Mitarbeitergewinnung Zahnarztpraxis

Kurzdefinition

Mitarbeitergewinnung bezeichnet in der Zahnarztpraxis alle systematischen Maßnahmen, mit denen Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber offene Stellen für Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA) und weiteres Praxispersonal besetzen, von der Ausschreibung über die eigene Ausbildung bis zur Auswahl geeigneter Bewerbender. Sie reagiert auf einen der am stärksten ausgeprägten Fachkräfteengpässe unter allen deutschen Ausbildungsberufen.

Auf einen Blick

• Zahnmedizinische Fachangestellte erreichten 2024 einen Punktwert von 2,8, den höchsten Wert unter den zehn beschäftigungsstärksten Engpassberufen auf Fachkraftniveau (Bundesagentur für Arbeit, Fachkräfteengpassanalyse 2024, Mai 2025).
• 2024 galten 163 von 1.236 bewerteten Berufsgattungen als Engpassberufe, nach 183 (2023) und 200 (2022) (Bundesagentur für Arbeit, Fachkräfteengpassanalyse 2024, Mai 2025).
• 54 Prozent der Praxen, die in den vergangenen zwei Jahren nicht-zahnärztliches Personal gesucht haben, konnten nicht jede Stelle besetzen, die Suche dauerte im Schnitt rund sechs Monate (KZBV, Pressemitteilung, 19.09.2024).
• Auf eine offene Stelle kommen im Durchschnitt nur 3,5 Bewerbungen, von denen rund 2,6 nicht dem Anforderungsprofil entsprechen (KZBV, Pressemitteilung, 19.09.2024).
• 2025 wurden zum Stichtag 30. September 17.396 neue ZFA-Ausbildungsverträge geschlossen, ein Plus von 7,53 Prozentpunkten gegenüber 2024 (Bundeszahnärztekammer, 2025).

Einordnung

Mitarbeitergewinnung ist ein Teilbereich des Personalmanagements und grenzt sich von der Mitarbeiterbindung ab, die auf den Verbleib bereits beschäftigter Kräfte zielt. In der Zahnarztpraxis betrifft sie vor allem die Zahnmedizinische Fachangestellte als zentrale nicht-approbierte Berufsgruppe, daneben Prophylaxefachkräfte mit Aufstiegsfortbildung, Praxismanagement und Verwaltungspersonal. Der Begriff hat sich von einer Randnotiz der Praxisführung zu einem strategischen Thema entwickelt, weil sich der Arbeitsmarkt von einem Arbeitgebermarkt zu einem Bewerbermarkt gewandelt hat: Bewerbende können zwischen mehreren Angeboten wählen, Praxen müssen aktiv um sie werben.

Anders als bei approbierten Zahnärztinnen und Zahnärzten, deren Zulassung über Approbation und Weiterbildungsordnungen der Landeszahnärztekammern geregelt ist, hängt das ZFA-Angebot im Wesentlichen von der betrieblichen Ausbildungsbereitschaft der Praxen ab. Mitarbeitergewinnung ist deshalb eng mit der eigenen Ausbildung verzahnt: Wer nicht ausbildet, verzichtet auf den wichtigsten eigenen Zufluss an Nachwuchskräften und konkurriert stattdessen ausschließlich um bereits ausgebildetes Personal. Von Employer Branding unterscheidet sich Mitarbeitergewinnung durch den engeren, operativen Fokus auf die konkrete Stellenbesetzung, während Employer Branding die längerfristige Wahrnehmung als Arbeitgeberin aufbaut. Für kieferorthopädische Praxen gilt dieselbe Marktlage, ergänzt um die gezielte Suche nach ZFA mit kieferorthopädischer Zusatzqualifikation.

Relevanz für die Praxis

Unbesetzte Stellen wirken sich unmittelbar auf Ihre Behandlungskapazität aus, unabhängig davon, wie gut die zahnärztliche Auslastung selbst ist. Nach einer Sonderauswertung des Zahnärzte-Praxis-Panels (ZäPP) im Auftrag der KZBV mussten rund 43 Prozent der befragten Praxen ihr Behandlungsangebot bereits einschränken, weil sich offene Stellen nicht besetzen ließen (KZBV, 2024). Nur noch rund ein Drittel bewertet die eigene Personalsituation als gut oder sehr gut, 40 Prozent halten sie für schlecht oder sehr schlecht (KZBV, 2024). Personalmangel ist damit kein reines Verwaltungsproblem, sondern begrenzt direkt Umsatz, Terminverfügbarkeit für Patientinnen und Patienten sowie die Belastung Ihres verbleibenden Teams.

Hinzu kommt eine strukturelle Verschiebung der Verhandlungsmacht: Auf eine offene Stelle kommen im Schnitt nur 3,5 Bewerbungen, von denen ein Großteil nicht dem Anforderungsprofil entspricht (KZBV, 2024). Langsame oder unflexible Bewerbungsprozesse kosten Sie geeignete Kandidatinnen und Kandidaten, auch an Wettbewerber außerhalb der eigenen Fachrichtung wie Kliniken oder Arztpraxen.

Regional fällt die Lage unterschiedlich aus: Die Ausbildungszahlen der Landeszahnärztekammern zeigen 2025 bundesweit ein Plus von 7,53 Prozentpunkten, in Kammerbereichen wie Nordrhein jedoch einen leichten Rückgang (BZÄK, 2025). Praxen in ländlichen Regionen konkurrieren zusätzlich um eine kleinere Bewerberbasis, kieferorthopädische Praxen zusätzlich um Fachassistenz KFO als Zusatzqualifikation. Bei einer Praxisübergabe oder -übernahme lohnt sich ein früher Blick auf die Personalsituation: Ein vollständig besetztes Team ist ein eigenständiger Wertfaktor.

Was bei der Umsetzung zählt

In der Praxis zeigt sich, dass mehrere Kanäle parallel mehr Bewerbungen erzeugen als ein einzelner: eigene Ausbildungsplätze mit Kontakten zu Berufsschulen, Stellenbörsen der Zahnärztekammern, Fachportale für Gesundheitsberufe und Empfehlungen aus dem Team. Mit einer kurzen, auch mobil ausfüllbaren Bewerbungsstrecke senken Sie die Abbruchquote, da Bewerberinnen und Bewerber bei angespanntem Arbeitsmarkt selten nur eine Option verfolgen. Reagieren Sie innerhalb weniger Tage statt Wochen auf eingehende Bewerbungen, sonst sagen Kandidatinnen und Kandidaten zwischenzeitlich anderswo zu.

Nennen Sie Gehalt, Arbeitszeitmodell und Teilzeitoptionen bereits in der Ausschreibung: Das filtert unpassende Bewerbungen früh heraus und spart beiden Seiten Zeit. Da ein erheblicher Teil der Bewerbungen nicht dem Anforderungsprofil entspricht, hilft ein realistisches statt eines maximalen Profils, etwa wenn sich fachliche Lücken durch strukturierte Einarbeitung schließen lassen. Ausbildung ist der einzige Kanal, der dem Arbeitsmarkt zusätzliches Personal zuführt, statt vorhandenes umzuverteilen: Bilden Sie selbst aus, sichern Sie sich Zugriff auf Nachwuchs, bevor dieser auf dem freien Markt sucht. Ein strukturiertes Onboarding mit festen Ansprechpartnern und einem Einarbeitungsplan wirkt der Frühfluktuation entgegen.

Zahlen und Kontext

Die Fachkräfteengpassanalyse 2024 der Bundesagentur für Arbeit weist für Zahnmedizinische Fachangestellte einen Punktwert von 2,8 aus, den höchsten Wert unter den zehn beschäftigungsstärksten Engpassberufen auf Fachkraftniveau, ermittelt aus sechs Indikatoren wie Vakanzzeit, Arbeitslosenquote und Entgeltentwicklung. Zum Stichtag Juni 2024 waren bundesweit 177.663 ZFA sozialversicherungspflichtig beschäftigt, ohne Auszubildende und Arbeitnehmerüberlassung. Insgesamt galten 2024 163 von 1.236 bewerteten Berufsgattungen als Engpassberufe, nach 183 (2023) und 200 (2022), davon 91 auf Fachkraftniveau (Bundesagentur für Arbeit, Fachkräfteengpassanalyse 2024, Mai 2025).

Die ZäPP-Sonderauswertung, die das Zentralinstitut für Kassenärztliche Versorgung (Zi) 2023 im Auftrag der KZBV mit rund 1.900 antwortenden Praxen durchführte, beziffert die durchschnittliche Personalsuche bis zur Stellenbesetzung auf etwa sechs Monate. Auf eine offene Stelle kommen im Schnitt 3,5 Bewerbungen, von denen rund 2,6 nicht dem Anforderungsprofil entsprechen (KZBV, Pressemitteilung, 19.09.2024).

Auf der Ausbildungsseite meldet die Bundeszahnärztekammer für 2025 bundesweit 17.396 neu abgeschlossene ZFA-Ausbildungsverträge zum Stichtag 30. September, ein Plus von 7,53 Prozentpunkten gegenüber 16.178 Verträgen im Vorjahr, mit regional unterschiedlichen Zuwächsen (BZÄK, 2025). Die Ausbildung selbst dauert gemäß der Verordnung über die Berufsausbildung zum Zahnmedizinischen Fachangestellten und zur Zahnmedizinischen Fachangestellten (ZahnmedAusbV) vom 16. März 2022 regulär drei Jahre im dualen System aus Praxis und Berufsschule.

Typische Fehler

• Zu langsame Rückmeldung auf Bewerbungen: Bei durchschnittlich nur 3,5 Bewerbungen pro offener Stelle (KZBV, 2024) verlieren Praxen mit Antwortzeiten von mehreren Wochen einen Großteil der knappen Kandidatinnen und Kandidaten an schnellere Wettbewerber.
• Überzogene Anforderungsprofile: Da rund 2,6 von 3,5 Bewerbungen je Stelle nicht dem Anforderungsprofil entsprechen (KZBV, 2024), verengt ein zusätzlich unrealistisches Profil die verbleibende Auswahl auf praktisch keine geeignete Bewerbung.
• Verzicht auf eigene Ausbildung: Praxen ohne eigene Ausbildungsplätze verzichten auf den einzigen Kanal, der dem Arbeitsmarkt zusätzliches Personal zuführt, während die ZFA-Ausbildungszahlen 2025 um 7,53 Prozentpunkte zulegten (BZÄK, 2025).
• Fehlendes strukturiertes Onboarding: In der Praxis zeigt sich, dass neue Mitarbeitende ohne klaren Einarbeitungsplan und feste Ansprechpartner die Probezeit eher abbrechen, was die knappe Personaldecke zusätzlich belastet.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Besetzung einer ZFA-Stelle? Laut einer Sonderauswertung des Zahnärzte-Praxis-Panels im Auftrag der KZBV vergehen im Schnitt etwa sechs Monate von der ersten Ausschreibung bis zur tatsächlichen Besetzung einer Stelle. 54 Prozent der Praxen, die in den vergangenen zwei Jahren nicht-zahnärztliches Personal gesucht haben, konnten dabei nicht jede offene Stelle besetzen (KZBV, 2024).

Welche Kanäle eignen sich zur Mitarbeitergewinnung? Bewährt haben sich in der Praxis vor allem eigene Ausbildungsplätze, Stellenbörsen der Zahnärztekammern, spezialisierte Fachportale für Gesundheitsberufe sowie persönliche Empfehlungen aus dem bestehenden Team. Da im Schnitt nur 3,5 Bewerbungen pro offener Stelle eingehen (KZBV, 2024), erhöht die Kombination mehrerer Kanäle deutlich die Chance auf ausreichend passende Bewerbungen.

Warum ist der Fachkräftemangel bei ZFA so ausgeprägt? Die Bundesagentur für Arbeit stufte ZFA in der Fachkräfteengpassanalyse 2024 mit einem Punktwert von 2,8 als den am stärksten betroffenen Beruf unter den beschäftigungsstärksten Engpassberufen auf Fachkraftniveau ein. Das Angebot an ausgebildeten Kräften hält trotz steigender Ausbildungszahlen bislang nicht mit der wachsenden Nachfrage der Praxen Schritt.

Was unterscheidet Mitarbeitergewinnung von Mitarbeiterbindung? Mitarbeitergewinnung umfasst alle Schritte bis zur Einstellung: Stellenausschreibung, Bewerberauswahl und Vertragsabschluss. Mitarbeiterbindung setzt danach an und hält bereits eingestelltes Personal langfristig im Team, etwa durch passende Arbeitszeitmodelle, Fortbildungsangebote oder eine wertschätzende Führung. Beide Bereiche hängen eng zusammen, weil eine hohe Fluktuation den Gewinnungsaufwand einer Praxis laufend erhöht.

Gilt der Personalmangel auch für kieferorthopädische Praxen? Ja, kieferorthopädische Praxen konkurrieren um dieselbe ZFA-Basis wie allgemeinzahnärztliche Praxen und zusätzlich um Fachkräfte mit der Zusatzqualifikation Fachassistenz KFO. Separate Kammerstatistiken speziell zu dieser Zusatzqualifikation liegen in den für diesen Beitrag recherchierten Quellen nicht vor, weshalb sich belastbare Aussagen nur auf die allgemeine ZFA-Marktlage stützen lassen.

Verwandte Begriffe

• Dental Recruiting: der stärker auf Ausschreibung, Auswahlprozess und rechtssichere Formulierung fokussierte Nachbarbegriff.
• Employer Branding: der längerfristige Aufbau einer glaubwürdigen Arbeitgebermarke, der einzelne Gewinnungserfolge absichert.
• Fachkräftemangel in der Zahnarztpraxis: der strukturelle Engpass bei ZFA und weiterem Praxispersonal, auf den Mitarbeitergewinnung reagiert.
• ZFA-Bewerbungen erhalten: der Prozess von der Anzeige bis zur eingehenden Bewerbung.
• ZFA-Ausbildung im Praxisbetrieb: die eigene Ausbildung als praxisnaher Kanal für künftige Fachkräfte.

Quellen

1. Statistik der Bundesagentur für Arbeit: Fachkräfteengpassanalyse 2024. Berichte: Blickpunkt Arbeitsmarkt. Nürnberg, Mai 2025. https://statistik.arbeitsagentur.de/DE/Navigation/Statistiken/Interaktive-Statistiken/Fachkraeftebedarf/Engpassanalyse-Nav.html
2. Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV): Fachkräftemangel wirkt sich auf Praxisalltag aus. Pressemitteilung. 19.09.2024. https://www.kzbv.de/pressemitteilungen/fachkraeftemangel-wirkt-sich-auf-praxisalltag-aus/
3. Bundeszahnärztekammer (BZÄK): Ausbildungszahlen Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA) 2025 in Deutschland. 2025. https://www.bzaek.de/fileadmin/PDFs/za/ZFA/ausbildungszahlen.pdf
4. Bundesministerium der Justiz (Gesetze im Internet): Verordnung über die Berufsausbildung zum Zahnmedizinischen Fachangestellten und zur Zahnmedizinischen Fachangestellten (ZahnmedAusbV) vom 16. März 2022 (BGBl. I S. 487). https://www.gesetze-im-internet.de/zahnmedausbv_2022/BJNR048700022.html
5. Bundeszahnärztekammer (BZÄK): Ausbildung und Ausbildungsrahmenplan (Zahnmedizinische Fachangestellte). Abgerufen 22.07.2026. https://www.bzaek.de/praxisteam/zahnmedizinische-fachangestellte/ausbildung-und-ausbildungsrahmenplan.html

Unsicherheiten

Zur durchschnittlichen Vakanzzeit ausgeschriebener ZFA-Stellen berichten mehrere Kassenzahnärztliche Vereinigungen von über vier Monaten unter Berufung auf die Bundesagentur für Arbeit; ein im Wortlaut der Fachkräfteengpassanalyse 2024 selbst bestätigter Wert lag nicht vor und wurde deshalb nicht übernommen. Die im Text genannten sechs Monate stammen aus einer anderen Erhebung, der ZäPP-Sonderauswertung von KZBV und Zi, und sind mit der BA-Vakanzzeit nicht identisch.

Die Vergleichszahl der ZFA-Ausbildungsverträge für 2024 wird in der BZÄK-Quelle zweimal leicht unterschiedlich beziffert, 16.178 nach Bundesländern, 16.003 in der langen Zeitreihe; verwendet wurde der mit der Bundesländer-Summe übereinstimmende Wert 16.178.

Zu KFO-spezifischen Kennzahlen der Mitarbeitergewinnung liegt keine eigene Statistik vor; entsprechende Aussagen im Text stützen sich auf die allgemeine ZFA-Marktlage.