll ab 7. Juni 2026 Gehaltsangaben in Stellenanzeigen erfordern, die Frist wurde in Deutschland bislang verpasst (KPMG Law, Stand 09.06.2026)

Einordnung

Das Schalten einer ZMV-Stellenanzeige ist Teil der Personalgewinnung und -entwicklung einer Zahnarztpraxis und ordnet sich neben der ZFA-Rekrutierung als zweite, aufbauende Ebene ein. Rechtlich gilt derselbe Rahmen wie für jede Stellenausschreibung: Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz verbietet Benachteiligungen wegen der in § 1 AGG genannten Gründe wie Geschlecht oder Alter (§ 7 Absatz 1 AGG) und erstreckt dieses Verbot auf die Ausschreibung einer Stelle (§ 11 AGG).

Fachlich ist die ZMV eine von mehreren Aufstiegsfortbildungen auf Basis der ZFA-Ausbildung. Die Bundeszahnärztekammer (BZÄK) nennt daneben unter anderem die Prophylaxeassistentin (ZMP), die Fachassistentin (ZMF), die Fachwirtin für Zahnärztliches Praxismanagement und die Dentalhygienikerin. Der Vergütungstarifvertrag für mehrere Bundesländer ordnet die ZMV derselben Zuschlagsstufe zu wie ZMF, ZMP und Fachwirt/-in, während die kieferorthopädische Zusatzqualifikation separat geführt wird.

Eine ZMV-Stellenanzeige richtet sich entweder an bereits fortgebildete Fachkräfte auf dem externen Arbeitsmarkt oder, häufig der einfachere Weg, an eigene ZFA mit Bereitschaft zur Fortbildung. Beide Varianten unterliegen denselben rechtlichen Vorgaben, unterscheiden sich aber in Tonalität, Anforderungsprofil und der Frage, ob die Praxis Kursgebühren und Freistellung als Teil des Angebots benennt.

Relevanz für die Praxis

Für Praxisinhaber ist die ZMV die Fachkraft, die administrative Führungsaufgaben selbstständig übernimmt und den Zahnarzt oder die Zahnärztin von Abrechnung, Terminplanung und Schriftverkehr entlastet (BZÄK). Diese Entlastung wiegt umso schwerer, als der zugrunde liegende Arbeitsmarkt bereits angespannt ist: Die ZFA gilt seit 2019 als Engpassberuf der Bundesagentur für Arbeit und belegte 2024 mit einem Punktwert von 2,8 den ersten Platz aller Engpassberufe (zm-online, Kassenzahnärztliche Vereinigung Baden-Württemberg). Da die ZMV-Fortbildung eine abgeschlossene ZFA-Ausbildung voraussetzt, verschärft sich diese Knappheit auf der nächsthöheren Qualifikationsstufe zusätzlich: Bereits fertig ausgebildete, extern wechselwillige ZMV sind ein kleiner Ausschnitt eines ohnehin knappen Arbeitsmarkts.

Wie schwierig die Personalsuche insgesamt geworden ist, zeigt eine Sonderauswertung der KZBV im Zahnärzte-Praxis-Panel 2023: Auf eine offene Stelle für nicht-zahnärztliches Personal kamen im Schnitt nur 3,5 Bewerbungen, knapp 2,6 davon ohne passendes Anforderungsprofil, und es dauerte im Mittel rund sechs Monate bis zur Besetzung. Deshalb lohnt sich für viele Praxen ein zweiter Blick auf die eigene Anzeige: Statt ausschließlich eine fertige ZMV von außen zu suchen, adressieren erfolgreiche Ausschreibungen häufig auch das eigene ZFA-Team und bieten die Übernahme der Fortbildungskosten als Entwicklungsperspektive an.

Das gilt unabhängig vom Praxisschwerpunkt: Kieferorthopädische Praxen stellen ZMV zu denselben rechtlichen und tariflichen Bedingungen ein. Die im Tarifvertrag separat geführte Kieferorthopädieassistentin ist eine eigenständige Zusatzqualifikation und ersetzt die administrative ZMV-Funktion nicht.

Was bei der Umsetzung zählt

Klären Sie zuerst, ob die Anzeige eine bereits qualifizierte ZMV von außen sucht oder eine ZFA aus dem eigenen Team für die Fortbildung aufbauen soll. Die zweite Variante sollte dies ausdrücklich benennen, inklusive Kostenübernahme und vorgesehener Freistellung während der Präsenz- und Onlinetage. Wie jede Ausschreibung braucht die ZMV-Stelle den Zusatz m/w/d oder eine sonst geschlechtsneutrale Berufsbezeichnung, sonst verstößt sie gegen § 11 in Verbindung mit § 7 Absatz 1 AGG.

Beschreiben Sie die Aufgaben konkret, etwa Abrechnung, Personalplanung, Qualitätsmanagement oder Vertretung der Praxisleitung in administrativen Fragen, statt pauschal von Praxismanagement zu sprechen. Nennen Sie, sofern ein Tarifvertrag oder eine Kammerempfehlung gilt, die vorgesehene Tätigkeitsgruppe oder zumindest einen Gehaltsrahmen; in der Praxis zeigt sich, dass das den Auswahlprozess verkürzt, weil sich nicht passende Bewerbungen früher herausfiltern.

Als Kanäle stehen die kostenfreie Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit, Stellenbörsen der Landeszahnärztekammern, spezialisierte Fortbildungsportale und die eigenen Praxiskanäle zur Verfügung. Bei interner Besetzung genügt oft ein Aushang oder ein Teamgespräch, ergänzt um eine schriftliche Zusatzvereinbarung zu Kostenübernahme und einer etwaigen Bindungsfrist.

Zahlen und Kontext

Nach dem Vergütungstarifvertrag für ZFA in Hamburg, Niedersachsen, im Saarland und im Landesteil Westfalen-Lippe zählt die ZMV zur Tätigkeitsgruppe IV mit 25 Prozent Zuschlag auf die Grundvergütung. Ab dem 1. Januar 2026 ergeben sich daraus 3.275,00 Euro brutto monatlich im 1. bis 3. Berufsjahr bis 4.115,50 Euro ab dem 28. Berufsjahr, gegenüber 2.620,00 Euro Grundvergütung ohne Zusatzqualifikation, was rechnerisch rund 655 Euro Unterschied entspricht. Diese Werte gelten für ein Tarifgebiet, nicht bundesweit.

Am Beispiel der ZKN umfasst die ZMV-Fortbildung 400 Stunden (34 Präsenz-, 12 Onlinetage, Selbststudium) bei 5.270 Euro Gesamtkosten für Kurs-, Bearbeitungs- und Prüfungsgebühr (Kursjahrgang 2026/2027).

Die bundesweite Zahl der Engpassberufe der Bundesagentur für Arbeit sank von 183 (2023) über 163 (2024) auf 157 (2025). Die ZFA zählt laut zm-online und der Kassenzahnärztlichen Vereinigung Baden-Württemberg seit 2019 dazu und belegte 2024 mit einem Punktwert von 2,8 den ersten Platz. Eine Sonderauswertung der KZBV im Zahnärzte-Praxis-Panel 2023 ermittelte durchschnittlich 3,5 Bewerbungen je offener Stelle und rund sechs Monate bis zur Besetzung. Bundesweit sichern rund 224.000 ZFA die Versorgung mit, bei 17.396 neuen Ausbildungsverträgen 2025 (BZÄK und KZBV, 2025).

Eine diskriminierende Ablehnung kann einen Entschädigungsanspruch von bis zu drei Monatsgehältern auslösen, geltend zu machen innerhalb von zwei Monaten (§ 15 Absatz 2 und 4 AGG). Die europäische Entgelttransparenzrichtlinie, die ab 7. Juni 2026 Gehaltsangaben in Stellenanzeigen erfordern sollte, ist in Deutschland nach Einschätzung einer Kanzlei bislang nicht umgesetzt (KPMG Law, Stand 09.06.2026).

Typische Fehler

Anzeige unterscheidet nicht zwischen externer ZMV-Einstellung und interner Fortbildungsförderung Bewerberinnen und Bewerber können die Stelle nicht richtig einschätzen, was angesichts von im Schnitt nur 3,5 Bewerbungen je Stelle (KZBV, 2023) zusätzliche Streuverluste verursacht.

Fehlender Zusatz m/w/d oder eine sonst geschlechtsneutrale Berufsbezeichnung Verstößt gegen § 11 in Verbindung mit § 7 Absatz 1 AGG und liefert im Ablehnungsfall ein Indiz für eine Entschädigungsklage von bis zu drei Monatsgehältern (§ 15 Absatz 2 AGG).

Keine Angabe zu Kursgebühr und Freistellung bei angestrebter Fortbildung Bleibt unklar, ob und wie die Praxis die mit 5.270 Euro und rund elf Monaten verbundene Fortbildung unterstützt, was Bewerbungen der eigenen ZFA verhindern kann.

Verschwiegener Gehaltsrahmen oder tarifliche Einstufung In der Praxis zeigt sich, dass dies den Anteil nicht passender Bewerbungen erhöht; schon ohne diese Angabe entsprechen laut KZBV (2023) knapp 2,6 von durchschnittlich 3,5 Bewerbungen je Stelle nicht dem Anforderungsprofil.

Häufige Fragen

Kann eine Zahnarztpraxis eine Stelle für eine künftige statt eine fertige ZMV ausschreiben? Ja. Da die ZMV-Fortbildung eine abgeschlossene ZFA-Ausbildung voraussetzt, richten sich viele Anzeigen gezielt an eigene oder externe ZFA mit Bereitschaft zur Fortbildung. Wichtig ist, dies klar zu benennen, ebenso wie eine geplante Kostenübernahme oder Freistellung, damit Bewerberinnen und Bewerber die Stelle richtig einordnen können.

Muss die tarifliche Einstufung oder das Gehalt in der ZMV-Stellenanzeige genannt werden? Eine gesetzliche Pflicht dazu besteht nach deutschem Recht derzeit nicht. Eine EU-Richtlinie zur Entgelttransparenz sollte ab 7. Juni 2026 entsprechende Angaben verlangen, doch Deutschland hat diese Frist bislang nicht eingehalten. In der Praxis zeigt sich, dass eine transparente Angabe die Zahl nicht passender Bewerbungen reduziert.

Wie lange dauert die ZMV-Fortbildung, auf die eine Stellenanzeige verweisen kann? Am Beispiel der ZKN umfasst die Fortbildung 400 Stunden, verteilt auf 34 Präsenz- und 12 Onlinetage zuzüglich Selbststudium, bei rund elf Monaten Gesamtdauer und 5.270 Euro Gesamtkosten für Kurs-, Bearbeitungs- und Prüfungsgebühr; andere Landeszahnärztekammern legen Dauer und Kosten jeweils eigenständig fest.

Was verdient eine ZMV im Vergleich zu einer ZFA ohne Zusatzqualifikation? Nach dem recherchierten Vergütungstarifvertrag für ein Tarifgebiet aus vier Bundesländern zählt die ZMV zur Tätigkeitsgruppe IV mit 25 Prozent Zuschlag, konkret 3.275,00 Euro brutto im 1. bis 3. Berufsjahr gegenüber 2.620,00 Euro ohne Zusatzqualifikation, jeweils ab 1. Januar 2026; andere Kammerbezirke setzen eigene Werte an.

Verwandte Begriffe

ZFA-Stellenanzeige schalten: die Ausschreibung auf der grundständigen Qualifikationsstufe, oft der erste Schritt vor einer späteren ZMV-Fortbildung.

ZFA-Gehalt und Einstufung: das tarifliche Tätigkeitsgruppensystem, in das die ZMV als eine von mehreren Zusatzqualifikationen eingeordnet wird.

ZFA-Bewerbungen erhalten: der Prozess nach Veröffentlichung der Anzeige, von der Sichtung bis zum Vorstellungsgespräch.

ZFA-Aufgabenprofil definieren: die Voraussetzung für eine präzise Tätigkeitsbeschreibung, wie sie auch eine ZMV-Anzeige braucht.

ZFA-Ausbildung im Praxisbetrieb: die dreijährige Grundausbildung, auf der die ZMV-Fortbildung aufbaut.

Quellen

1. Bundesministerium der Justiz: Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG), § 1, § 7 Absatz 1 und § 11 (Benachteiligungsverbot und Ausschreibung). Fassung abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/agg/__11.html
2. Bundesministerium der Justiz: Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG), § 15 Absatz 2 und 4 (Entschädigung und Schadensersatz). Fassung abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/agg/__15.html
3. Bundeszahnärztekammer: Aufstiegschancen für Zahnmedizinische Fachangestellte. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.bzaek.de/praxisteam/zahnmedizinische-fachangestellte/aufstiegschancen.html
4. Zahnärztekammer Niedersachsen: Zahnmedizinische/r Verwaltungsassistent/in (ZMV), Kursinformation 2026/2027. Abgerufen am 22.07.2026. https://zkn.de/zahnaerzte-und-praxisteam/praxis-und-fachpersonal/zahnmedizinische-r-verwaltungsassistent-in-zmv/
5. Arbeitsgemeinschaft zur Regelung der Arbeitsbedingungen der Zahnmedizinischen Fachangestellten und Verband medizinischer Fachberufe e.V.: Vergütungstarifvertrag für Zahnmedizinische Fachangestellte/Zahnarzthelfer/innen in Hamburg, Niedersachsen, im Saarland und im Landesteil Westfalen-Lippe. 2025, veröffentlicht von der Zahnärztekammer Hamburg. https://www.zahnaerzte-hh.de/fileadmin/Redaktion/Kammer/Recht/ZFA_Tarifvertrag/2025-06-30-Verguetungstarifvertrag.pdf
6. Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung: Fachkräftemangel wirkt sich auf Praxisalltag aus (Sonderauswertung Zahnärzte-Praxis-Panel 2023). 2024. https://www.kzbv.de/pressemitteilungen/fachkraeftemangel-wirkt-sich-auf-praxisalltag-aus/
7. Bundeszahnärztekammer und Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung: Es kommen wieder mehr junge Fachkräfte in die Zahnarztpraxen. zm-online, Zahnärztliche Mitteilungen 22/2025. 16.11.2025. https://www.zm-online.de/artikel/2025/zm-2025-22/es-kommen-wieder-mehr-junge-fachkraefte-in-die-zahnarztpraxen
8. Kassenzahnärztliche Vereinigung Baden-Württemberg: Fachkräftemangel: ZFA auf Platz eins der Engpassberufe. 2025. https://www.kzvbw.de/aktuelles/2025/fachkraeftemangel-zfa-auf-platz-eins-der-engpassberufe/
9. zm-online: Engpassberuf ZFA. Zahnärztliche Mitteilungen 2024-18. 2024. https://www.zm-online.de/artikel/2024/zm-2024-18/engpassberuf-zfa
10. Bundesagentur für Arbeit: Fachkräfteengpassanalyse. 2025. https://statistik.arbeitsagentur.de/DE/Statischer-Content/Statistiken/Themen-im-Fokus/Fachkraeftebedarf/Fachkraefteengpassanalyse/Fachkraefteengpassanalyse.html
11. KPMG Law: Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie: Das empfiehlt die Expertenkommission. Stand 09.06.2026. https://kpmg-law.de/umsetzung-der-entgelttransparenzrichtlinie-das-empfiehlt-die-expertenkommission/

Rechtsstand der genannten Normen: 22.07.2026. Dieser Beitrag gibt einen fachlichen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Unsicherheiten

Die genannten Gehaltswerte stammen aus einem einzigen Tarifgebiet (Hamburg, Niedersachsen, Saarland, Westfalen-Lippe) und veranschaulichen die Systematik, nicht einen bundesweiten Durchschnitt; andere Landeszahnärztekammern regeln Tätigkeitsgruppen und Zuschläge eigenständig, teils nur als unverbindliche Empfehlung, und wurden hierfür nicht einzeln geprüft.

Die Einordnung der ZFA als Engpassberuf mit Punktwert 2,8 im Jahr 2024 stammt aus Berichten von zm-online und einer Kassenzahnärztlichen Vereinigung, die sich auf die Bundesagentur für Arbeit berufen; eine eigene, namentlich auf ZFA bezogene Fundstelle der Bundesagentur für Arbeit selbst ließ sich im Rechercheverlauf nicht direkt einsehen.

Zur europäischen Entgelttransparenzrichtlinie war zum Redaktionsschluss offen, wann und wie Deutschland sie umsetzt; der Stand sollte vor Veröffentlichung einer Anzeige erneut geprüft werden.

Zu gerichtlichen Entscheidungen rund um ZMV- oder ZFA-Stellenanzeigen wurden keine belastbaren Fundstellen mit Gericht, Datum und Aktenzeichen ermittelt, sie sind deshalb nicht Teil dieses Beitrags. Eine belastbare, bundesweite und aktuelle Durchschnitts- oder Mediangehaltsangabe für ZMV aus amtlicher Statistik konnte nicht verifiziert werden und wurde deshalb nicht aufgenommen.