Controlling-Instrumente in der Zahnarztpraxis

Kurzdefinition

Controlling-Instrumente sind die betriebswirtschaftlichen Werkzeuge, mit denen eine Zahnarztpraxis Umsatz, Kosten und Liquidität laufend erfasst, auswertet und mit Zielwerten vergleicht. Dazu zählen die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), Kennzahlen wie Personalkostenquote oder Rohertrag, der Soll-Ist-Vergleich sowie die Liquiditätsplanung. Sie liefern die Datengrundlage für unternehmerische Entscheidungen in der Praxis.

Auf einen Blick

• Personalausgaben sind mit 43,1 Prozent der Betriebsausgaben (2023) der größte Einzelposten, den ein Kennzahlensystem abbilden muss (KZBV Jahrbuch 2025).
• Der durchschnittliche Einnahmen-Überschuss lag 2023 bei 214.700 Euro, doch 60 Prozent der Zahnärzte blieben unter diesem Durchschnittswert (KZBV Jahrbuch 2025).
• 6,4 Prozent der Zahnärzte erzielten 2023 einen Einnahmen-Überschuss von weniger als 50.000 Euro, in den neuen Bundesländern waren es 9,2 Prozent (KZBV Jahrbuch 2025).
• Bundesweit fielen 2023 rund 115 Millionen Euro Fremdkapitalzinsen und rund 1,11 Milliarden Euro Abschreibungen in Zahnarztpraxen an, beides Positionen für ein Investitionscontrolling (KZBV Jahrbuch 2025).
• In der Praxisberatung gilt ein Umsatz je Arbeitsstunde ab rund 450 Euro als sehr gut, unter 250 Euro als kritisch, eine gängige Richtgröße für das Kennzahlen-Controlling (Kock + Voeste 2023).

Einordnung

Controlling in der Zahnarztpraxis ist keine eigenständige Fachdisziplin der Zahnmedizin, sondern die Übertragung allgemeiner betriebswirtschaftlicher Steuerungsinstrumente auf den Praxisbetrieb. Kern ist die betriebswirtschaftliche Auswertung, die die Steuerberatung monatlich aus der laufenden Buchführung erstellt und die Umsatz, Kostenarten und vorläufiges Ergebnis abbildet. Auf der BWA bauen weitere Instrumente auf: Kennzahlen wie Personalkostenquote, Materialkostenquote oder Rohertrag verdichten die Zahlen zu vergleichbaren Verhältniswerten, der Soll-Ist-Vergleich stellt geplante gegen tatsächliche Werte, und die Liquiditätsplanung schaut über die reine Erfolgsrechnung hinaus auf tatsächliche Ein- und Auszahlungen.

Datenbasis für bundesweite Vergleichswerte ist in erster Linie das Zahnärzte-Praxis-Panel, dessen Ergebnisse die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung jährlich im Jahrbuch veröffentlicht. Diese Werte ersetzen keine praxiseigene Auswertung, sie dienen als grober externer Referenzpunkt, gegen den sich die eigenen Kennzahlen einordnen lassen.

Von den steuerlich orientierten Auswertungen der Steuerberatung zu unterscheiden ist das interne Controlling der Praxis, etwa Terminauslastung, Stuhlumsatz oder Recall-Quoten. Beide Ebenen ergänzen sich: Die BWA liefert die finanzielle Gesamtsicht, die praxisinternen Kennzahlen liefern die operativen Stellhebel dahinter.

Relevanz für die Praxis

Für Sie als Praxisinhaberin oder Praxisinhaber sind Controlling-Instrumente deshalb relevant, weil Durchschnittswerte die tatsächliche Streuung zwischen Praxen verdecken. Der durchschnittliche Einnahmen-Überschuss lag 2023 bei 214.700 Euro, doch 60 Prozent der Zahnärzte lagen darunter, und 6,4 Prozent erzielten weniger als 50.000 Euro, in den neuen Bundesländern sogar 9,2 Prozent (KZBV Jahrbuch 2025). Ohne eigenes Zahlenwerk lässt sich nicht erkennen, auf welcher Seite dieser Verteilung die eigene Praxis steht und ob sich eine Verschlechterung frühzeitig ankündigt oder erst im Jahresabschluss sichtbar wird.

Besonders hoch ist die Hebelwirkung bei den Personalausgaben. Mit 43,1 Prozent der Betriebsausgaben (2023) sind sie der mit Abstand größte Kostenblock, bereits kleine prozentuale Veränderungen wirken stärker auf den Überschuss als vergleichbare Veränderungen bei kleineren Positionen wie Raumkosten mit 6,0 Prozent oder Zinsen mit 0,5 Prozent der Betriebsausgaben (KZBV Jahrbuch 2025). Ein Controlling, das ausschließlich den Gesamtumsatz beobachtet, übersieht solche Verschiebungen innerhalb der Kostenstruktur.

Auch die Kapitalseite verdient laufende Beobachtung: Bundesweit fielen 2023 rund 115 Millionen Euro Fremdkapitalzinsen und ein Abschreibungsvolumen von rund 1,11 Milliarden Euro in Zahnarztpraxen an (KZBV Jahrbuch 2025), ein Hinweis darauf, dass Finanzierungskosten und Investitionsfolgekosten in vielen Praxen eine reale Kennzahlengröße sind und keine theoretische Restgröße.

Was bei der Umsetzung zählt

Der Einstieg gelingt über eine feste Kadenz statt über Einzelaktionen. Monatlich sollten Sie die BWA der Steuerberatung zeitnah sichten, nicht erst mit mehrmonatigem Rückstand, da verspätete Zahlen kaum noch Steuerungswirkung entfalten. Quartalsweise lohnt sich der tiefere Blick auf einzelne Kennzahlen wie Personalkostenquote, Materialkostenquote oder Rohertrag je Bereich, jährlich der Abgleich mit dem Jahresabschluss und mit externen Referenzwerten wie dem KZBV-Jahrbuch.

Wichtig ist eine konsistente Bezugsgröße. Ob Sie Personalkosten auf den Umsatz oder auf die Betriebsausgaben beziehen, beide Varianten sind gebräuchlich, aber nur innerhalb derselben Wahl über die Zeit vergleichbar. Fremdlaborausgaben gehören nicht in den Personalkostenblock: Sie bildeten 2023 mit 23,6 Prozent der Betriebsausgaben einen eigenen, ähnlich großen Kostenblock (KZBV Jahrbuch 2025) und verzerren jede Kennzahl, in die sie versehentlich einfließen.

Legen Sie vorab fest, wer welche Auswertung liest und welche Abweichung eine Reaktion auslöst, sonst bleiben Kennzahlen unkommentierte Zahlenfriedhöfe. Ein Soll-Ist-Vergleich entfaltet erst dann Wirkung, wenn eine Abweichung von beispielsweise 10 Prozent automatisch eine Ursachenprüfung nach sich zieht, statt erst im nächsten Jahresgespräch mit der Steuerberatung aufzufallen. Für kieferorthopädisch tätige Praxen gilt zusätzlich, dass Ratenzahlungen über mehrjährige Behandlungsstrecken den monatlichen Zahlungseingang von der monatlichen Leistungserbringung entkoppeln, hier braucht die Liquiditätsplanung eine eigene, von der reinen Umsatz-BWA getrennte Betrachtung.

Zahlen und Kontext

Nach dem KZBV Jahrbuch 2025 lagen die Personalausgaben je Praxisinhaber 2023 bei 199.700 Euro (43,1 Prozent der Betriebsausgaben), 2022 bei 181.000 Euro (42,0 Prozent). Die Gesamteinnahmen je Praxisinhaber betrugen 2023 677.900 Euro, die Betriebsausgaben insgesamt 463.200 Euro (68,3 Prozent), der Einnahmen-Überschuss 214.700 Euro im Mittel beziehungsweise 180.300 Euro im Median (31,7 Prozent des Umsatzes). Fremdlaborausgaben machten 23,6 Prozent, Raumkosten 6,0 Prozent und Zinsen 0,5 Prozent der Betriebsausgaben aus.

60 Prozent der Zahnärzte lagen 2023 unter dem Durchschnitts-Einnahmen-Überschuss von 214.700 Euro; 6,4 Prozent bundesweit, 6,2 Prozent in den alten und 9,2 Prozent in den neuen Bundesländern erzielten weniger als 50.000 Euro (KZBV Jahrbuch 2025).

Bundesweit belief sich das Abschreibungsvolumen der vertragszahnärztlichen Versorgung 2023 auf rund 1,11 Milliarden Euro, die gezahlten Fremdkapitalzinsen auf rund 115 Millionen Euro, der gesamte in deutschen Zahnarztpraxen erwirtschaftete Umsatz auf rund 32 Milliarden Euro (KZBV Jahrbuch 2025).

Als praxisnahe Orientierungsgröße nennt die Praxisberatung Kock + Voeste einen Umsatz je Arbeitsstunde ab rund 450 Euro als sehr gut, unter 250 Euro als kritisch, und empfiehlt eine quartalsweise Prüfung detaillierter Kennzahlen bei monatlicher Beobachtung von Umsatz, Kosten und Gewinn auf Praxisebene (Kock + Voeste 2023).

Typische Fehler

BWA erst mit großer Verzögerung sichten. Wird die monatliche Auswertung erst nach mehreren Monaten oder erst zum Jahresabschluss gelesen, verpufft ihre Steuerungswirkung. Fehlentwicklungen werden erst sichtbar, wenn sie bereits Substanz gekostet haben.

Personalkosten und Fremdlaborkosten vermischen. Fremdlaborausgaben bildeten 2023 mit 23,6 Prozent der Betriebsausgaben einen eigenständigen Kostenblock (KZBV Jahrbuch 2025). Wer sie in die Personalkostenquote einrechnet, überschätzt den tatsächlichen Personalaufwand und trifft Personalentscheidungen auf falscher Datenbasis.

Bundesweite Durchschnittswerte unreflektiert übernehmen. Der Durchschnitts-Einnahmen-Überschuss von 214.700 Euro (2023) verdeckt, dass 60 Prozent der Zahnärzte darunter lagen (KZBV Jahrbuch 2025). Die eigene Praxis allein am bundesweiten Mittelwert zu messen, führt leicht zu einer falschen Selbsteinschätzung.

Kennzahlen ohne festgelegte Reaktionsschwelle erheben. Wird vorab nicht definiert, ab welcher Abweichung gehandelt wird, bleiben Kennzahlen dokumentiert, aber folgenlos, und Probleme wachsen unbemerkt weiter.

Häufige Fragen

Welche Controlling-Instrumente braucht eine Zahnarztpraxis mindestens? Als Basis gelten die monatliche BWA der Steuerberatung, eine Handvoll Kernkennzahlen wie Personalkostenquote und Rohertrag sowie eine einfache Liquiditätsplanung. Weitere Instrumente wie Deckungsbeitragsrechnung oder Stuhlauslastung lassen sich ergänzen, sobald die Grundlagen zuverlässig laufen.

Wer sollte die Controlling-Instrumente in der Praxis auswerten? Die BWA erstellt in der Regel die Steuerberatung, die Interpretation und die daraus folgenden Entscheidungen liegen bei der Praxisleitung. Größere Praxen delegieren die laufende Aufbereitung häufig an ein Praxismanagement, die unternehmerische Letztverantwortung bleibt aber bei den Inhabern.

Wie oft sollten Kennzahlen geprüft werden? Die BWA gehört monatlich geprüft. Detailliertere Kennzahlen wie Stuhlumsatz oder Materialkostenquote empfiehlt die Praxisberatung quartalsweise auszuwerten, während Umsatz, Kosten und Gewinn auf Praxisebene monatlich im Blick bleiben sollten (Kock + Voeste 2023).

Ersetzen bundesweite Durchschnittswerte die eigene Auswertung? Nein. Werte aus dem KZBV-Jahrbuch bilden bundesweite Mittelwerte über sehr unterschiedliche Praxisgrößen, Regionen und Fachrichtungen und dienen nur als grober externer Referenzpunkt, keinesfalls als Ersatz für die eigene, praxisspezifische Auswertung.

Gilt das auch für kieferorthopädische Praxen? Im Kern ja, mit einer Besonderheit: Ratenzahlungen über mehrjährige Behandlungsstrecken entkoppeln den monatlichen Zahlungseingang von der monatlichen Leistungserbringung, sodass die Liquiditätsplanung hier eigenständig neben der reinen Umsatz-BWA geführt werden sollte.

Verwandte Begriffe

Fördermöglichkeiten für die Zahnarztpraxis: externe Finanzierungsinstrumente, deren Bedarf sich erst aus einem funktionierenden Controlling zuverlässig ableiten lässt.

GKV- und PKV-Umsatzstruktur: die Zusammensetzung der Erlösseite, die jede Kennzahl auf der Umsatzseite mitbestimmt.

Investitionsentscheidungen in der Praxis: Einzelentscheidungen, für die Controlling-Kennzahlen wie Rohertrag und Stuhlauslastung die Entscheidungsgrundlage liefern.

Investitionsplanung in der Zahnarztpraxis: der mehrjährige Rahmen, in den einzelne Investitionsentscheidungen eingebettet werden, gestützt auf dieselbe Datenbasis.

Personalkostenquote Zahnarztpraxis: die im Controlling meist am stärksten wirkende Einzelkennzahl, da Personalausgaben den größten Kostenblock bilden.

Quellen

1. Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV): Jahrbuch 2025. Statistische Basisdaten zur vertragszahnärztlichen Versorgung, Kapitel “Betriebswirtschaftliche Daten der Zahnarztpraxen”. 2025. https://www.kzbv.de/wp-content/uploads/KZBV_Jahrbuch_2025_Web_ohne_GOZ.pdf
2. Kock + Voeste (Michael Otto): Kennzahlen für die Zahnarztpraxis. In: praxis implantologie heute, Ausgabe 00/2023. 2023. https://kock-consulting.de/wp-content/uploads/Kennzahlen-Zahnarztpraxis.pdf
3. Zentralinstitut für die kassenzahnärztliche Versorgung in Deutschland (Zi): Zahnärzte-Praxis-Panel. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.zi.de/themen/panel-befragungen-und-oekonomie/zahnaerzte-praxis-panel
4. Bundeszahnärztekammer (BZÄK): Daten und Zahlen. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.bzaek.de/ueber-uns/daten-und-zahlen.html

Unsicherheiten

Eine amtlich oder kammerseitig standardisierte Liste der Controlling-Instrumente für Zahnarztpraxen existiert nicht, die im Text genannten Bausteine sind in der betriebswirtschaftlichen Praxisberatung gebräuchlich, aber nicht einheitlich definiert. Die zitierten Kennzahlen aus dem KZBV-Jahrbuch beruhen auf dem Zahnärzte-Praxis-Panel des Zi, einer freiwilligen, hochgerechneten Erhebung, keinem Vollzensus aller Praxen. Der Praxisberatungs-Richtwert von Kock + Voeste zum Umsatz je Arbeitsstunde ist eine Einschätzung aus der Beratungspraxis, keine amtliche Referenzgröße, ihre methodische Grundlage ließ sich im Rahmen dieser Recherche nicht unabhängig prüfen. Zu fachrichtungsspezifischen Kennzahlen-Zielwerten für kieferorthopädische Praxen liegen keine belastbaren gesonderten Daten vor.