Praxiskosten und Personalkostenquote

Kurzdefinition

Praxiskosten bezeichnen sämtliche Betriebsausgaben einer Zahnarztpraxis, von Personal- über Material- und Fremdlaborausgaben bis zu Raumkosten und Abschreibungen. Die Personalkostenquote ist darin die Kennzahl, die den Anteil der Personalausgaben an Umsatz oder Gesamtkosten ausdrückt und wegen ihres Gewichts als wichtigste Einzelposition der gesamten Kostenstruktur gilt.

Auf einen Blick

• Die Betriebsausgaben einer Zahnarztpraxis lagen 2023 bei durchschnittlich 463.200 Euro je Praxisinhaber, das entspricht 68,3 Prozent der Gesamteinnahmen (KZBV Jahrbuch 2025).
• Personalausgaben bildeten darin mit 43,1 Prozent den größten Einzelposten, vor Fremdlaborausgaben mit 23,6 Prozent (KZBV Jahrbuch 2025).
• Material für Praxis und Labor machte 8,1 Prozent aus, Raumkosten 6,0 Prozent, Abschreibungen 5,1 Prozent und Zinsen für Praxisdarlehen 0,5 Prozent der Betriebsausgaben (KZBV Jahrbuch 2025).
• Das bundesweite Medianentgelt Zahnmedizinischer Fachangestellter lag 2024 bei 2.669 Euro brutto im Monat, mit einer Spanne von 2.290 bis 3.089 Euro zwischen unterem und oberem Quartil (Bundesagentur für Arbeit, Entgeltatlas).
• Zwischen alten (43,7 Prozent) und neuen Bundesländern (39,8 Prozent) lag die Personalkostenquote 2023 rund 4 Prozentpunkte auseinander (KZBV Jahrbuch 2025).

Einordnung

Praxiskosten sind keine einheitliche Größe, sondern setzen sich aus mehreren, betriebswirtschaftlich unterschiedlichen Blöcken zusammen, die das KZBV Jahrbuch als Betriebsausgaben getrennt ausweist: Personal, Fremdlabor, Material, Raumkosten, Zinsen, Abschreibungen und übrige Ausgaben (KZBV Jahrbuch 2025). Innerhalb dieser Struktur kommt der Personalkostenquote eine besondere Rolle zu, weil sie mit 43,1 Prozent 2023 nicht nur den größten Einzelblock bildet, sondern auch denjenigen, der sich am unmittelbarsten durch eigene Entscheidungen zu Stellenplan und Vergütung beeinflussen lässt; Fremdlaborausgaben und Raumkosten hängen dagegen stärker von externen Vertragspartnern und bestehenden Verträgen ab.

Von der reinen Quotenbetrachtung des Jahrbuchs zu unterscheiden ist eine Kalkulation der Personalkosten von unten nach oben, anhand von Marktgehältern, wie sie der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit für einzelne Berufe liefert. Beide Perspektiven ergänzen sich: Die Quote zeigt, wie sich die eigene Praxis im Verhältnis zum bundesweiten Durchschnitt bewegt, die Gehaltsbenchmark zeigt, ob die einzelnen Positionen darin marktgerecht besetzt sind.

Relevanz für die Praxis

Für Ihre Praxis ist relevant, dass die einzelnen Kostenblöcke unterschiedlich stark schwanken und deshalb unterschiedliche Steuerungsansätze erfordern. Personal- und Fremdlaborausgaben zusammen machten 2023 bereits 66,7 Prozent der Betriebsausgaben aus (KZBV Jahrbuch 2025); wer nur die Gesamtkostenquote im Blick hat, übersieht leicht, welcher der beiden Blöcke für eine Veränderung tatsächlich verantwortlich ist.

Die kleineren Positionen sind für die laufende Steuerung nicht zu vernachlässigen, auch wenn sie geringer ins Gewicht fallen: Raumkosten mit 6,0 Prozent und Abschreibungen mit 5,1 Prozent 2023 (KZBV Jahrbuch 2025) sind zugleich die Positionen mit der geringsten kurzfristigen Beeinflussbarkeit, da sie meist aus mehrjährigen Verträgen oder bereits getätigten Investitionen resultieren. Wirtschaftlich sinnvolle Kostensteuerung setzt deshalb vor Vertragsabschluss an, nicht erst bei der laufenden Kostenkontrolle.

Für die Personalkostenquote im engeren Sinn ist zudem die regionale Spannbreite relevant: Der Abstand von rund 4 Prozentpunkten zwischen alten und neuen Bundesländern 2023 (KZBV Jahrbuch 2025) zeigt, dass ein bundesweiter Zielwert die eigene Situation nur grob abbildet, wenn Lohnniveau und Wettbewerbsumfeld am Standort abweichen.

Was bei der Umsetzung zählt

Bauen Sie die Personalkostenplanung zweistufig auf. Ermitteln Sie zunächst von unten nach oben die Kosten je Stelle anhand von Marktdaten wie dem Entgeltatlas-Median für Zahnmedizinische Fachangestellte von 2.669 Euro brutto im Monat (Bundesagentur für Arbeit), multipliziert mit der Zahl der besetzten und geplanten Stellen zuzüglich Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung. Gleichen Sie das Ergebnis anschließend mit der Quote aus dem Jahrbuch ab, um Ausreißer nach oben oder unten zu erkennen.

Trennen Sie bei der Kostenanalyse konsequent Personal- von Fremdlaborausgaben, auch wenn beide auf den ersten Blick mit externer Leistungserbringung zu tun haben. Nur die Personalausgaben betreffen eigene Beschäftigte, Fremdlaborausgaben sind Materialkosten für Leistungen externer Labore und folgen eigenen Verhandlungsspielräumen, etwa über Preise oder den Anteil an Eigenlaborleistungen.

Bewerten Sie Raumkosten und Abschreibungen getrennt von den variablen Kostenblöcken, da sie über Miet- und Kreditlaufzeiten meist mehrjährig festgelegt sind. Eine kurzfristige Kostenoptimierung kann hier in der Regel nur bei Neuabschluss oder Nachverhandlung ansetzen, nicht im laufenden Betrieb.

Nutzen Sie die fremdlaborbereinigten Werte, wenn Sie Praxen mit unterschiedlichem Fremdlaboranteil vergleichen, da sonst der Nenner der Quote je nach Laboranteil schwankt und Vergleiche zwischen Praxen verzerrt.

Zahlen und Kontext

Nach dem KZBV Jahrbuch 2025 (Datenbasis: Zahnärzte-Praxis-Panel des Zi, Erhebung 2024 für die Betriebsjahre 2022 und 2023) betrugen die Betriebsausgaben je Praxisinhaber 2023 463.200 Euro. Davon entfielen 199.700 Euro (43,1 Prozent) auf Personal, 109.200 Euro (23,6 Prozent) auf Fremdlaborarbeiten, 37.700 Euro (8,1 Prozent) auf Material für Praxis und Labor sowie 27.700 Euro (6,0 Prozent) auf Raumkosten, 23.500 Euro (5,1 Prozent) auf Abschreibungen, 2.400 Euro (0,5 Prozent) auf Zinsen für Praxisdarlehen und 63.000 Euro (13,6 Prozent) auf übrige Betriebsausgaben.

Regional unterschieden sich sowohl Höhe als auch Struktur der Kosten: In den alten Bundesländern lag die Personalkostenquote 2023 bei 43,7 Prozent, in den neuen Bundesländern bei 39,8 Prozent, während die Fremdlaborquote in den neuen Bundesländern mit 28,4 Prozent deutlich über dem Wert der alten Bundesländer von 22,8 Prozent lag (KZBV Jahrbuch 2025, je Praxis).

Der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit weist für Zahnmedizinische Fachangestellte bundesweit ein Medianentgelt von 2.669 Euro brutto im Monat aus, mit einem unteren Quartil von 2.290 Euro und einem oberen Quartil von 3.089 Euro; diese Spannbreite bildet unter anderem regionale und tätigkeitsbezogene Unterschiede ab.

Investitionen wirken sich verzögert auf die Kostenstruktur aus: Bei einer Praxisübernahme wurden 2024 im Schnitt 106.000 Euro in medizintechnische Geräte und IT sowie 36.000 Euro in Modernisierung und Umbau investiert (KZBV Jahrbuch 2025, Datenbasis IDZ und Deutsche Apotheker- und Ärztebank), Summen, die in den Folgejahren über Abschreibungen in die Betriebsausgaben einfließen.

Typische Fehler

Personal- und Fremdlaborkosten in einem Topf betrachtet: Beide Positionen zusammen bilden zwar zwei Drittel der Betriebsausgaben, erfordern aber unterschiedliche Entscheidungen, eigenes Personal betrifft den Stellenplan, Fremdlabor die Material- und Laborstrategie.

Nur die Gesamtquote, nicht die Einzelpositionen verfolgt: Eine stabile Gesamtkostenquote kann gegenläufige Entwicklungen einzelner Positionen verdecken, etwa steigende Personal- bei gleichzeitig sinkenden Abschreibungskosten.

Gehaltsdaten und Jahrbuch-Quote nicht abgeglichen: Wer nur mit Marktgehältern kalkuliert, ohne die eigene Quote mit dem Jahrbuch-Durchschnitt zu vergleichen, erkennt strukturelle Abweichungen bei der Stellenanzahl nicht.

Regionale Unterschiede bei Benchmarks ignoriert: Der Abstand von rund 4 Prozentpunkten bei der Personalkostenquote zwischen alten und neuen Bundesländern 2023 (KZBV Jahrbuch 2025) zeigt, dass ein einzelner bundesweiter Zielwert regionale Lohn- und Wettbewerbsunterschiede nicht abbildet.

Häufige Fragen

Was zählt alles zu den Praxiskosten? Die Betriebsausgaben umfassen laut KZBV Jahrbuch Personal-, Fremdlabor- und Materialausgaben, Raumkosten, Zinsen für Praxisdarlehen, Abschreibungen sowie übrige Betriebsausgaben; 2023 lagen sie je Praxisinhaber bei 463.200 Euro (KZBV Jahrbuch 2025).

Wie berechnet man die Personalkostenquote für die eigene Praxis? Personalausgaben, also Löhne, Gehälter und Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, werden durch Umsatz oder Betriebsausgaben geteilt und mit 100 multipliziert. Als Marktvergleich für einzelne Gehälter eignet sich der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit, etwa mit einem Medianentgelt von 2.669 Euro für Zahnmedizinische Fachangestellte.

Welcher Kostenblock ist nach den Personalausgaben am größten? Die Fremdlaborausgaben mit 23,6 Prozent der Betriebsausgaben 2023 (KZBV Jahrbuch 2025), deutlich vor Material für Praxis und Labor mit 8,1 Prozent.

Warum unterscheidet sich die Personalkostenquote zwischen alten und neuen Bundesländern? 2023 betrug der Abstand rund 4 Prozentpunkte (43,7 zu 39,8 Prozent); gleichzeitig lag die Fremdlaborquote in den neuen Bundesländern mit 28,4 Prozent über der in den alten Bundesländern mit 22,8 Prozent (KZBV Jahrbuch 2025), ein Hinweis auf unterschiedliche Kostenstrukturen jenseits der reinen Personalfrage.

Verwandte Begriffe

Praxisgewinn steigern: der Einnahmen-Überschuss, der aus der Differenz von Umsatz und den hier beschriebenen Praxiskosten entsteht.

Praxiskaufvertrag: die übernommene Kostenstruktur bestimmt mit, wie werthaltig der bei der Übernahme kalkulierte Gewinn ist.

Praxismietvertrag: regelt die Raumkosten, einen der am längsten festgelegten Kostenblöcke der Praxis.

Praxissteuerung: der Prozess, in dem die einzelnen Kostenblöcke fortlaufend beobachtet und gegengesteuert werden.

Personalkostenquote Zahnarztpraxis: die vertiefende Betrachtung dieser einen Kennzahl, ihrer Berechnung und ihrer regionalen Unterschiede.

Quellen

1. Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV): Jahrbuch 2025. Statistische Basisdaten zur vertragszahnärztlichen Versorgung, Kapitel “Betriebswirtschaftliche Daten der Zahnarztpraxen”, Tab. 5.3, 5.7, 5.9, 5.13. 2025. https://www.kzbv.de/wp-content/uploads/KZBV_Jahrbuch_2025_Web_ohne_GOZ.pdf
2. Bundesagentur für Arbeit: Entgeltatlas, Beruf Zahnmedizinische/r Fachangestellte/r. Abgerufen im Juli 2026. https://web.arbeitsagentur.de/entgeltatlas/beruf/14705
3. Institut der Deutschen Zahnärzte (IDZ) und Deutsche Apotheker- und Ärztebank: Investitionsvolumina zahnärztlicher Einzelpraxen bei Übernahme, zitiert nach KZBV Jahrbuch 2025, Tab. 5.46.
4. Statistisches Bundesamt (Destatis): Kostenstruktur bei Arzt- und Zahnarztpraxen, Fachserie 2, Reihe 1.6.1, fortgeführt in GENESIS-Online, Themenbereich 52571. Abgerufen im Juli 2026.

Unsicherheiten

Zur Personalkostenquote nach Praxisgröße, Fachrichtung oder Anzahl der Behandlerinnen und Behandler enthält das ausgewertete KZBV Jahrbuch keine Angaben. Der genannte Entgeltatlas-Wert ließ sich zum Prüfzeitpunkt nicht direkt von der dynamisch nachladenden Originalseite auslesen, sondern stützt sich auf mehrfach übereinstimmende Sekundärquellen, die sich auf den Entgeltatlas berufen. Die vollständige Kostenstrukturstatistik des Statistischen Bundesamts zu Zahnarztpraxen war zum Prüfdatum nicht in einer für diesen Beitrag auswertbaren, aktuellen Einzelausgabe zugänglich; entsprechende amtliche Vergleichszahlen wurden deshalb nicht übernommen. Ob und in welchem Umfang sich Investitionen aus Praxisübernahmen unmittelbar auf die Abschreibungsquote der Folgejahre auswirken, lässt sich aus den vorliegenden Quellen nicht quantifizieren.