Praxissteuerung in der Zahnarztpraxis

Kurzdefinition

Praxissteuerung bezeichnet den fortlaufenden Prozess, mit dem Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber wirtschaftliche und organisatorische Kennzahlen einer Zahnarztpraxis beobachten, mit Zielwerten vergleichen und daraus Entscheidungen ableiten. Sie umfasst eine operative Ebene aus laufenden Kennzahlen wie Umsatz, Kosten und Auslastung sowie eine strategische Ebene aus Entscheidungen zu Standort, Personalstruktur und Praxisnachfolge.

Auf einen Blick

• Der Einnahmen-Überschuss je Praxisinhaber stieg 2023 um 10,3 Prozent, weil die Einnahmen mit 8,3 Prozent stärker wuchsen als die Betriebsausgaben mit 7,4 Prozent, ein Beispiel für das Zusammenspiel der zentralen Steuerungsgrößen (KZBV Jahrbuch 2025).
• Von 44,0 Wochenstunden entfielen 2023 nur 32,5 Stunden auf die Behandlung, 8,5 Stunden auf Verwaltungstätigkeiten, ein administrativer Anteil, der gegenüber dem Vorjahr weiter zunahm (KZBV Jahrbuch 2025).
• Die Zahl der Zahnarztpraxen sank von 43.684 im Jahr 2014 auf 37.423 im Jahr 2024, ein Rückgang von rund 14,3 Prozent bei gleichzeitig zunehmender Praxiskonzentration (KZBV Jahrbuch 2025).
• Ende 2024 gab es 1.511 medizinische Versorgungszentren mit 4.793 angestellten Zahnärztinnen und Zahnärzten, ein struktureller Trend, der die Wettbewerbslage vieler Einzelpraxen verändert (KZBV Jahrbuch 2025).
• 60 Prozent der Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber lagen 2023 mit ihrem Einkommen unter dem statistischen Durchschnittswert, der Median betrug 180.300 Euro (KZBV Jahrbuch 2025).

Einordnung

Praxissteuerung unterscheidet sich von der reinen Buchführung dadurch, dass sie nicht rückblickend einen Jahresabschluss dokumentiert, sondern fortlaufend, idealerweise monatlich oder quartalsweise, Kennzahlen erhebt, um noch innerhalb des laufenden Geschäftsjahres nachsteuern zu können. Das KZBV Jahrbuch selbst liefert dafür keine Steuerungsmethodik, sondern jährliche Rückblicksdaten zu Einnahmen, Kosten und Arbeitszeiten, die sich aber als Referenzwerte für die eigene, unterjährige Steuerung eignen (KZBV Jahrbuch 2025).

Sinnvoll ist die Unterscheidung zweier Ebenen. Die operative Ebene umfasst kurzfristig beeinflussbare Größen wie Kostenquoten, Behandlungszeit-Anteil oder Terminauslastung. Die strategische Ebene betrifft Entscheidungen mit mehrjähriger Wirkung, etwa zu Standort, Praxisgröße, Kooperationsform oder dem Zeitpunkt einer Praxisabgabe, die sich an strukturellen Entwicklungen wie der zunehmenden Praxiskonzentration orientieren sollten: Die Zahl der Praxen sank zwischen 2014 und 2024 um rund 14,3 Prozent, während zugleich die Zahl medizinischer Versorgungszentren zunahm (KZBV Jahrbuch 2025). Praxissteuerung im engeren Sinn verbindet beide Ebenen, indem operative Kennzahlen so ausgewertet werden, dass sie auch strategische Entscheidungen erkennbar vorbereiten.

Relevanz für die Praxis

Für Sie als Praxisinhaberin oder Praxisinhaber ist eine aktive Steuerung deshalb relevant, weil bundesweite Durchschnittswerte die tatsächliche Streuung der Praxisergebnisse verdecken. Da 2023 sechzig Prozent aller Zahnärztinnen und Zahnärzte unter dem Durchschnittseinkommen von 214.700 Euro lagen, der Median aber nur bei 180.300 Euro (KZBV Jahrbuch 2025), zeigt sich, dass eine kleine Gruppe besonders erfolgreicher Praxen den statistischen Mittelwert nach oben zieht. Ohne eigene, unterjährige Kennzahlen lässt sich kaum feststellen, ob die eigene Praxis näher am Median oder am oberen Rand der Verteilung liegt.

Bedeutsam ist zudem der Zusammenhang zwischen Arbeitszeit und Steuerung: Der administrative Anteil der Arbeitszeit stieg 2023 auf 8,5 von 44,0 Wochenstunden, mehr als im Vorjahr (KZBV Jahrbuch 2025). Praxissteuerung bedeutet in diesem Zusammenhang auch, Verwaltungsaufwand messbar zu machen und zu prüfen, welcher Anteil davon delegierbar ist, statt ihn stillschweigend als gegeben hinzunehmen.

Auf der strategischen Ebene verändert der Trend zur Praxiskonzentration und zu medizinischen Versorgungszentren, von denen es Ende 2024 bundesweit 1.511 mit 4.793 angestellten Zahnärztinnen und Zahnärzten gab (KZBV Jahrbuch 2025), das Wettbewerbsumfeld vieler Einzelpraxen. Eine Praxissteuerung, die ausschließlich auf operative Kennzahlen schaut, blendet diese strukturelle Entwicklung aus, obwohl sie mittelfristig Entscheidungen zu Kooperation, Wachstum oder Nachfolge beeinflusst.

Was bei der Umsetzung zählt

Legen Sie eine feste Kadenz für die Kennzahlenerhebung fest, mindestens quartalsweise, da jährliche Rückblicke wie das KZBV Jahrbuch selbst erst mit erheblichem zeitlichem Abstand veröffentlicht werden, die aktuelle Ausgabe 2025 etwa auf Basis der Berichtsjahre 2022 und 2023 (KZBV Jahrbuch 2025). Für die eigene Steuerung sind aktuellere, praxisinterne Werte notwendig, die sich an denselben Kategorien orientieren können.

Wählen Sie Kennzahlen aus mehreren Dimensionen, nicht nur aus der Finanzbuchhaltung. Neben Umsatz, Betriebsausgaben und Einnahmen-Überschuss gehört dazu die Auslastung der Behandlungszeit, da bundesweit nur 32,5 von 44,0 Wochenstunden auf die Behandlung selbst entfielen (KZBV Jahrbuch 2025); eine reine Umsatzbetrachtung ohne Zeitbezug übersieht, ob Wachstum durch mehr Behandlungszeit oder durch höhere Preise je Zeiteinheit entsteht.

Unterscheiden Sie zwischen Frühindikatoren und Spätindikatoren. Der Einnahmen-Überschuss ist ein Spätindikator, der erst am Ende einer Abrechnungsperiode feststeht; Terminauslastung, Neupatientenzahl oder der Anteil administrativer Arbeitszeit lassen sich dagegen unterjährig und deutlich früher erfassen und erlauben ein Gegensteuern, bevor sich Effekte im Jahresergebnis zeigen.

Verknüpfen Sie operative Kennzahlen regelmäßig mit der strategischen Ebene, etwa indem Sie die eigene Kostenstruktur nicht nur mit dem Vorjahr, sondern auch mit langfristigen Trends wie der Praxiskonzentration vergleichen, um rechtzeitig zu erkennen, ob Wachstum, Kooperation oder eine Nachfolgeplanung ansteht.

Benennen Sie innerhalb der Praxis eine klare Verantwortlichkeit für die Kennzahlenpflege, etwa in der Praxisleitung oder beim Praxismanagement, da eine Steuerung ohne feste Zuständigkeit erfahrungsgemäß bei operativer Belastung als Erstes vernachlässigt wird.

Zahlen und Kontext

Nach dem KZBV Jahrbuch 2025 (Datenbasis: Zahnärzte-Praxis-Panel des Zi, Erhebung 2024 für die Betriebsjahre 2022 und 2023) lag der Einnahmen-Überschuss je Praxisinhaber 2023 bei 214.700 Euro (Median 180.300 Euro), bei Einnahmen von 677.900 Euro und Betriebsausgaben von 463.200 Euro.

Zeitlich arbeiteten Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber 2023 im Bundesdurchschnitt 44,0 Wochenstunden, davon 32,5 Stunden behandelnd und 8,5 Stunden mit Verwaltungstätigkeiten, gegenüber 8,3 Stunden im Vorjahr; zum Vergleich lag die durchschnittliche Arbeitszeit aller Erwerbstätigen in Deutschland bei 34,1 Wochenstunden (KZBV Jahrbuch 2025).

Strukturell sank die Zahl der Zahnarztpraxen von 43.684 im Jahr 2014 auf 37.423 im Jahr 2024, ein Rückgang um 6.261 Praxen beziehungsweise rund 14,3 Prozent; der Anteil der Berufsausübungsgemeinschaften an allen Praxen lag 2024 in den alten Bundesländern bei 17,2 Prozent, in den neuen Bundesländern bei 10,8 Prozent (KZBV Jahrbuch 2025). Parallel dazu gab es Ende 2024 bundesweit 1.511 medizinische Versorgungszentren mit 4.793 angestellten Zahnärztinnen und Zahnärzten sowie sechs Einrichtungen nach § 402 SGB V mit 19 weiteren angestellten Zahnärzten (KZBV Jahrbuch 2025).

Die Zahl der Vertragszahnärztinnen und -zahnärzte sank Ende 2024 gegenüber dem Vorjahr um 2,0 Prozent auf 43.166, während die Zahl der bei ihnen angestellten Zahnärzte auf 14.915 stieg (KZBV Jahrbuch 2025); unter Einbeziehung aller angestellten Zahnärzte einschließlich der in medizinischen Versorgungszentren blieb die Gesamtzahl der an der vertragszahnärztlichen Versorgung teilnehmenden Zahnärzte nahezu konstant.

Typische Fehler

Steuerung auf den Jahresabschluss beschränkt: Wer Kennzahlen nur einmal jährlich betrachtet, verliert die Möglichkeit, innerhalb des laufenden Jahres noch gegenzusteuern, da sich Entwicklungen wie eine steigende Kostenquote erst mit erheblicher Verzögerung zeigen.

Nur Finanzkennzahlen, keine Zeit- oder Auslastungsgrößen verfolgt: Da nur 32,5 von 44,0 Wochenstunden 2023 auf die Behandlung selbst entfielen (KZBV Jahrbuch 2025), bleibt ohne Zeitbezug unklar, ob ein Umsatzrückgang an der Auslastung oder an der Preisstruktur liegt.

Durchschnittswerte unreflektiert als Zielgröße übernommen: Da 60 Prozent der Praxen 2023 unter dem arithmetischen Mittel von 214.700 Euro lagen (KZBV Jahrbuch 2025), führt eine Zielsetzung am Mittelwert für die Mehrheit der Praxen zu einem unrealistischen Anspruch.

Strategische Marktentwicklung bei rein operativer Steuerung ausgeblendet: Der Rückgang der Praxiszahl um 14,3 Prozent seit 2014 bei gleichzeitigem Wachstum medizinischer Versorgungszentren (KZBV Jahrbuch 2025) wirkt sich mittelfristig auf Wettbewerb und Nachfolgesituation aus, auch wenn kurzfristige Kennzahlen unauffällig bleiben.

Häufige Fragen

Wie oft sollte eine Zahnarztpraxis ihre Kennzahlen auswerten? Eine feste externe Vorgabe existiert nicht. Da amtliche Vergleichsdaten wie das KZBV Jahrbuch nur jährlich und mit deutlichem zeitlichem Abstand erscheinen, die aktuelle Ausgabe etwa auf Basis der Jahre 2022 und 2023 (KZBV Jahrbuch 2025), empfiehlt sich für die praxisinterne Steuerung ein deutlich kürzerer, mindestens quartalsweiser Rhythmus.

Welche Kennzahlen gehören neben dem Umsatz noch zur Praxissteuerung? Insbesondere die Kostenstruktur, die Auslastung der Behandlungszeit und der administrative Zeitanteil, der 2023 bundesweit bei 8,5 von 44,0 Wochenstunden lag (KZBV Jahrbuch 2025).

Wie stark verändert sich die Praxislandschaft strukturell? Deutlich: Die Zahl der Zahnarztpraxen sank von 2014 bis 2024 um rund 14,3 Prozent, während die Zahl medizinischer Versorgungszentren auf 1.511 Ende 2024 anstieg (KZBV Jahrbuch 2025), ein Trend zur Konzentration, den eine langfristig ausgerichtete Praxissteuerung berücksichtigen sollte.

Ist der bundesweite Durchschnittswert eine sinnvolle Zielgröße für die eigene Praxis? Nur mit Einschränkung. Da 60 Prozent der Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber 2023 unter dem arithmetischen Mittel von 214.700 Euro lagen, der Median aber bei 180.300 Euro (KZBV Jahrbuch 2025), ist der Median für die meisten Praxen der realistischere Vergleichswert.

Verwandte Begriffe

Praxisgewinn steigern: das zentrale finanzielle Ergebnis, das eine gute Praxissteuerung im Blick behalten muss.

Praxiskosten und Personalkostenquote: liefert die wichtigsten operativen Kennzahlen der Kostenseite.

Praxiskaufvertrag: strategische Entscheidungen zu Wachstum oder Nachfolge münden häufig in einen Kaufvertrag.

Praxismietvertrag: langfristige Bindungen, die die strategische Handlungsfreiheit der Praxissteuerung begrenzen.

Stuhlauslastung berechnen: eine operative Einzelkennzahl, die sich in ein umfassendes Steuerungssystem einordnet.

Quellen

1. Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV): Jahrbuch 2025. Statistische Basisdaten zur vertragszahnärztlichen Versorgung, Kapitel “Betriebswirtschaftliche Daten der Zahnarztpraxen” und “Zahnärzte- und Bevölkerungszahlen”. 2025. https://www.kzbv.de/wp-content/uploads/KZBV_Jahrbuch_2025_Web_ohne_GOZ.pdf
2. Institut der Deutschen Zahnärzte (IDZ): Zahnärztliche Existenzgründungsforschung. Institutsseite. Abgerufen im Juli 2026. https://www.idz.institute/leuchtturmprojekte/zahnaerztliche-existenzgruendungsforschung/
3. Bundesagentur für Arbeit: Entgeltatlas, Beruf Zahnmedizinische/r Fachangestellte/r. Abgerufen im Juli 2026. https://web.arbeitsagentur.de/entgeltatlas/beruf/14705

Unsicherheiten

Zu einer standardisierten, bundesweit anerkannten Methodik der Praxissteuerung mit festgelegten Kennzahlen und Zielkorridoren äußert sich keine der ausgewerteten Stufe-1-Quellen; die hier dargestellte Struktur aus operativer und strategischer Ebene ist eine eigene Einordnung auf Basis der verfügbaren Daten, keine Vorgabe einer Institution. Zur konkreten Wirkung einzelner Steuerungsmaßnahmen auf den späteren Praxiserfolg liegen keine belastbaren, quantifizierten Studienergebnisse aus den ausgewerteten Quellen vor. Der Anteil administrativer Arbeitszeit wird im KZBV Jahrbuch nicht danach aufgeschlüsselt, welcher Teil davon delegierbar wäre; diese Einschätzung stammt nicht aus der Quelle selbst.